Job Description

Als Personal Assistant Corporate Development (m/w/d) unterstützen Sie den Head of M&A and Transactions proaktiv, vorausschauend und eigenverantwortlich bei strategischen, organisatorischen und administrativen Themen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Gespür für Prioritäten sorgen Sie für effiziente Abläufe und eine professionelle Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Head of M&A and Transactions, sowie bei Bedarf sein Team, proaktiv in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen – inklusive des eigenverantwortlichen Managements von Kalendern, Terminen und Reiseaktivitäten.

• Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events organisieren, koordinieren sowie nachbereiten.

• Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen erstellen und professionell aufbereiten.

• Fristen, Wiedervorlagen und administrative Prozesse steuern und nachverfolgen.

• Abteilungscontrolling verantworten, einschließlich Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.

• Als Ansprechperson für interne und externe Stakeholder mit Personen auf allen Hierarchieebenen zusammenarbeiten.

• Neue Mitarbeitende onboarden sowie bei bereichsinternen Projekten und Initiativen unterstützen.

• Büroorganisation sicherstellen und administrative Abläufe innerhalb des Teams koordinieren, zudem Arbeitsmittel, Zugänge, Bestellungen sowie administrative Infrastruktur des Bereichs verwalten.

• Teamübergreifende Abstimmungen koordinieren und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung unterstützen.

• Bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen mitwirken.

• An der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und administrativen Abläufen mitwirken.

Das zeichnet Sie aus:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als (Personal) Assistant in einem anspruchsvollen, vorstandsnahen Umfeld eines internationalen Unternehmens

• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie ein hohes Maß an Proaktivität und Selbstständigkeit

• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung

• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion

• Fähigkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld souverän Prioritäten zu setzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel, verbunden mit einer hohen digitalen Affinität und technischem Verständnis

• Ausgeprägtes Interesse an modernen Software-Ökosystemen, digitalen Arbeitsweisen und aktuellen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität

• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Resilienz und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen

• Verhandlungssicherheit in Deutsch und Englisch