Job Description

Epassi (ehem. Hansefit) holt als Europas führender Anbieter für Mitarbeiter-Benefits

finnisches Wellbeing nach Deutschland – für mehr ganzheitliches Wohlbefinden in

Unternehmen. Mit Epassi Sports, einem einzigartigen Firmenfitness-Produkt als

Fundament und einer wachsenden Benefit-Vielfalt als langfristigem Ziel. Gebündelt in

nur einer App. Epassi ist gemacht für Unternehmen, die wissen, dass zufriedene

Mitarbeitende zum Unternehmenserfolg beitragen, für Mitarbeitende, die flexible

Lösungen für ihren Alltag suchen und für Partner, die ein nachhaltiges Wachstum

anstreben. Mehr Informationen unter epassi.de.

Deine Mission bei uns:

In dieser Rolle bist du ein zentraler Teil davon, wie wir jeden Mitarbeitenden unterstützen. Du sorgst für die beste Employee Experience und hältst die operative People-Maschinerie am Laufen. Du bist die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Arbeitsverhältnis. Du hältst Verträge und Unterlagen aktuell. Du stellst sicher, dass alle pünktlich und korrekt bezahlt werden. Du gibst klare Antworten, wenn sie gebraucht werden. Für die meisten Mitarbeitenden ist das, was guter People-Support bedeutet.

Du kommst zu einem echten Wendepunkt. Die operative Arbeit wird aus den Länderteams in ein unternehmensweites People Operations & Architecture Team überführt. Du tust also mehr als den Betrieb aufrechtzuerhalten. Du hilfst, ihn aufzubauen.

Den Bereich verantwortest du:

Diese Rolle hat zwei Schwerpunkte: Payroll und People Operations

Payroll

• Eigenverantwortliche Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung für Deutschland von Anfang bis Ende, damit alle Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden.
• Erfassung und Verarbeitung aller Payroll-Inputs, einschließlich Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Boni, Abwesenheiten, Benefits und Abzüge.
• Durchführung der Gehaltsberechnung, Prüfung der Ergebnisse, Analyse von Abweichungen und Korrekturen vor der Finalisierung.
• Erstellung von Zahlungsdateien, Durchführung der erforderlichen Prüfungen und Freigaben sowie Abstimmung mit Finance.
• Verwaltung von An- und Abmeldungen, Steuerinformationen, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstigen gesetzlichen Payroll-Anforderungen.
• Einreichung erforderlicher Meldungen und Erklärungen bei Behörden, Krankenkassen und anderen externen Stellen.
• Verwaltung lokaler Benefits und Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu Gehalt, Abzügen, Steuern und Sozialversicherung.
• Durchführung von Jahresabschlussaktivitäten, gesetzlicher Berichterstattung, Zertifikaten und Prüfungsanfragen.
• Aktualisierung der Payroll-Dokumentation, Verfolgung gesetzlicher Änderungen und Optimierung wiederkehrender oder manueller Schritte.

People Operations

• Verwaltung der Mitarbeitenden über den gesamten Lebenszyklus hinweg, einschließlich Verträge, Onboarding, Vertragsänderungen, Abwesenheiten und Offboarding.
• Pflege akkurater Mitarbeiterdaten und -dokumente in HiBob — vollständig, aktuell und compliant.
• Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeitenden und Führungskräfte über unser Ticketing-System unter Einhaltung vereinbarter Servicestandards.
• Beratung von Mitarbeitenden, Führungskräften und anderen Stakeholdern zu People-Prozessen und lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen, mit Eskalation komplexer oder sensibler Fälle.
• Aktualisierung lokaler Richtlinien, Vorlagen, Prozessdokumentationen und Wissensdatenbank-Inhalten.
• Sicherer Umgang mit Mitarbeiterdaten gemäß DSGVO und lokalen Anforderungen.
• Zusammenarbeit mit People, Finance, IT und anderen Teams für eine reibungslose Employee Experience.
• Eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Verbesserungsprojekte zu Dokumentation, Datenqualität und Prozesskonsistenz sowie Mitwirkung an markt- und funktionsübergreifenden Standardisierungsvorhaben.
• Erkennen repetitiver Aufgaben und Unterstützung bei deren Vereinfachung, Dokumentation oder Automatisierung — bei Bedarf auch mit Abdeckung anderer Märkte.
• Wissenstransfer an neuere Teammitglieder und Unterstützung bei der Navigation durch Prozesse und Tools.

Die Aufgaben können sich im Zuge des Wachstums des People Operations Service und von Epassi weiterentwickeln.

Was du täglich tun wirst...

• Eigenverantwortliche Durchführung des monatlichen Payroll-Zyklus in DATEV, einschließlich aller Inputs, Berechnungen, Prüfungen und Korrekturen
• Verwaltung von Meldungen, Steuer- und Sozialversicherungsthemen sowie Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
• Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Sicherstellung der Aktualität und Genauigkeit der HiBob-Einträge
• Bearbeitung von Mitarbeiter- und Führungskräfteanfragen über das Ticketing-System
• Erstellung und Aktualisierung von Verträgen, Vorlagen und Prozessdokumentationen
• Zusammenarbeit mit People, Finance und IT für eine reibungslose Employee Experience
• Erkennen von Compliance-Problemen und Eskalation komplexer Fälle
• Mitwirkung beim Jahresabschluss und Lohnsteuerjahresausgleich

Was du mitbringen solltest, um bei uns erfolgreich zu sein...

• Fundierte Erfahrung in der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung, end to end — das ist der Kern dieser Rolle
• Hands-on-Erfahrung mit DATEV — ohne DATEV-Kenntnisse ist diese Stelle kein Match
• Praktische Erfahrung in der HR-Administration über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
• Erfahrung mit HiBob oder einem vergleichbaren HRIS
• Solide Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts und der DSGVO-Anforderungen
• Sorgfältiger Umgang mit Daten und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit
• Klare, wertschätzende Kommunikation — gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften und Kolleg:innen
• Selbstständiges Arbeiten in einem dynamischen Umfeld und schnelle Einarbeitung in neue Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse und fließende Englischkenntnisse

Dein Track Rekord:

• Nachgewiesene Erfahrung in der eigenverantwortlichen Durchführung der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuer, Sozialversicherung und gesetzlicher Meldepflichten
• Hands-on-Erfahrung mit DATEV — mindestens 2 Jahre
• Nachgewiesene Erfahrung in der HR-Administration über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Verträge, Onboarding, Änderungen und Offboarding
• Nachweislich sorgfältige Pflege von Mitarbeiterdaten in einem HRIS
• Erfahrung als direkte Anlaufstelle für HR-Fragen von Mitarbeitenden und Führungskräften
• Hintergrund in einem mittelgroßen Unternehmen (idealerweise 400–1.200 Mitarbeitende), in dem du Payroll und HR-Prozesse eigenverantwortlich betreut hast

Dein Sprachprofil:

• Deutsch: verhandlungssicher (Muttersprache oder gleichwertiges Niveau)
• Englisch: Grundkenntnisse von Vorteil

Dein Kompetenzprofil:

• Eigenverantwortung & Verlässlichkeit: Du lieferst pünktlich, kommunizierst Unklarheiten frühzeitig und übernimmst volle Verantwortung für deine Arbeit — Payroll und Personaldaten dulden keine Fehler.
• Sorgfalt & Genauigkeit: Du pflegst Daten gewissenhaft, prüfst deine eigene Arbeit und hältst Unterlagen in allen Systemen sauber.
• Serviceorientierung: Du weißt, dass hinter jedem Gehaltszettel und jedem Ticket ein Mensch steckt — und du reagierst mit Klarheit und Sorgfalt.
• Veränderungsbereitschaft: Epassi befindet sich im aktiven Wandel. Du bist offen für neue Prozesse, neue Tools und wechselnde Prioritäten, ohne den Überblick zu verlieren.
• Teamgeist: Du arbeitest gut über Teams und Märkte hinweg, teilst dein Wissen und unterstützt Kolleg:innen, wenn Vertretung gefragt ist.
• Diskretion: Du gehst mit sensiblen Mitarbeiter- und Gehaltsdaten mit dem nötigen Urteilsvermögen und der erforderlichen Vertraulichkeit um.

Warum Du zu uns kommen solltest:

• Internationalität & Wachstum - als Teil der Epassi-Gruppe sind wir in über 10 Ländern aktiv und gestalten die Zukunft des Wellbeing mit derzeit mehr als 1200 Mitarbeitenden europaweit.
• Individuelle Weiterentwicklung mit persönlichem Entwicklungsplan, jährlichem Weiterbildungsbudget sowie Zugang zu Coursera und Babbel für Deine Lernziele.
• Hansefit-App - Zugang zu einem deutschlandweiten Netzwerk von Wellbeing-Angeboten mit über 16.000 Sport- und Wellnesspartnern und mehr als 50 Sportarten.
• Onboarding lokal & international - Ob in Bremen, Hamburg, Münster, München oder remote – Dein Start bei uns ist durchdacht, begleitet und persönlich.
• WorkCommunity: Moderne Büros in Bremen, Hamburg, Münster und München, die mit Getränken und frischem Obst ausgestattet sind sowie monatliches Office Lunch und regelmäßige Teamevents.
• Fahrrad-Leasing - JobRad für den Arbeitsweg oder privat.
• Urlaub: 30 Tage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche.
• Mentale Gesundheit ist uns wichtig: Du erhältst kostenlosen Zugang zu Auntie, einem professionellen Coaching-Service für mentale Gesundheit, der Dich im Alltag stärkt und Dir hilft, Resilienz, Klarheit und Balance zu finden.