Job Description

1 - Werken bij de VUB

Ben jij een ervaren payrollprofessional die verder kijkt dan een correcte loonberekening? Krijg je energie van complexe payrollvraagstukken, procesverbetering en het optimaliseren van payrollsystemen? En wil je jouw expertise inzetten in een organisatie met ongeveer 4.000 medewerkers? Dan maken we graag kennis met jou.

Binnen Mens & Organisatie zoeken we een Senior Payroll Specialist die mee zorgt voor een betrouwbare payroll én bijdraagt aan de verdere professionalisering en toekomstgerichtheid van onze payrollwerking.

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) is een open, kritische en geëngageerde universiteit in het hart van Europa. Vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid vormen al meer dan 50 jaar onze basis. Je komt terecht in een diverse omgeving waarin authenticiteit en ondernemerschap belangrijk zijn en waarin we, onder andere via het EUTOPIA-netwerk, ook over de grenzen heen samenwerken.

2 - Functiebeschrijving

Je maakt deel uit van het payrollteam en draagt vanuit je expertise bij aan een correcte, efficiënte en toekomstgerichte loonverwerking. Binnen de payrollketen neem je voornamelijk een specialistische tweedelijnsrol op. De operationele personeelsadministratie, verwerking van personeelsdossiers en eerstelijnsondersteuning worden opgenomen door andere HR-teams. Vanuit jouw expertise ondersteun je collega’s bij complexe payrollvraagstukken, systeemwerking, controles en procesoptimalisaties.

Wat ga je doen?

• Payroll
• Je ondersteunt en adviseert HR-collega’s bij complexe payroll- en loontechnische dossiers.
• Je fungeert als tweedelijns aanspreekpunt voor payrollvraagstukken die gespecialiseerde expertise vereisen.
• Je analyseert complexe payrollvraagstukken en formuleert onderbouwde oplossingen.
• Je ondersteunt controles, reconciliaties, rapporteringen en audits.
• Je volgt ontwikkelingen binnen sociale en fiscale wetgeving op en vertaalt deze naar de payrollpraktijk.
• Je ondersteunt het functioneel gebruik van payrollsystemen en HR-toepassingen.
• Je onderzoekt systeemgerelateerde incidenten en werkt mee aan duurzame oplossingen.
• Je ondersteunt verbeterinitiatieven en digitaliseringsprojecten.
• Samenwerking
• Je werkt nauw samen met HR-collega’s die instaan voor personeelsadministratie en eerstelijnsdienstverlening.
• Je draagt bij aan kennisdeling en continue verbetering van processen en systemen.

Je werkt vanuit de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene), gecombineerd met telewerk (tot 3 dagen per week mogelijk).

3 - Profiel

Wie ben jij?

• Je bent een ervaren payrollprofessional met een brede kijk op processen en systemen.
• Je combineert sterke analytische vaardigheden met een pragmatische en oplossingsgerichte aanpak.
• Je werkt nauwkeurig, kwaliteitsgericht en discreet.
• Je neemt verantwoordelijkheid op binnen jouw expertisegebied en werkt zelfstandig.
• Je bouwt vlot professionele relaties op met collega’s en externe partners.

Wat breng je mee?

• Bachelor- of masterdiploma, of gelijkwaardig door ervaring.
• Meerdere jaren relevante ervaring binnen payroll in een complexe organisatie of payrollomgeving.
• Grondige kennis van de Belgische sociale wetgeving en loonverwerking.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig analyseren en behandelen van complexe payrollvraagstukken.
• Ervaring met payrollsystemen en digitale HR-processen.
• Troef: Ervaring met payrolltoepassingen zoals SAP Payroll, eBlox , SuccessFactors of vergelijkbare systemen.
• Troef: Ervaring met payrollprojecten, systeemimplementaties of verandertrajecten.
• Troef: Ervaring met testing, rapportering en datakwaliteitscontroles.

Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je terugvinden op onze website onder "Werken bij VUB".

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening

Stap 2: Een jobinterview. Eventueel vullen we het gesprek aan met een praktische proef. Zo krijgen wij beter zicht op je sterktes en eventuele opleidingsnoden, en krijg jij een beter beeld van de functie.

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Noël Van den Eynden via Noel.Van.den.Eynden@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Mens&Organisatie

Omvang: 1

Functie: Medewerker personeelsbeheer

Gradengroep: 5-6

Wijze van begeven: werving