1 - Werken bij de VUB

Ben jij een payrollprofessional met oog voor detail en een passie voor een feilloze loon- en personeelsadministratie? Krijg je energie van een correcte opvolging, werk je nauwkeurig en zet je graag in op een sterke dienstverlening? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten.  

2 - Functiebeschrijving

Binnen de afdeling Mens & Organisatie versterk je het team dat instaat voor payroll en compensation & benefits voor een breed scala aan statuten binnen de academische wereld: 

• zelfstandig academisch personeel 
• doctoraatsonderzoekers
• pedagogisch medewerkers
• management en professionals 

Je zorgt voor een correcte loonverwerking en een zorgvuldige opvolging van extralegale voordelen Zo draag je elke dag bij aan een vlotte en betrouwbare HR-ervaring voor onze medewerkers.

Je tijd wordt ongeveer gelijk verdeeld tussen compensation & benefits en payroll.

Wat ga je doen?

Compensation & Benefits

• Je staat in voor de correcte verwerking en opvolging van diverse extralegale voordelen.
• Je beheert dossiers rond groeps- en hospitalisatieverzekeringen, waaronder aansluitingen, uitdiensttredingen, loonwijzigingen en contacten met de verzekeraar.
• Je volgt ecocheques, fietsleasing en andere personeelsvoordelen nauwgezet op.
• Je zorgt voor een correcte verwerking van gegevens en een vlotte afstemming met interne en externe partners.

Payroll

• Je ondersteunt de maandelijkse payrollverwerking binnen de SAP-loonomgeving.
• Je voert payrollcontroles uit en draagt bij aan een correcte loonafsluiting.
• Je onderzoekt afwijkingen in payrollgegevens en zorgt voor een correcte opvolging van de nodige correcties.
• Je stelt payrollrapporteringen, controles en reconciliaties op en verwerkt deze nauwkeurig.
• Je ondersteunt testen naar aanleiding van systeemwijzigingen, wettelijke updates en SAP-releases.
• Je bewaakt mee de kwaliteit en correcte verwerking van payrollgegevens.

Daarnaast

• Je bent een aanspreekpunt voor medewerkers en collega's met vragen over payroll en extralegale voordelen.
• Je verstrekt correcte informatie en zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van dossiers.
• Je waakt mee over de correcte toepassing van interne procedures en wettelijke bepalingen.
• Je werkt nauw samen met collega's binnen Mens & Organisatie en externe partners.

Je werkt vanuit de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene), gecombineerd met telewerk (tot 3 dagen per week mogelijk).

3 - Profiel

Wie ben jij?

Je hebt ervaring binnen payroll en bent een administratief sterke professional die nauwkeurig en kwaliteitsgericht werkt Je houdt ervan om dossiers correct op te volgen, ziet snel wanneer iets niet klopt en gaat op zoek naar een oplossing. Je combineert een klantgerichte houding met een hands-on mentaliteit en draagt graag bij aan een betrouwbare HR-dienstverlening.

Wat breng je mee:

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring binnen payroll en kan terugvallen op een stevige (basis)kennis van loonadministratie en payrollprocessen.
• Je hebt een goede kennis van de Belgische sociale wetgeving.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail
• Je bent sterk in administratieve opvolging en dossierbeheer.
• Je voelt je comfortabel bij controles, rapporteringen en gegevensverwerking.
• Je hebt een goede kennis van Excel en andere courante MS Office-toepassingen.
• Je zet AI-oplossingen, zoals Microsoft Copilot, doelgericht in om je dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen.
• Ervaring met SAP Payroll of SuccessFactors is een troef.
• Ervaring met de opvolging van extralegale voordelen is een pluspunt.
• Je communiceert vlot in het Nederlands Kennis van het Engels is een bijkomende troef.
• Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid op en werkt graag samen met collega's.
• Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan  graad 5 of graad 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 10 september via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 14 september

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 24 september (namiddag)  (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Noël Van den Eynden via Noel.Van.den.Eynden@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar  jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Mens&Organisatie

Omvang: 1

Functie: Medewerker personeelsbeheer

Gradengroep: 5-6

Wijze van begeven: werving