Job Description

Résumé du poste

Le/La Responsable des opérations est chargé(e) de gérer et/ou de coordonner la majorité des fonctions opérationnelles suivantes : Ressources humaines (RH), logistique, achats, administration, gestion du parc automobile, technologies de l’information et de la communication (TIC) et audit, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) visant à servir les populations pauvres et vulnérables.

Le/La Responsable des opérations promeut une gestion responsable des ressources, contribue à garantir une conformité fondée sur les principes, identifie de manière proactive les risques et, sous supervision, conduit des améliorations opérationnelles.

Rôles et responsabilités clés

• Gérer ou coordonner les fonctions opérationnelles – systèmes, processus et effectifs – afin de respecter les normes de CRS, les exigences des bailleurs de fonds et les réglementations locales, tout en soutenant une programmation de haute qualité. Collaborer avec les responsables de programmes afin de garantir des dépenses appropriées des projets, conformes aux plans financiers et à une bonne gestion des ressources matérielles.
• Coordonner et suivre les opérations quotidiennes afin de garantir que les services de soutien soient fournis avec efficacité et un haut niveau de qualité. Identifier et contribuer à résoudre les défis affectant la bonne gestion et l’utilisation optimale des actifs et ressources des programmes (financiers, humains et matériels). Gérer de manière proactive la sécurité et atténuer les risques sécuritaires.
• Gérer et superviser efficacement les talents. Gérer la dynamique d’équipe et le bien‑être du personnel. Fournir du coaching, élaborer des plans de développement individuels adaptés de manière stratégique et assurer la gestion de la performance des supervisés directs. Évaluer et suivre les performances afin de garantir des capacités suffisantes pour soutenir une programmation de haute qualité.
• Fournir des orientations sur les processus internes d’approbation des dépenses, le suivi des dépenses et les ajustements budgétaires, conformément aux besoins opérationnels et programmatiques et aux exigences des bailleurs de fonds.
• Contribuer à une dotation adéquate du Programme Pays (CP) et au respect des systèmes, politiques et pratiques RH favorisant une culture de haute performance, le développement et la rétention du personnel. Aider à garantir une administration du personnel de qualité et un environnement de travail reflétant véritablement les principes directeurs de l’organisation.
• Coordonner la conformité aux exigences de l’organisation, des bailleurs de fonds et aux lois et réglementations locales à travers des contrôles périodiques des systèmes, ainsi que la revue et l’évaluation des politiques et procédures opérationnelles. Coordonner les réponses aux problèmes issus des audits internes et externes et fournir des orientations pour la mise en œuvre des améliorations.
• Contribuer au maintien de conditions favorables à l’apprentissage : créer un environnement sûr pour le partage d’idées, de solutions et de difficultés, et disposer de la capacité à détecter, analyser et répondre rapidement aux insuffisances mineures. Identifier les besoins en renforcement des capacités et fournir des orientations aux équipes projets et aux partenaires, y compris à travers l’apprentissage inter‑départemental.

Qualifications requises

• Licence (Bachelor) en administration des affaires, finance, comptabilité ou dans tout autre domaine pertinent.
• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans les domaines de la finance, des ressources humaines, de la logistique ou de l’administration, à un poste d’agent ou de soutien, avec des responsabilités progressives.
• Une formation supplémentaire peut remplacer une partie de l’expérience ; une expérience supplémentaire peut remplacer une partie de la formation.

Qualifications souhaitées

• Master souhaité.
• Une expérience en gestion est un atout.
• Une expérience au sein d’une ONG est souhaitée.
• Bonne compréhension des systèmes financiers, y compris l’expérience en budgétisation et en analyse budgétaire/des dépenses.
• Connaissance des ERP comme Insight est un atout.
• Connaissance des réglementations de plusieurs bailleurs publics, y compris l’USAID, est un atout.
• Expérience et compétences en gestion du personnel favorisant un environnement d’apprentissage.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), des applications de visioconférence et des systèmes de gestion de l’information et du budget.
• Bonnes capacités stratégiques, analytiques, de pensée systémique et de résolution de problèmes, avec une aptitude à porter des jugements et à prendre des décisions éclairées.
• Bonnes compétences en gestion des relations et capacité à travailler de manière collaborative.
• Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus.
• Attitude proactive, ingénieuse, orientée vers les solutions et les résultats.

Langues requises Français, Anglais .

Déplacement : doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 25%).

Responsabilités de supervision : Logistique Officer, Administration Officer , Procurement Officer.

Agency Competencies (for all CRS Staff):

• Personal Accountability – Consistently takes responsibility for one’s own actions.
• Acts with Integrity - Consistently models values aligned with CRS Guiding Principles and mission. Is considered honest.
• Builds and Maintains Trust - Shows consistency between words and actions.
• Collaborates with Others – Works effectively in intercultural and diverse teams.
• Open to Learn – Seeks out experiences that may change perspective or provide an opportunity to learn new things.

Agency Leadership Competencies:

• Lead Change – Continually looks for ways to improve the agency through a culture of agility, openness, and innovation.
• Develops and Recognizes Others – Builds the capacity of staff to reach their full potential and enhance team and agency performance.
• Strategic Mindset – Understands role in translating, communicating, and implementing agency strategy and team priorities.

What we offer

CRS offers U.S. based staff a comprehensive benefits package, including medical, dental, life insurance, vision, and a generous retirement savings plan. Benefits packages for successful candidates employed outside the U.S. are based on the country of employment/in-country office where the candidate will perform the role. CRS´ work culture is a collaborative, mission-driven culture committed to improving the lives of the poor throughout the world.

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.

CRS is an Equal Opportunity Employer.