Job Description

City:

Montreal

What you will do:

The National Operations department is currently seeking an Operations Assistant (3-Month Contract), reporting directly to Executive Director, QC Operations and Executive Director, GTA Operations.  Please note: This role is hybrid with 3 days based out of our Regional Office located at 350 rue Emery, Montreal, QC H2X 1J.

Key Areas of Responsibilities:

• Provide administrative support to the Executive Directors for the QC and GTA regions and other team members within the Operations department
• Prepare memos, correspondence, proposals, reports, cubes and spreadsheets
• Organize personnel schedules, coordinate meetings, appointments, travel arrangements, and expenses
• Maintain relevant databases and assist in preparation for reviews or meetings
• Code and track invoices and spending
• Complete payroll focused tasks in a timely manner
• Generate forms and maintain weekly tracking of various theatre-related files for EDs
• Prepare and maintain project schedules and tracking
• Plan and execute conferences/meetings – coordinate group sessions between venue personnel, regional support team and Executive Directors, organize events/seminars/entertainment
• Handle time sensitive projects and confidential files
• Maintain communication between all venues within the GTA and QC regions
• Open and distribute mail, prepare couriers and maintain files    
• Assist with department projects as required

Qualifications:

• Has clerical/basic accounting skills
• Encompasses strong attention to detail
• A background in theatre management, LBE, retail or hospitality environments is an asset
• Must be mature self-starters, detail oriented, able to meet deadlines, take initiative, and able to work independently
• Must use discretion and judgment necessary to treat confidential items and assignments appropriately
• Must have excellent oral and written communication skills in French and English
• Must be efficient and possess strong keyboarding skills
• Must be able to maintain effective working relationships with venue, regional and home office teams
• Must possess a strong guest service focus and have superior interpersonal and time management skills
• Must have the ability to manage conflicting priorities
• Expert use of Microsoft Office including Word, Excel, and PowerPoint and Outlook are prerequisites for this position. 

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Le département des Opérations Nationales, est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) aux Opérations (contrat de 3 mois), relevant directement du Directeur Exécutif, Opérations QC et du Directeur Exécutif, Opérations GTA. Veuillez noter  ce poste est hybride avec 3 jours basés à notre bureau régional situé au 350 rue Emery, Montréal, QC H2X 1J.

Principaux domaines de responsabilités :
• Fournir un soutien administratif aux directeurs exécutifs pour leur région ainsi qu’aux autres membres de l’équipe du département Opérations
• Préparer des notes de service, de la correspondance, des propositions, des rapports et des tableaux
• Organiser les horaires du personnel, coordonner les réunions, les rendez-vous, les déplacements et les dépenses
• Maintenir les bases de données pertinentes et aider à la préparation des évaluations ou des réunions
• Codifier et assurer le suivi des factures et des dépenses
• Effectuer des tâches liées à la paie en temps opportun
• Générer des formulaires et assurer le suivi hebdomadaire de divers dossiers liés aux cinémas pour les EDs
• Préparer et maintenir les échéanciers de projets et leur suivi
• Planifier et mener des conférences/réunions – coordonner des sessions de groupe entre le personnel des cinémas, l’équipe de soutien régional et les directeurs exécutifs, organiser des événements/séminaires/divertissements
• Gérer des projets urgents et des dossiers confidentiels
• Assurer la communication entre tous les sites des régions du QC et GTA
• Aider aux projets du département au besoin

Qualifications :
• Posséder des compétences en bureautique/comptabilité de base
• Faire preuve d’une grande attention aux détails
• Une expérience en gestion de cinéma, en divertissement, en commerce de détail ou en milieu hôtelier est un atout
• Être une personne autonome, mature, orientée vers les détails, capable de respecter les échéances, de prendre des initiatives et de travailler de façon indépendante
• Faire preuve de discrétion et de jugement afin de traiter adéquatement les informations confidentielles et les mandats
• Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
• Être efficace et posséder de solides compétences en saisie
• Être capable de maintenir des relations de travail efficaces avec les équipes des cinémas, régionales et du siège social
• Avoir un fort souci du service aux invités et d’excellentes aptitudes interpersonnelles et en gestion du temps
• Avoir la capacité de gérer des priorités conflictuelles
• Maîtrise experte de Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook, requise pour ce poste

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Inclusion & Diversity

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Accessibility

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