Job Description

Creaplan Group is een Europees actieve onderneming met vestigingen in London (UK), Amersfoort (NL), Barcelona (ES) en hoofdkwartier in Nazareth (BE). Ze zijn gespecialiseerd in professionele beursstanden, commerciële interieurs en corporate events. Met meer dan 30 jaar ervaring en een sterk team van 140 vaste medewerkers en een 100-tal freelancers ontwerpt en realiseert het bedrijf uit Nazareth innoverende totaalconcepten waar beleving centraal staat. Ze werken voor zowel KMO’s als multinationals over heel Europa en daarbuiten.

http://www.creaplan.be/

solliciteren

Jouw functie

Wij zijn op zoek naar een administratief medewerker die met enthousiasme en nauwkeurigheid administratieve ondersteuning biedt aan ons design team en als eerste aanspreekpunt fungeert voor bezoekers en leveranciers bij onze receptie.

In deze veelzijdige rol combineer je administratieve taken met receptiewerk. Je bent het gezicht van Creaplan en draagt bij aan een vlotte werking van de interne administratie.

Receptie en onthaal:

• Je beantwoordt en beheert de inkomende communicatie (e-mail, telefoon, post,...).

• Je ontvangt bezoekers en begeleidt hen naar de juiste meeting ruimte.

• Je houdt de meeting ruimtes ordelijk en voorziet ze van benodigdheden.

• Je staat in voor de reisboekingen voor management.

Ondersteuning Design - tijdelijke opdracht tijdens zwangerschapsverlof (3 maand):

• Op de binnendienst ondersteun je het team van designers op vlak van projectopvolging en administratie voor de beursstanden.

• In de eerste plaats ben je verantwoordelijk voor het verzamelen en opvragen van alle relevante informatie bij de nationale en internationale beursorganisaties. Je vraagt informatie op mbt. de technische plannen van de beursstanden, ophangmogelijkheden voor verlichting, beursreglementeringen, op- en afbouwdata, enz.

• Je brengt administratieve documenten in orde in functie van de opbouw van de standen.

• Je lost praktische problemen op tijdens de opbouw en/of tijdens de eerste dagen van de beurs.

• Je staat in nauw contact met collega's uit de verschillende afdelingen om de projectopvolging in goede banen te leiden. (Sales, architecten, projectleiding, aankoop, atelier).

• Verder ondersteun je de designers bij het plaatsen van de (na)bestellingen.

• Je komt dan ook geregeld in contact met leveranciers, klanten en andere partijen, zowel telefonisch als per mail (NL/FR/EN/uitz. Duits).

Administratieve ondersteuning

Na de periode van 3 maand ondersteuning bij het Design team, ondersteun je ons operational team op vlak van administratie.

• Je ontvangt chauffeurs voor externe transporten, waarbij je ook instaat voor het correct invullen van CMR's en eventuele andere documentatie.

• Je springt bij waar nodig voor toegangspasjes voor de teams ter plaatse.

• Je koppelt facturen in BOUW7 en verwerkt de geleverde orders.

Wat wordt van jou verwacht?

• Je beschikt over een bachelor diploma Office Management of gelijkwaardig door ervaring.

• Een eerste werkervaring is een plus.

• Je bent een talenknobbel. Naast het Nederlands kan je je vlot uitdrukken in het Engels en het Frans (zowel mondeling als schriftelijk). Kennis van andere talen is een plus.

• Je kan snel schakelen tussen verschillende projecten, taken en vragen van collega's.

• Op gebied van projectopvolging heb je een hands on mentaliteit en ben je een echte problem solver.

• Je bent stressbestendig en haalt voldoening uit het werken met deadlines.

• Waar nodig stel je je flexibel op naar telefonische bereikbaarheid toe (na de uren/weekend).

• Je bent een geboren communicator!

• Je kan vlot overweg met het MS Office pakket.

Wij bieden

• Een uitdagende binnendienstfunctie.

• Een groeibedrijf binnen een creatieve sector met mogelijkheden en opportuniteiten.

• Veel variatie in de job door een vlotte rotatie van de projecten.

• Een aangename werksfeer met een unieke teamspirit. We voorzien regelmatig teamactiviteiten met alle collega's binnen Creaplan (nieuwjaarsreceptie, personeelsfeest, teambuilding, tussentijdse evenementen,...)

• We hechten belang aan je gezondheid en voorzien verschillende zaken (fruit, verse soep, mogelijkheid tot sport,...) om de beste versie van jezelf te kunnen zijn!

Download bijlage(s)

• 
  Deze vacature als PDF

solliciteren