Job Description

Importante: posición sujeta a la aprobación de financiamiento

TITULO DEL PUESTO: Oficial de Programa y Cadena de suministros

UBICACIÓN: Santa Cruz del Quiché

DURACIÓN: 6 meses

OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar la implementación eficiente y oportuna del programa mediante la gestión administrativa, logística y de información, asegurando la provisión de insumos para implementación de actividades del equipo técnico, el adecuado archivo de la documentación de soporte, la planificación de las actividades

Brindar apoyo al personal del área programática en el territorio, apoyando los procesos de implementación, ejecución, control y uso adecuado de los recursos del proyecto, garantizando la correcta aplicación de las políticas y procedimientos de Save the Children y del donante, y contribuyendo a la calidad de la intervención y a la toma de decisiones basada en evidencia.

Asimismo, realizar las acciones de Cadena de Suministros, que permitan proveer al equipo técnico del proyecto de todos los recursos, materiales e insumos para la implementación de sus actividades, implementando los controles, registros necesarios y la elaboración de los informes correspondientes.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

• Asegurar que los procesos administrativos de la oficina y del área programática se ejecuten de acuerdo a cronograma de implementación, conforme a las políticas, normas y procedimientos administrativos y financieros establecidos por Save the Children y los donantes.
• Apoyar la planificación y seguimiento de actividades del programa, incluyendo la organización de cronogramas, requerimientos logísticos (vehículos) y coordinación de acciones en campo.
• Garantizar la adecuada logística de transporte del proyecto y el correcto funcionamiento de los vehículos, coordinando con oficinas de campo, área y central.
• Apoyar los procesos de adquisición de bienes y servicios (compras menores), asegurando el cumplimiento de políticas institucionales y de donantes, así como facilitar la provisión oportuna de suministros de oficina y recursos programáticos.
• Asegurar la adecuada organización, actualización y resguardo de la documentación del proyecto (informes, medios de verificación, registros administrativos y programáticos), contribuyendo a la calidad de la información para reportes y toma de decisiones.
• Facilitar la comunicación y coordinación entre los equipos de programas, cadena de suministros, finanzas, administración y otras áreas relevantes, asegurando una implementación fluida de las actividades.
• Apoyar en la revisión de liquidaciones de viáticos, anticipos, reembolsos, facturas y otros documentos financieros, verificando su correcta codificación y respaldo para su procesamiento.
• Coordinar y dar seguimiento a los pagos a proveedores, asegurando procesos eficientes y una adecuada comunicación con las áreas administrativas y financieras.
• Administrar, controlar y resguardar el fondo de caja chica de la oficina, garantizando el uso adecuado y la documentación correspondiente.
• Asegurar que las instalaciones de la oficina se mantengan en condiciones óptimas, así como coordinar con el área de IT el soporte necesario para el funcionamiento del equipo administrativo y programático.
• Brindar apoyo en la gestión documental del área de recursos humanos y en procesos administrativos relacionados al personal del proyecto.
• Apoyar en la consolidación, organización y seguimiento de información programática y administrativa para la elaboración de reportes internos y al donante.
• Elaborar y brindar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de las minutas de las reuniones del equipo técnico del proyecto, así mismo asegurar el archivo de las agendas y de las minutas correspondientes.
• Participar en procesos de capacitación relacionados con sus funciones y apoyar en la organización de actividades formativas del proyecto.
• Garantizar una atención oportuna y de calidad a usuarios internos y externos, canalizando solicitudes e información de manera eficiente.
• Sustituir temporalmente a personal de igual nivel jerárquico cuando sea requerido, asegurando la continuidad de las operaciones.
• Elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de compra del área, en coordinación con los equipos correspondientes.
• Integrar, planificar e implementar actividades bajo los principios de programación segura, velando por el cumplimiento de los derechos de la niñez y adultos beneficiarios, desde su puesto y rol de trabajo, realizando una adecuada gestión del riesgo y trabajando en colaboración con otros integrantes del equipo.
• Informar a través de los distintos canales de reporte preocupaciones e incidentes de salvaguarda y fraude dentro de las primeras 24 horas, asumiendo confidencialidad y responsabilidad con la información.

REQUISITOS:

• Nivel de Licenciatura en administración de empresas, auditoría, informática, áreas sociales, económicas o carreras afines.
• Experiencia 1–3 años en apoyo administrativo o programático en ONG en proyectos de desarrollo/humanitarios.
• Experiencia en gestión documental, logística y manejo de información.
• Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Internet (navegación y correo electrónico).
• Conocimiento básico de monitoreo de proyectos (deseable).
• Familiaridad con trabajo comunitario (deseable).
• Inglés Básico para lectura y escritura
• Mecanismos apropiados de Servicio y Atención al Cliente

EXPERIENCIA Y CUALIDADES:

• Experiencia con al menos 3 años en posiciones similares
• Habilidad ejecutar actividades relacionadas con la responsabilidad de la posición.
• Conocimiento sobre uso apropiado de equipo de oficina
• Habilidad para expresarse verbalmente y por escrito, en forma clara y concisa.
• Habilidad para ejercer funciones secretariales en coordinación con diferentes jefaturas.
• Habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo.
• Prudente para la información que conoce y transmite en las diferentes áreas de trabajo

DOCUMENTOS INDISPENSABLES:

CV actualizado

DPI de ambos lados

Certificado RENAS actualizado

Antecedentes penales y policiacos actualizados.

(Documentos en un solo PDF y CV aparte.)

IMPORTANTE: Si no cumple con los requisitos indicados previamente, no será tomado en cuenta en la postulación.

Save the Children considera que sus principios y políticas de salvaguarda tienen gran importancia y se compromete con procedimientos rigurosos para garantizar que todo nuestro personal y programas sean seguros, especialmente para la niñez. Por lo tanto, todos los candidatos estarán sujetos a estrictas verificaciones internas y externas. Se anima a candidatos y candidatas interesadas, mayores de 18 años, de pueblos indígenas, mujeres y personas con discapacidades a postularse.