Job Description

Oficial de Logística.

Location:
Bolivar
Venezuela, Bolivarian Republic of

Project HOPE es una ONG internacional de empleados/as, consultores/as y voluntarios/as comprometidos/as que trabajan en todo el mundo, respondiendo a los retos sanitarios mundiales más acuciantes. A lo largo de sus 60 años de historia, Project HOPE ha tratado a millones de pacientes, ha suministrado medicamentos por valor de más de 3.000 millones de dólares a organizaciones sanitarias locales de todo el mundo, y ha ayudado a construir cientos de programas sanitarios desde cero y respondido a crisis humanitarias en todo el mundo.

Código de conducta
Compartimos la responsabilidad y la obligación de tratarnos con respeto, tomar medidas afirmativas para prevenir asuntos relacionados con la explotación y el abuso sexuales y la trata de personas, y revelar todas las infracciones potenciales y reales de nuestro Código de Conducta, que pueden incluir conflictos de intereses, fraude, corrupción, discriminación o acoso. Juntos podemos reforzar una cultura de respeto, integridad, responsabilidad y transparencia.

RESUMEN:

Brindar seguimiento y apoyo a las actividades logísticas para asegurar el correcto manejo, control, gestión y resguardo de la cadena de suministros e inventario de activos de la organización, validando el adecuado almacenamiento de los suministros de materiales, insumos, equipos y otros rubros de los centros de salud. Así como también, garantizar la gestión de viajes y movilización terrestre de personal siguiendo los procedimientos y políticas establecidos por la organización.

Funciones Principales:

• Generar los reportes en el Sistema SUMA/SSL para garantizar el consolidado de inventarios de los centros de salud.
• Revisar y validar los inventarios de centros de salud que cumplan con las descripciones, unidades de presentación, lote, fecha de vencimiento entre otros, estandarizados para mitigar las diferencias y reportar diferencias si aplican.
• Levantar las alertas a las áreas programáticas y regiones de los insumos y medicamentos próximos a vencer o no consumidos por centros para gestionar acciones más efectivas de consumo.
• Reportar quincenalmente los inventarios en centros de salud a las áreas programáticas, equipo de logística central y a su supervisor inmediato, con el fin de asegurar la trazabilidad del proceso de cadena de suministros.
• Dar seguimiento a la actualización de la herramienta de generación de documentos logísticos reportando a oficiales de logísticas los requerimientos para la actualización.
• Realizar acompañamiento en centros de salud con los levantamientos de inventarios, para mitigar los errores de inventarios en centros.
• Realizar visitas de seguimiento periódicos por la seguridad, adecuado resguardo y almacenaje de los insumos y equipos que se encuentran en los centros de salud, según lo establecido en el manual de logística de la organización, con el objetivo de garantizar su cumplimiento.
• Revisar la información de las actividades de regiones con frecuencia semanal, mensual y anual, con el objetivo de soportar la función de elaboración de informes.
• Hacer seguimiento oportunamente a los reportes de incidentes en cuanto a resguardo, seguridad, manipulación de insumos y equipos existentes en centros de salud y oficina regionales con su supervisor inmediato, a las áreas de logística central y cumplimiento con el objetivo de activar las acciones correspondientes.
• Gestionar las actividades de control de activos de la organización realizando inventarios periódicos, actualización del listado master, asignación y devolución de activos.
• Asegurar el cumplimiento de todas las políticas de la organización con respecto a la desincorporación de bienes.
• Mantener actualizado el catálogo de productos de la organización gestionando la creación de nuevos códigos y asegurar la continuidad de los procesos de cadena de suministros.
• Gestionar y organizar los viajes para los colaboradores de la organización, garantizando la reserva y emisión de boletos, aéreos, hospedaje, transporte, viáticos.
• Elaborar y hacer seguimiento a la documentación necesaria para la gestión de pagos de servicios de hospedaje, boletería, transporte con la finalidad de garantizar los compromisos de pagos.
• Ejecutar y hacer seguimiento a las rutas diarias y frecuentes de traslados de los departamentos de soporte y viajes nacionales, para asegurar la logística de la implementación de las actividades.
• Garantizar el cumplimiento del código de ética de la organización, entre su equipo de trabajo y los colaboradores de PE, con el objetivo de asegurar desarrollo ideal de las actividades conforme a las políticas estándares definidas por el donante.
• Dirigir la elaboración de informes y garantizar la puntualidad y exactitud de la información facilitada, así como garantizar la confidencialidad de la información sensible.
• Contribuir a crear una imagen positiva y de credibilidad general de la organización, especialmente mediante la aplicación del Código de Conducta, la ética, los valores y el punto de vista de la organización con respecto a los agentes internos y externos.
• Promover y fomentar una cultura de cumplimiento y ética en todo Project HOPE, así como mantener una clara comprensión de las normas de cumplimiento y ética de Project HOPE1 y de los donantes, y se adhiere a dichas normas.
• Trabajar con el máximo nivel de integridad, respetando los valores y principios humanitarios.
• Participar en los procesos de selección de las vacantes correspondientes a su área, así como en procesos de áreas relacionadas a través de la revisión de las personas aspirantes al cargo, preselección de los perfiles e intervención en las entrevistas técnicas con el objetivo de asegurar la selección del personal idóneo para la organización.
• Trabajar de forma enlazada, comunicativa y cooperativa con el equipo regional, así como con los enlaces de Casa Matriz.
• Asegurar el cumplimiento de todos los demás procesos y funciones inherentes a su cargo o requerimientos adicionales.

Habilidades y Experiencias Esenciales:

• TSU en administración, gestión industrial o carrera afín
• Mínimo 2 años de experiencia relevante en gestión de cadena de suministros, gestión de inventarios y activos y gestión de viajes y traslado de personal.
• Conocimientos de programa Office de Windows.
• Conocimiento de inventario.
• Conocimiento en elaboración de informes de gestión.
• Conocimiento en gestión de farmacias

EXIGENCIAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO:
Las exigencias físicas y las características del entorno de trabajo aquí descritas son representativas de las que debe cumplir un empleado/a para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.

Exigencias físicas:  
En el desempeño de las funciones de este puesto, el empleado/a debe tener movilidad en un entorno de oficina y/o campo y ser capaz de utilizar el equipo de oficina estándar.
Debe ser capaz de comunicarse de forma verbal y escrita y debe poder viajar internacionalmente. 
Los empleados/as de Project HOPE pueden tener que viajar o trabajar en países donde las condiciones laborales se clasifican como "penosas".

Entorno de trabajo:
El entorno de oficina puede ser típico con exposición a un nivel de ruido mínimo o de trabajo remoto con presencial regular en campo dependiendo del puesto y las necesidades. 

Los despliegues de emergencia pueden tener lugar en entornos con escasez de recursos y condiciones de vida austeras.

Los viajes prolongados pueden realizarse en avión o en otros medios de transporte. Aunque los viajes internacionales no son habituales en todos los puestos, las necesidades programáticas pueden exigirlos de forma intermitente.

ADHESIÓN Y CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS 

Project HOPE mantiene una política de tolerancia cero con el acoso, abuso y explotación sexual y laboral, así como contra los hechos de fraude, malversación, corrupción y desviación, es por ello que se espera de todo el personal completa adhesión al Código de Conducta Organizacional, así como al resto de las políticas internas, su casa matriz y donantes. El incumplimiento del Código de Conducta Organizacional acarrea sanciones que pueden llegar a incluir el despido justificado, dependiendo del grado de la falta. 

Debido al gran número de consultas que recibimos, sólo se tendrán en cuenta los candidatos que reúnan la experiencia y las cualificaciones requeridas para este puesto. Se ruega no llamar por teléfono. 

No obstante, dado que trabajamos en todo el mundo en el ámbito de la salud pública, es posible que deseemos conservar su CV en nuestra base de datos para otras oportunidades futuras, a menos que nos indique lo contrario. 

Muchas gracias por su interés en Project HOPE