Job Description

TITULO DEL PUESTO: Oficial de Cadena de Suministros

UBICACIÓN: Guatemala

OBJETIVO DEL PUESTO: Trabajo profesional que consiste en apoyar de forma eficiente y eficaz en la implementación de todas las actividades administrativas, logísticas, de flota, de activos y de adquisiciones que se realizan en la oficina central, asegurando realizarlas en base a los manuales, normas, políticas y procedimientos de Save The Children. El titular del puesto debe garantizar la disponibilidad de bienes y servicios y soporte operativo necesario para la implementación de programas y proyectos, en cumplimiento con las políticas organizacionales y de los donantes.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

• Asegurar que las funciones administrativas de la oficina y área de apoyo se coordinen y realicen correctamente
• Cumplir con las actividades de servicios generales que permitan el adecuado y optimo funcionamiento de la oficina central, velando que se encuentren limpias, y en un ambiente agradable y acogedor para el desarrollo de las actividades.
• Revisar y enviar de forma eficiente toda la documentación necesaria de respaldo para procesos de pago (servicios generales abarca energía eléctrica, internet, telefonía móvil y fija, servicios de seguridad, parqueos, agua potable) de bienes y servicios recibidos.
• Apoyar a la unidad de compras en toda gestión de adquisición de bienes y servicios, con base a los requerimientos del proyecto, cumpliendo con las políticas y normas establecidas por los donantes y las regulaciones establecidas
• Registrar, dar seguimiento y llevar un adecuado control de los contratos de bienes y servicios de la oficina central.
• Responsable de administrar, controlar y asegurar el uso adecuado del fondo de Caja Chica, cumpliendo con las políticas y procedimientos locales para su uso.
• Garantizar una atención oportuna y de calidad a usuarios internos y externos, canalizando solicitudes e información de manera eficiente.
• Viabilizar la comunicación y coordinación con y entre el personal de los proyectos que se implementan en materia de cadena de suministros, finanzas y programas.
• Elaborar y ejecutar el plan de compras administrativo y de servicios generales de la oficina central.
• Administrar de forma eficiente los salones de reuniones de oficinas centrales.
• Funge como facilitador/a en la provisión de suministros de oficina para el personal.
• Responsable de recibir la correspondencia en físico y asegurar su distribución a los destinatarios.
• Revisar liquidaciones de viáticos, anticipos, reembolsos, facturas, planillas y recibos que acompañan liquidaciones, y otros documentos financieros, verificando su correcta codificación y respaldo para su procesamiento.
• Cubrir temporalmente a personal de igual nivel jerárquico cuando sea requerido
• Mantener un control adecuado de los bienes (activos) institucionales asignados al personal de la oficina central, velando por la actualización en el sistema.
• Levantar inventarios físicos de activos y materiales en el tiempo estipulado.
• Punto focal de seguridad de la oficina de Guatemala, actuar como enlace entre la oficina y la coordinación de seguridad del clúster, asegurando la adecuada comunicación, seguimiento y reporte de temas de seguridad.
• Implementar y dar seguimiento a las políticas, protocolos y procedimientos de seguridad institucional aplicables a la oficina
• Monitorear el funcionamiento de los sistemas de seguridad física de la oficina, incluyendo cámaras de vigilancia, alarmas, controles de acceso y otros mecanismos de protección.
• Reportar oportunamente incidentes, eventos o amenazas de seguridad a la coordinación de seguridad del clúster, siguiendo los canales institucionales establecidos
• Coordinar y apoyar simulacros, capacitaciones y actividades de sensibilización en materia de seguridad para el personal.
• Integrar, planificar e implementar actividades bajo los principios de programación segura, velando por el cumplimiento del marco de salvaguarda que abarca las políticas de Salvaguarda de la Niñez, Protección ante el Abuso y la Explotación Sexual y la Política Global Antiacoso; desde su puesto y rol de trabajo, realizando una adecuada evaluación y mitigación del riesgo y trabajando en colaboración con los demás integrantes del equipo.
• Informar a través de los distintos canales de reporte preocupaciones e incidentes de salvaguarda dentro de las primeras 24 horas, asumiendo confidencialidad y responsabilidad con la información.

REQUISITOS:

• Escolaridad mínima: Pensum cerrado en ciencias económicas o áreas afines.
• Escolaridad ideal: Licenciatura en ciencias económicas o áreas afines.
• Equipo especial: Dominio en el uso de paquetes de Office, Internet (navegación y correo electrónico).
• Otros: Mecanismos apropiados de servicio y atención al cliente, costos operativos, manejo de presupuestos.
• Indispensable que su trabajo sea presencial los 5 días de la semana.

EXPERIENCIA Y CUALIDADES:

• Experiencia con al menos 2 años en posiciones similares
• Habilidad ejecutar actividades relacionadas con la responsabilidad de la posición.
• Habilidad para expresarse verbalmente y por escrito, en forma clara y concisa.
• Habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo

DOCUMENTOS INDISPENSABLES:

CV actualizado

DPI de ambos lados

Certificado RENAS actualizado

Constancia de Vacunación Covid-19

Antecedentes penales y policiacos actualizados.

(Documentos en un solo PDF y CV aparte.)

IMPORTANTE: Si no cumple con los requisitos indicados previamente, no será tomado en cuenta en la postulación.

Save the Children considera que sus principios y políticas de salvaguarda tienen gran importancia y se compromete con procedimientos rigurosos para garantizar que todo nuestro personal y programas sean seguros, especialmente para la niñez. Por lo tanto, todos los candidatos estarán sujetos a estrictas verificaciones internas y externas. Se anima a candidatos y candidatas interesadas, mayores de 18 años, de pueblos indígenas, mujeres y personas con discapacidades a postularse.