OFFICE & OPERATIONS MANAGER | MANUFACTURA / PACKAGING & I+D
Compañía líder del sector busca Gerente de Oficina en Colombia para coordinar la relación con clientes y proyectos I+D (Investigación & Desarrollo), asegurar la operación administrativa y logística de punta a punta y apoyar ferias/eventos, legal/compliance y RR. HH. Rol transversal que conecta ventas, I+D, producción y logística, garantizando trazabilidad (CRM/trackers), tiempos de respuesta y calidad documental.
IMPORTANTE: INGLES FLUIDO INDISPENSABLE
FORMACIÓN ACADÉMICA
Profesional en Administración, Ingeniería Industrial o afines.
Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas, fórmulas, filtros; nociones de tableros).
Formación/curso en gestión de proyectos o sistemas de información (ERP/CRM/Smartsheet) (deseable).
EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS
35 años coordinando operaciones administrativas/comerciales con interface a I+D y producción (manufactura, packaging o consumo).
Manejo de CRM/trackers (Sales Workspace, Customer PO Tracker), Smartsheet, Oracle o ERP afín.
Familiaridad con comercio/logística: muestras, rastreos, PO, facturación, depósitos, pruebas de llenado (botellas/bolsas).
Soporte a ferias y eventos con Marketing (presentaciones, folletos, agenda de clientes).
Legal & compliance: coordinación de NDAs con clientes/brokers y documentación soporte.
Gestión administrativa y de RR. HH.: compras corporativas, caja menor, archivos, viajes, onboarding.
RESPONSABILIDADES CLAVE
Proyectos con clientes (I+D): solicitar/gestionar briefs, viabilidad técnica, recomendaciones de formulación, SFP/cotizaciones, seguimiento a aprobaciones y resultados de producción.
Operaciones & logística: mantener Customer PO Tracker, emitir reportes semanales, coordinar muestras (números de rastreo), pruebas de llenado, reconexión de cuentas (Parking Lot/Cancelled).
Comercial & relacionamiento: comunicación proactiva con clientes sobre estado de I+D, reuniones, retroalimentación y próximos hitos.
Ferias/eventos: logística end-to-end, presentaciones con Marketing, coordinación de muestras con ePac, transporte y Producción.
Legal/compliance: coordinación de NDAs y documentación operativa.
Moldes & codificación: coordinar pedidos de nuevos moldes, asignar códigos en Smartsheet e ingreso a Oracle.
Administrativo & RR. HH.: compras, presupuesto y gastos, caja chica, facturas/pagos, mantenimiento/seguridad, viajes, correspondencia; apoyo a reclutamiento y onboarding.
FUNCIONES PRINCIPALES
Completar y cargar briefs a Sales Workspace; solicitar COAs y confirmaciones CSC cuando aplique.
Enviar cotizaciones preliminares/SFP, dar seguimiento y consolidar feedback de cliente.
Generar reportes automáticos (semanales) del Customer PO Tracker.
Enviar solicitudes de facturación (depósitos, misceláneos) y coordinar facturas.
Coordinar muestras y proyectos con I+D; rastrear estatus y compartir números de tracking.
Preparar Onboarding de nuevos clientes y su creación en sistemas.
Programar reuniones, citas y viajes; mantener archivos digitales/físicos y correspondencia.
Preparar presupuestos y reportes de gastos; aprobar y rastrear facturas/pagos.
Supervisar limpieza, seguridad, mantenimiento, utilidades y asignación de espacios.
Gestionar expedientes, asistencia, permisos, bienestar y apoyo en resolución de conflictos.
COMPETENCIAS BLANDAS
Organización y gestión del tiempo: múltiples frentes con fechas y estándares exigentes.
Comunicación asertiva (clientes internos/externos) y seguimiento disciplinado.
Pensamiento crítico y resolutivo frente a contingencias de I+D, muestras y logística.
Trabajo en equipo con I+D, Producción, Logística y Comercial.
Orientación a resultados y mejora continua basada en datos (KPIs y trackers).
OPORTUNIDAD & BENEFICIOS
Rol transversal con visibilidad en I+D, producción y clientes.
Ambiente con estándares operativos y espacio para optimización de procesos (automatización/reportes).
Modalidad: presencial/híbrido según operación.
Vinculación: a término indefinido.
Compensación competitiva (no publicamos rangos).
Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001
IMPORTANTE: Aplicar directamente en esta oferta es la mejor forma de hacernos llegar su hoja de vida y tenerla en cuenta para este proceso.
Este proceso de selección competitivo se fundamenta en las políticas y procedimientos de adquisiciones que rigen para garantizar los principios de publicidad previa, transparencia, garantía de la pluralidad y libre competencia, y evaluación objetiva, mundialmente aceptados.
¿Tienes experiencia coordinando oficinaI+Dproducciónclientes y dominas trackers/ERP para dar visibilidad al negocio? Postúlate y cuéntanos casos donde mejoraste tiempos de respuesta, orden documental y satisfacción del cliente.
¿Tu HV está preparado para esta vacante (Gerente de Oficina)?
Muchos CV se descartan por no evidenciar gestión de proyectos con clientes, trazabilidad con CRM/trackers, coordinación con I+D/Producción y ejecución administrativalogística con resultados.
No lo dejes al azar.
Con Empleabilidad 4.0 ajusta tu HV para destacar KPIs de respuesta, reducción de reprocesos, automatizaciones en Excel/Power BI y casos de éxito.
DAR CLIC HV ACIERTA 4.0
Haz que tu HV trabaje por ti.
Un equipo de profesionales con una gran calidad humana.Especializados en psicología de las organizaciones, que prestamos servicios de consultoría de Recursos Humanos.
NUESTRA MISION
Nuestro principal objetivo es contribuir al mejoramiento de las estrategias y resultados empresariales de nuestros clientes, mediante una adecuada gestión del Capital Humano.
NUESTRA VISION
Ser lideres en el mercado de los servicios de outsourcing en Recursos Humanos. Siendo innovadores con nuestro producto especial, en las soluciones en Talento Humano y aportando valor agregado a nuestros clientes.
NUESTRA FILOSOFIA
Ofrecemos procesos de consultoría en Recursos Humanos de alto valor agregado que responden a las demandas de las organizaciones.
Apoyamos a las empresas a ser mas competitivas, ofreciendo soluciones integrales que mejoren sus resultados a través de la potencialización del recurso humano.
