In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:
Allgemeine Büroorganisation:
Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
Buchhaltung und Finanzverwaltung:
Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
Personalverwaltung:
Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
Datenverwaltung und -dokumentation:
Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
Archivierung von Dokumenten und Akten
Erstellung von Berichten und Präsentationen
Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation
Digitalisierung und Prozessmanagement:
Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
Unterstützung des Teams:
Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern
Business Development:
Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc.
Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
Strategische Denk- und Handlungsweise
Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung
Unsere Forstingenieure bieten maßgeschneiderte Beratung und Dienstleistungen in der Forstwirtschaft. Von der Holzernte, über Aufforstung bis hin zu Wald- und Landschaftspflege sind Ihnen mit uns als Forstdienstleister keine Grenzen gesetzt. Unsere beiden Standorte in Zülpich (NRW) und Bayern (München) ermöglichen einen flexiblen, überregionalen Einsatz in allen Bereichen. Besonderes Augenmerk legen wir in letzter Zeit auf Neophytenbekämpfung, die Bekämpfung invasiver Pflanzenarten.
Zur nachhaltigen Waldbewirtschaftung setzen wir bei der Aufforstung auf hochwertiges Saatgut und Forstpflanzen aus den besten Forstbaumschulen. Unser Fokus liegt auf robusten Baumarten, die den Herausforderungen des Klimawandels standhalten. Mit fachlicher Expertise und Blick auf aktuelle Förderungen unterstützen wir Waldbesitzer bei der Bestandspflege und Jungbestandspflege. VitaForst - für die gesunden Wälder von morgen.
Auch urbanes Grün ist uns wichtig. Mit professioneller Baumpflege inklusive fachkundigen Baumgutachten sorgen wir für gesunde, sichere Stadtbäume. Unsere erfahrenen Mitarbeiter beurteilen den Zustand, erkennen frühzeitig Schäden und leiten gezielte Maßnahmen ein. Dabei steht die nachhaltige Entwicklung und Bestandserhaltung stets im Vordergrund – für vitale, langlebige Bäume und gesunde Ökosysteme. Setzen Sie auf unser umfassendes Know-how rund um Baumschutz und -management.
Als ganzheitlicher Partner für Dachbegrünung und -pflege gestalten wir extensive und intensive Gebäudebegrünungen, die sowohl ästhetisch sind, als auch Eingriffs-Ausgleichs-Vorgaben erfüllen. Durch gezielte Förderungen und gesplittete Abwassergebühren sparen Sie Kosten. Unsere sorgfältige Auswahl an Pflanzen und der fachgerechte Aufbau schützen vor Witterungsschäden und fördern Nachhaltigkeit.
Nachhaltiges Management von Forst und Landschaft ist unsere Leidenschaft: Wir legen größten Wert auf ökologisches und nachhaltiges Wirtschaften - für eine gesunde, grüne Umwelt. Heute genauso wie morgen.
