Job Description

JOB REQUISITION

Office Manager (w/m/d)

LOCATION

DUSSELDORF

ADDITIONAL LOCATIONS

Nicht nur im Vertrieb, auch „hinter den Kulissen" sorgen wir für eine Weltklasse Kunden- und Kandidatenerfahrung. Für unsere starkwachsende

Niederlassung in Düsseldorf, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (w/m/d) In dieser Funktion arbeitest Du in einem internationalen Umfeld eng mit der Niederlassungsleitung und unseren verschiedenen internen Abteilungen zusammen.

Du wirst Teil eines dynamischen Teams und profitierst von exzellenter Weiterbildung, innovativer Technologie und attraktiven Benefits. Gestalte jetzt deine berufliche Zukunft bei Robert Half, dem globalen Marktführer im Bereich Talentlösungen.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Steuerung der täglichen Office-Abläufe, von der Vorbereitung der Meeting-Räume über Terminorganisation bis zur effizienten Post- und Dokumentenverarbeitung
• Professionelles Empfangsmanagement sowie verantwortungsvolle Steuerung aller Telefon- und E-Mail-Kommunikationskanäle
• Bedarfsmanagement im Rahmen der proaktiven Beschaffung, Überwachung und Optimierung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• End-to-End Organisation von Meetings, Kundenterminen, Business Trips sowie internen und externen Events
• Erstellung interner Kommunikationen und zielgerichtete Weiterleitung relevanter Informationen an Vertrieb, Backoffice und alle relevanten Stakeholder
• Erstellung, Pflege und visuelle Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Protokollen
• Administrativer Sparringspartner (w/m/d) für den lokalen Vertrieb sowie das Leadership-Team
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende im Daily Business, sowie Support im Onboarding- und Offboarding-Prozess
• Schnittstellen-Management zu HR, IT, Legal, Marketing sowie externen Partnern und Lieferanten – inklusive aktiver Steuerung sämtlicher Kommunikationsflüsse
• Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen administrativen Team und weiteren standortübergreifenden Teams des Operational Support
• Proaktives Prozessmanagement durch Identifikation von Optimierungspotenzialen, Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen und aktive Umsetzung gemeinsam mit dem Office-Management-Leadership
• Support im Recruiting-Prozess durch Veröffentlichung, Pflege und Verwaltung von Stellenanzeigen auf der Unternehmenswebsite und auf externen Jobplattformen

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Business Administration bzw. Office-Management oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsmentalität, gepaart mit hoher Eigeninitiative und professionellem Auftreten
• Strukturierte, organisierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Hands-on Mentalität und pro-aktive Herangehensweise
• Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit modernen Kollaborationstools
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Die Fähigkeit, sich flexibel auf eine sich stetig entwickelnde Umgebung einzustellen
• Schnelle Auffassungsgabe und Spaß im Umgang mit neuen technischen Tools

Was wir bieten

Bei Robert Half investieren wir in dein finanzielles und persönliches Wohlbefinden mit Benefits, die zu dir passen. Unser Leistungspaket umfasst:

• Ein attraktives Gehalt und umfassende Zusatzleistungen
• Transparente, leistungsabhängige Boni
• Flexibilität, die zur Work-Life-Balance beiträgt
• Vielfältige Initiativen zur Förderung deines mentalen, körperlichen und finanziellen Wohlbefindens
• Umfassendes Onboarding und kontinuierliche Weiterbildung durch erstklassige Trainings
• Zugang zu modernster Technologie und Tools, die dir zum Erfolg verhelfen
• Anerkennung individueller und gemeinsamer Erfolge – durch Incentives und Recognition-Programme
• Nationale und internationale Karrieremöglichkeiten innerhalb von Robert Half

Standort: Düsseldorf

Gestalte deine Zukunft mit uns

Bei Robert Half begegnen wir Menschen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen und helfen ihnen, ihre Zukunft erfolgreich zu gestalten. Wir verändern Leben und schaffen außergewöhnliche Karrieren – durch sinnstiftende Arbeit mit echtem Einfluss.