Job Description

Office Manager & People Experience (HR) Coordinator (Brussel)

Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, organiseren én mensen verder helpen? Vind je het leuk om het kloppend hart van een kantoor te zijn én tegelijkertijd een belangrijke rol te spelen binnen People Experience? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor ons kantoor in Brussel zoeken we een Office Manager & People Experience Coordinator. In deze veelzijdige rol combineer je officemanagement met de operationele uitvoering van onze People Experience activiteiten in België.

Je werkt vanuit ons moderne kantoor op de bruisende site van Tour & Taxis in Brussel, waar ongeveer 20 collega's dagelijks samenwerken aan de groei van onze artiesten en ons bedrijf.

Je zorgt ervoor dat ons kantoor een fijne plek is om te werken, maar bent ook een vertrouwde gesprekspartner voor collega's op de vloer. Medewerkers weten jou te vinden voor praktische vragen, advies en ondersteuning. Door jouw betrokkenheid, organisatietalent en oog voor detail loopt alles achter de schermen soepel en voelen mensen zich welkom, ondersteund en verbonden met de organisatie.

Wat ga je doen?

People Experience

Als People Experience Coordinator ondersteun je de Head of People Experience Benelux bij de dagelijkse uitvoering van HR-processen en draag je bij aan een positieve employee experience.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het ondersteunen van de volledige employee lifecycle, van onboarding tot offboarding.
• Voorbereiden en verwerken van payroll-gerelateerde administratie.
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten, addenda, freelanceovereenkomsten en andere personeelsdocumenten.
• Coördineren van onboardingtrajecten voor nieuwe medewerkers.
• Beheer van employee benefits zoals maaltijdcheques, verzekeringen, telefoonabonnementen, mobiliteits- en vervoersregelingen.
• Beheer van het Belgische wagenpark, waaronder contact met leasingmaatschappijen, opvolging van leveringen en inleveringen, verzekeringen, laadkaarten, boetes en schadegevallen.
• Verlof- en personeelsadministratie.
• Ondersteuning bij recruitment, waaronder het plannen van sollicitatiegesprekken en het publiceren van vacatures.
• Organiseren van trainingen, workshops, teamactiviteiten en welzijnsinitiatieven.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over People Experience-processen, arbeidsvoorwaarden en beleid.
• Signaleren van wat er speelt binnen het team en bijdragen aan initiatieven die onze cultuur en medewerkerstevredenheid versterken.
• Ondersteunen bij preventie-, welzijns- en veiligheidsinitiatieven op kantoor.

Office Management

Daarnaast zorg je ervoor dat ons kantoor elke dag optimaal functioneert.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Het ontvangen van gasten en bezoekers en zorgen voor een warm welkom.
• Het creëren van een prettige kantooromgeving waarin collega's graag werken.
• Het beheren van kantoorvoorraden, keuken- en barfaciliteiten.
• Contact onderhouden met leveranciers zoals schoonmaak, beveiliging, catering, bloemen en gebouwbeheer.
• Het verwerken van inkomende en uitgaande post, pakketten en koerierszendingen.
• Het coördineren van facilitaire zaken zoals onderhoudsinterventies, technische problemen en audiovisuele voorzieningen.
• Het verwerken van facturen, PO's en administratieve werkzaamheden rondom kantoorbeheer.
• Het beheren van de algemene mailbox en telefoonlijn.
• Het boeken van reizen en hotels voor collega's.
• Het ondersteunen bij interne evenementen, teamdagen en relatieactiviteiten.
• Het signaleren van verbeteringen in de kantoorbeleving en deze zelfstandig doorvoeren.

Wie ben jij?

Je bent een echte regelaar die graag initiatief neemt en energie krijgt van samenwerken met mensen. Je bent zichtbaar aanwezig op kantoor, voelt goed aan wat collega's nodig hebben en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal 3 jaar relevante ervaring binnen office management, HR operations, People Experience of een vergelijkbare coördinerende functie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en een hands-on mentaliteit.
• Een servicegerichte en proactieve instelling.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om relaties op te bouwen met collega's op alle niveaus.
• Oog voor detail en een gestructureerde manier van werken.
• Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Een positieve, energieke en oplossingsgerichte houding.
• Zeer goede kennis van Nederlands en Engels, een professionele kennis van het Frans is een pré.

Wat bieden wij?

Bij Sony Music krijg je de kans om onderdeel te zijn van een creatieve, internationale en dynamische omgeving waar muziek centraal staat. Je werkt nauw samen met collega's uit België en Nederland en speelt een belangrijke rol in het creëren van een geweldige werkplek en employee experience voor onze medewerkers.

Daarnaast bieden wij:

• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Werken vanuit een modern kantoor op de bruisende site van Tour & Taxis in Brussel.
• Een hecht team van ongeveer 20 collega's in België binnen een internationale Benelux-organisatie.
• Een marktconform salaris afgestemd op jouw ervaring.
• Maaltijdcheques.
• DKV hospitalisatieverzekering en groepsverzekering.
• Laptop en smartphone.
• 20 wettelijke verlofdagen aangevuld met 5 ADV-dagen.
• Mogelijkheid om één dag per week van thuis uit te werken.
• Voltijdse functie (4/5e bespreekbaar).
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
• Een inspirerende werkomgeving waar muziek, creativiteit en samenwerking centraal staan.