Job Description

(Une version française suivra)

We’re looking for an Office Coordinator to be the face of our office and ensure a smooth, organized day-to-day environment.

This role is ideal for someone who enjoys being at the center of the action; welcoming people, keeping things running efficiently, and supporting multiple teams across the business.

This is a front-facing role, with reception coverage as the top priority, along with administrative and operational support across teams.

What You’ll Be Doing

Reception & Office Coordination

• Welcome candidates, employees, and visitors and create a great first impression
• Maintain a consistent presence at reception during working hours
• Answer and direct incoming calls and inquiries
• Manage deliveries, mail, and general office coordination
• Keep the reception area organized and professional

Administrative & Team Support

• Support Recruiters, HR Ops, and Sales with day-to-day coordination
• Assist with referral and signing bonus processing
• Help with basic administrative tasks (expenses, follow-ups, scheduling, etc.)
• Complete data entry and general support tasks across departments as needed

What We’re Looking For

• 1–3 years of experience in a receptionist, office coordinator, or admin role
• Bilingual (English & French), both spoken and written
• Strong communication skills and a customer-first mindset
• Organized, reliable, and able to multitask in a fast-paced environment
• Professional and comfortable working in a highly visible, front-facing role
• Discreet and able to handle sensitive information with professionalism

Why Join Us

• Be the face of a fast-growing, dynamic office
• Work closely with multiple teams across the business
• Play a key role in shaping the employee and candidate experience

**Versionfrançaise**

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau qui sera le visage de notre bureau et qui contribuera à assurer un environnement de travail fluide, organisé et accueillant au quotidien.

Ce rôle est idéal pour une personne qui aime être au cœur de l’action; accueillir les gens, coordonner les activités du bureau et soutenir plusieurs équipes à travers l’entreprise.

Il s’agit d’un poste en contact direct avec les employés et visiteurs, où la présence à la réception constitue la priorité principale, en plus d’un soutien administratif et opérationnel aux différentes équipes.

Responsabilités

Réception et coordination du bureau

• Accueillir les candidats, employés et visiteurs et offrir une excellente première impression
• Assurer une présence constante à la réception durant les heures de travail
• Répondre aux appels entrants et rediriger les demandes au besoin
• Gérer les livraisons, le courrier et la coordination générale du bureau
• Maintenir un espace de réception propre, organisé et professionnel

Soutien administratif et aux équipes

• Soutenir les recruteurs, les opérations RH et les équipes de ventes dans leurs activités quotidiennes
• Participer au traitement des primes de référence et de signature
• Aider avec certaines tâches administratives (dépenses, suivis, coordination, etc.)
• Effectuer de la saisie de données et offrir un soutien administratif à différents départements au besoin

Profil recherché

• 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle de réception, coordination de bureau ou soutien administratif
• Bilingue (français et anglais), à l’oral et à l’écrit
• Excellentes compétences en communication et approche axée sur le service
• Personne organisée, fiable et capable de gérer plusieurs priorités
• À l’aise dans un rôle visible et en interaction constante avec les employés et visiteurs
• Professionnalisme et discrétion dans le traitement d’informations sensibles

Pourquoi se joindre à nous

• Être le point central d’un environnement de travail dynamique
• Collaborer avec plusieurs équipes à travers l’entreprise
• Jouer un rôle clé dans l’expérience des employés et des candidats