Job Description

Deine Aufgaben

Bist du ein Organisationstalent, übernimmst gerne Verantwortung und sorgst mit deiner proaktiven Arbeitsweise dafür, dass alles rundläuft?

Wir suchen Verstärkung als Office & Communications Coordinator (m/w/d) für die Organisation und Koordination der täglichen Abläufe in unserem Hamburger Büro. In dieser vielseitigen Position verbindest du Office Management, administrative Aufgaben, interne Kommunikation, Eventorganisation und allgemeine Unterstützung des Tagesgeschäfts. Dabei leistest du einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen, angenehmen und effizienten Arbeitsumgebung und bist Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen, externe Dienstleister sowie die Führungskräfte im gesamten Unternehmen. Die Position kann auch in Teilzeit ausgeübt werden.

• Verantwortung für die täglichen Abläufe in unserem Hamburger Büro und zentrale Ansprechperson für alle bürobezogenen Anliegen
• Koordination von Büromaterial, Gebäudemanagement, Dienstleistern, Wartungsarbeiten und Verbesserungen der Arbeitsumgebung
• Unterstützung bei Einkaufsprozessen, Lieferantenmanagement, Rechnungsprüfung und administrativen Abläufen
• Unterstützung bei der Budgetüberwachung sowie Pflege von Lieferanten-, Vertrags- und Bestelldaten
• Koordination der internen Kommunikation und Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten für unsere LinkedIn-Seite
• Organisation von Meetings, Besucherempfängen, Büroaktivitäten und Mitarbeiterevents
• Administrative und organisatorische Unterstützung des EVP bei Bedarf
• Unterstützung bereichsübergreifender Projekte sowie Sicherstellung einer sorgfältigen und termingerechten Umsetzung von Aufgaben

Dein Profil

• Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in einer vergleichbaren Position im Bereich Business Support oder Operations
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine proaktive Denkweise
• Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Einkaufsprozessen, Rechnungen und Budgets
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein ausgeprägtes Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und eigenständig zu arbeiten
• Erfahrung in der internen Kommunikation und im Umgang mit sozialen Medien ist von Vorteil
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und gängigen Collaboration-Tools
• Positive, serviceorientierte und pragmatische Hands-on-Mentalität

Wir bieten dir

• Ein internationales, kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld
• Eine abwechslungsreiche Position mit viel Gestaltungsspielraum und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
• Die Möglichkeit, unser Hamburger Büro aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Attraktive Zusatzleistungen, darunter eine betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsgeld, eine Unfallversicherung mit weltweitem Schutz auch im privaten Bereich sowie 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Attraktive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits sowie bezuschusste Essensgutscheine (Sodexo/Pluxee)