Job Description

Move-In Coordinator (Part-Time) (18-Month Contract)

Rideau Registry | Ottawa, ON

Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life.

For more information, please visit www.bgo.com

BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people. We encourage opportunities for growth, development, and promotion by providing our employees with the resources to work effectively and continually strive to perform better. We are committed to a safe and sustainable work environment.

The Opportunity: Looking to gain experience in residential leasing and property management? We have an exciting opportunity to join BGO’s growing team. We’re looking for a passionate customer service oriented individual to join our team at Rideau Registry.

The Move-In Coordinator role will focus heavily on the new move-in experience. This role requires flexible working hours with weekend and evening work based on assigned schedule. Regular working hours will include Saturday and Sunday shifts required to accommodate move-ins.

What You Will Do:

• Ensure that every resident feels welcomed into the Rideau Registry community, before, during and after their move-in day. Deliver exceptional service. This includes consistent and timely communication with each new resident.
• Preparing resident arrival and key package, in addition to ensuring smooth move-in and move-out coordination, booking elevators where applicable.
• Conducting move in, move out and suite turnover inspections.
• Maintain a comprehensive knowledge of product, including availability of suite types and layouts, common areas and amenities of the building, surrounding neighborhood and value-added services provided.
• Assist in maintaining a high level of client satisfaction and public relations which will include all forms of communications with the residents.
• Passion for the project and neighbourhood, offering strong orientation and building excitement among new residents on move-in.
• Carry out other duties and/or procedures related to the marketing, rental and administration of suites as may be assigned from time to time.
• Professionally and courteously handle all telephone and ‘walk-in’ enquiries from residents.
• When required, assist in the maintenance of the customer database and ensure that all leads traffic and interactions are documented appropriately.
• Provide administrative support to the site staff and Property Manager as requested and as directed by the Property Manager.
• Communicate with the Property Manager, team members and site staff on an ongoing basis.
• As part of the overall team, maintain goodwill of customer during service period and promote the organization to existing and potential customers.
• Maintain excellent resident relations within the assigned property.
• Provide prompt and courteous service to prospective and current residents, focusing on their individual needs and wants.
• Administering move-in deposits and move-out balances.
• Assigns resident parking in addition to issuing visitor parking passes and maintaining an up to date log.
• Maintain all resident information received in accordance with Privacy rules and regulations.
• Maintaining good resident relations, handling and documenting resident complaints and any emergencies in the building which occur during, over and above office hours.
• Rectify any resident issues that may arise and escalate as required.
• Maintain an orderly office area.
• Other related duties as required, such duties may include lifting.

Sustainability:

• Participate in community and charitable events that involve the property, its residents or employees;
• Assist in the implementation of BGO’s sustainability and engagement programs at the property;
• Embrace and pro-actively support BGO's culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility.
• Supports team goals, objectives, operations and strategy for properties outlined by management;
• Other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management.

Who You Are:

• Experience – 2+ years’ experience in busy sales, customer service, real estate, hospitality or marketing.
• Education – High school diploma required, College Diploma/Bachelor’s Degree is preferred
• Bilingual – Excellent command of French and English (spoken and written)
• Relationship Skills – Must possess exceptional communication and interpersonal relationship skills, and generally love engaging with public
• Organizational/Multi-Task Skills – Must be a self-starter with high degree of initiative, agility, creativity and flexibility. Strong attention to detail and problem-solving is required
• Computer Skills – Advanced skills in Excel, Word, Outlook and proficiency with Yardi.
• Availability - Flexibility in hours. Evening and/or weekend work will be required.
• Police Clearance – A criminal verification check is required for employment.

The Expected Base Pay Range: $24.00/hr - $27.00/hr. The Base Pay range is for the primary location for which the job is posted. BGO values the contribution of our employees and our compensation structure may vary based on the geographical location of successful candidates, as well as their experience, skills or qualifications. In addition to base pay, eligible BGO employees participate in various incentive compensation plans, based on individual and business performance as well as a broad range of competitive benefits.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.

Coordonnateur de l’emménagement (Contrat de 18 mois)

Rideau Registry | Ottawa, ON

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 28 villes situées dans 12 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement. BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

L’occasion: Vous souhaitez acquérir de l’expérience dans la gestion immobilière et résidentielle? Nous proposons une occasion passionnante de rejoindre la toute nouvelle communauté de location résidentielle de BGO. Nous sommes à la recherche d’une personne passionnée axée sur le service à la clientèle pour se joindre à notre équipe de Rideau Registry.

Le coordonnateur de l’emménagement se concentrera principalement sur l’expérience d’emménagement des nouveaux arrivants. Ce rôle exige des heures de travail flexibles avec du travail le soir et les fins de semaine, en fonction de l’horaire attribué. Les heures de travail régulières comprendront des quarts de travail le samedi et le dimanche afin d’accommoder les emménagements.

Ce que vous ferez :

• Veiller à ce que chaque résident se sente bien accueilli dans la communauté de Rideau Registry, avant, pendant et après sa journée d’emménagement. Fournir un service exceptionnel. Cela implique une communication cohérente et opportune avec chaque nouveau résident.
• Préparer l’arrivée des résidents et le trousseau de clés, en plus d’assurer la coordination de l’emménagement et du déménagement, et de réserver les ascenseurs, le cas échéant.
• Mener des inspections d’emménagement, de déménagement et de roulement de la suite.
• Maintenir une connaissance approfondie des produits, y compris la disponibilité des types et des aménagements des suites, des aires communes et des commodités du bâtiment, des services de quartier environnants et des services à valeur ajoutée fournis.
• Aider à maintenir un niveau élevé de satisfaction des clients et de relations publiques, ce qui comprendra toutes les formes de communications avec les résidents.
• Offrir une orientation solide et susciter l’enthousiasme des nouveaux résidents lors de l’emménagement grâce à sa passion pour le projet et le quartier.
• Effectuer d’autres tâches ou procédures liées au marketing, à la location et à l’administration des suites qui pourraient être confiées de temps à autre.
• Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes de renseignements téléphoniques et sans rendez-vous des résidents.
• Au besoin, aider à tenir à jour la base de données des clients et s’assurer que tous les contacts et interactions avec les résidents potentiels soient documentés de manière appropriée.
• Fournir un soutien administratif au personnel du site et au directeur immobilier, sur demande et selon les instructions du directeur immobilier.
• Maintenir une communication permanente avec le directeur immobilier, les membres de l’équipe et le personnel du site.
• En tant que membre de l’équipe globale, préserver la bienveillance du client pendant la période de service et promouvoir l’organisation auprès des clients existants et potentiels.
• Maintenir d’excellentes relations avec les résidents au sein de la propriété assignée.
• Fournir un service rapide et courtois aux résidents actuels et potentiels, en se concentrant sur leurs préférences et leurs désirs individuels.
• Administrer les dépôts de déménagements et les soldes d’emménagement.
• Assigner le stationnement des résidents en plus d’émettre des cartes de stationnement pour les visiteurs et de tenir un registre à jour.
• Tenir à jour les renseignements sur les résidents reçus en conformité avec les règles et règlements sur la protection de la vie privée.
• Maintenir de bonnes relations avec les résidents; traiter et documenter les plaintes des résidents, ainsi que toute situation d’urgence qui peut se produire dans l’immeuble durant ou après les heures d’ouverture.
• Corriger tout problème pouvant survenir chez les résidents et le signaler, au besoin.
• Maintenir une aire de bureau ordonnée.
• D’autres tâches connexes, au besoin, peuvent inclure le soulèvement d’objets.

Développement durable :

• Participer à des événements communautaires et caritatifs auxquels participent la propriété, ses locataires ou ses employés.
• Aider à la mise en œuvre des programmes de durabilité et d’engagement de BentallGreenOak sur la propriété.
• Adopter et soutenir de manière proactive la culture de BentallGreenOak quant à la durabilité environnementale et la responsabilité sociale et d’entreprise.
• Soutenir les buts, les objectifs, les opérations et la stratégie de l’équipe pour les propriétés décrits par la direction.
• Autres tâches dans le cadre, l’esprit et l’objectif du poste, à la demande de la direction.

Votre identité :

• Expérience– Au moins deux ans d’expérience en forte activité de vente, en service à la clientèle, en immobilier, en hôtellerie ou en marketing.
• Formation– Diplôme d’études secondaires requis, diplôme d’études collégiales ou baccalauréat, souhaité.
• Bilingue - Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit)
• Compétences relationnelles– Doit posséder des aptitudes exceptionnelles pour la communication et les relations interpersonnelles, et de manière générale, aimer interagir avec le public.
• Compétences organisationnelles et multitâches– Esprit d’initiative, agilité, créativité et souplesse. Grand souci du détail et résolution de problèmes requis.
• Compétences informatiques– Compétences avancées avec Excel, Word, Outlook et maîtrise de Yardi.
• Disponibilité– Faire preuve de flexibilité en matière d’heures de travail. Du travail en soirée ou pendant les fins de semaine sera requis.
• Certificat de police– Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel accessibility@bgo.com en précisant: le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.