Job Description

Deine Aufgaben

DIE ROLLE
Qualitätsmanagement ist bei XU keine administrative Pflichtaufgabe. Es ist die Grundlage für nachhaltiges Wachstum, Akkreditierungssicherheit und exzellente Studienqualität.
In dieser Rolle stellst du sicher, dass unsere Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern verstanden, gelebt und kontinuierlich verbessert werden. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen Qualitätsmanagement, Fachbereichen und Präsidium und schaffst Transparenz, Struktur und Verlässlichkeit in zentralen Abläufen.
Du bist Treiber:in für ein funktionierendes, skalierbares Qualitätsmanagementsystem — von der Prozessmodellierung über die Umsetzung bis zur kontinuierlichen Optimierung. Gleichzeitig stellst du sicher, dass zentrale Entscheidungen sauber dokumentiert und konsequent nachverfolgt werden.

WAS DU VERANTWORTEST
Qualitätsmanagement & Prozesse (Fokus)

• Weiterentwicklung und operative Steuerung des Qualitätsmanagementsystems (z. B. PDCA, KVP)
• Modellierung, Dokumentation und Optimierung zentraler Hochschulprozesse
• Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und Richtlinien
• Monitoring von Maßnahmen, Fristen und Qualitätszielen
• Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Evaluationen
• Analyse von Ergebnissen sowie Ableitung und Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen
• Beratung von Fachbereichen und administrativen Einheiten zu QM-relevanten Themen

Gremienarbeit & Entscheidungsprozesse

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Meetings
• Erstellung von Agenden, Entscheidungsunterlagen und Präsentationen
• Protokollführung sowie strukturierte Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen
• Koordination und Aufbereitung von Themen für das Präsidium

Schnittstellen & Koordination

• Enge Abstimmung mit Fachbereichen, Instituten und administrativen Einheiten
• Einholung, Strukturierung und Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
• Sicherstellung transparenter Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse

Dein Profil

Must-haves

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Master), z. B. in BWL, Wirtschaftsingenieurwesen, Qualitätsmanagement oder vergleichbar
• Erste praktische Erfahrung im Qualitätsmanagement, Prozessmanagement oder in einer vergleichbaren Rolle
• Grundkenntnisse in QM-Methoden (z. B. PDCA, KVP; idealerweise erste Berührungspunkte mit ISO 9001)
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes analytisches und prozessorientiertes Denkvermögen
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte klar und adressatengerecht aufzubereiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse

Nice-to-haves

• Erste Erfahrung mit Audits, Evaluationen oder Reporting
• Kenntnisse im Hochschul- oder Bildungsumfeld
• Grundkenntnisse in Prozessmodellierung (z. B.RACI,BPMN, Visio,Signavio)
• Affinität zu digitalen Tools und strukturierter Dokumentation

Warum wir?

• Verantwortungsvolle und wirkungsstarke Rolle mit großem Gestaltungsspielraum im Qualitäts- und Prozessmanagement
• Aktive Mitgestaltung der Studienqualität und zentraler Hochschulprozesse mit sichtbarem Impact
• Dynamisches, wachsendes Hochschulumfeld mit hoher strategischer Relevanz von Qualitätsmanagement
• Enge Zusammenarbeit mit Fachbereichen, Verwaltung und Präsidium an zentralen Schnittstellen
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, in denen strukturierte Ideen schnell Wirkung entfalten
• Flexible Arbeitsstrukturen und ein moderner, prozessorientierter Arbeitsansatz
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung im QM-, Prozessmanagement- und Hochschulumfeld
• Arbeitsumfeld geprägt von Transparenz, Austausch und kontinuierlicher Verbesserung