Job Description

1 - Werken bij de VUB

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Voor ons Universitair Tandheelkundig Centrum zijn we op zoek naar een medewerker Onthaal & patiëntenadministratie. In deze functie ben je een centraal aanspreekpunt voor patiënten, tandartsen en assistenten. Je combineert patiëntencontact met telefonie, planning en administratieve opvolging.

In deze functie is het belangrijk dat je vlot schakelt tussen verschillende taken, prioriteiten kan stellen en ook tijdens drukke momenten vriendelijk, nauwkeurig en efficiënt blijft werken.

Hoe ziet jouw takenpakket eruit?

Onthaal en communicatie

• Je ontvangt en registreert patiënten en helpt hen op een vriendelijke en professionele manier verder.
• Je beantwoordt telefoons en e-mails vlot en correct in het Nederlands en Frans.
• Je zorgt voor heldere en professionele mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Je gaat rustig en assertief om met vragen, klachten en moeilijke situaties.

Planning en administratie

• Je plant, wijzigt en annuleert afspraken en volgt de agenda’s van tandartsen en behandelaars nauwkeurig op.
• Je verwerkt en actualiseert patiëntgegevens, dossiers, documenten en attesten.
• Je beheert mailboxen, lijsten, rapporteringen en opvolgingsdocumenten.
• Je bewaakt openstaande acties en zorgt voor een correcte en tijdige opvolging.

Efficiënte werking en samenwerking

• Je schakelt vlot tussen onthaal, telefonie, planning, mailbox en administratie en stelt daarbij de juiste prioriteiten.
• Je werkt nauw samen met collega’s, tandartsen, assistenten en studenten.
• Je signaleert knelpunten of fouten en denkt actief mee over praktische oplossingen.
• Je neemt initiatief en draagt bij aan een efficiënte en kwaliteitsvolle werking van het onthaal en de backoffice.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs
• Ervaring binnen medisch secretariaat, tandartsassistentie, mondhygiëne is een sterke meerwaarde
• Je spreekt en schrijft zeer vlot Nederlands en Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je communiceert vriendelijk, duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig en gestructureerd.Je kan snel schakelen tussen verschillende taken en vragen, zonder de opvolging uit het oog te verliezen.
• Je kan prioriteiten stellen en blijft efficiënt werken wanneer verschillende zaken tegelijk je aandacht vragen.
• Je bent klant- en patiëntgericht, discreet en betrouwbaar.
• Je bent zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar bent tegelijk een echte teamspeler die vlot samenwerkt met collega’s en zorgverleners.
• Je bent proactief en oplossingsgericht en wacht niet af wanneer je zelf actie kan ondernemen.J
• .e beschikt over een goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel, en maakt nieuwe digitale toepassingen snel eigen.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds - dee contract van bepaalde duur (1 jaar) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3 of 4.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 12/11/2026 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus in Jette in de 2de helft van november.

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Suzy Makengo via Suzy.Makengo@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: bepaalde duur (1 jaar)

Hoofdeenheid: Algemeen beheerder

Omvang: 1

Functie: Baliemedewerker

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: