Situering van de functie

Je komt terecht in een afdeling die instaat voor het facilitair beheer van eigen gebouwen alsook van deelnemers (steden en gemeenten, publieke organisaties,… ). Denk hierbij aan sportaccommodaties zoals publieke zwembaden, sporthallen en buitenterreinen. Binnen deze afdeling maak je deel uit van het team FM Staf onder de entiteit FM Beheer.
FM Beheer onderzoekt en werkt thematische onderwerpen uit en biedt op die manier ondersteuning aan de 2 andere entiteiten binnen FM; namelijk FM Onderhoud (technisch onderhoud en veilige exploitatie) en FM Projecten (nieuwbouw en renovaties).
FM Beheer is opgebouwd uit een aantal teams, waaronder FM Staf welke ondersteunend fungeert voor alle entiteiten binnen het departement Facilitair Management.

Functie

Als Medewerker FM Staf bied je administratieve ondersteuning binnen jouw eigen team, binnen het volledige departement Facilitair Management maar ook in functie van samenwerkingen met andere diensten van Farys (vb. Financiën, Aankoop, Marcom,…). Samen met het team streef je naar een kwalitatieve afhandeling van klantvragen en toevertrouwde taken op basis van je kennis van en ervaring met de processen en procedures die binnen het team van toepassing zijn. Je vormt een tandem met de andere collega Medewerkers en Deskundige in je team. Je hebt onder andere volgende taken:

• Je staat mee met het team in om de administratieve taken binnen de entiteiten op te nemen.
• Je werkt mee aan de opvolging van de documentenomgeving (Sharepoint, xECM,…) binnen het departement. Je controleert en stimuleert het uniform gebruik ervan binnen het departement.
• Je bent verantwoordelijke voor de verwerking en tijdige doorstroom van facturen binnen FM, wat een kerntaak binnen de functie vormt.
• Je staat mee in voor het begeleiden van nieuwe medewerkers en zorgt voor een welkom-gevoel door hen te steunen in de beginperiode.
• Je verwerkt moeilijke vragen binnen het team (vb. klachten, rechtzettingen).
• Je plaatst bestellingen van materialen via onze portalen en staat mee in voor het beheer en aanvragen van uitleenmateriaal.
• Je werkt actief mee aan de procedures, flows en cursussen om de administratie en de interactie met de andere diensten te verbeteren.
• Je beheerst alle basistaken van FM Staf en neemt enkele specifieke taken in het team voor jouw rekening (vb. behandelen van binnenkomende telefoons en mails, aanvragen tot bestellingen, bewaken van administratieve processen en procedures, opvolgen van de FM mailbox(en), het correct opzetten alsook opvolgen en laten ondertekenen van contracten en documenten…).
• Je fungeert als back-up voor je collega’s tijdens hun afwezigheid om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen (administratie en onthaal).

Vanuit een inhoudelijke kennis, opdrachten uitvoeren en ondersteuning bieden aan collega’s en leidinggevenden.

• Samenstellen, controleren, verwerken en beheren van de toevertrouwde taken.
• Via inzicht haalbare oplossingen en adviezen formuleren.
• Specifieke kennis en expertise inbrengen om opdrachten kwaliteitsvol af te werken.
• Ondersteuning bieden in diverse rapportages eigen aan de werking binnen het team.
• Gericht uitbreiden van de kennis en expertise.

Een optimale dienstverlening garanderen via het oplossingsgericht opnemen van taken en klantvragen.

• Prioriteiten stellen bij het starten van opdrachten om deze tijdig af te werken en hierin de nodige flexibiliteit vertonen.
• Het eigen werk kritisch beoordelen om de kwaliteit ervan te garanderen.
• Opvolgen van en communiceren over de stand van zaken

De efficiëntie van de operationele entiteit helpen optimaliseren via het ondersteunen van collega’s, overleggen en rapporteren aan de leidinggevende.

• Knelpunten in processen en procedures ontdekken en/of capteren en bespreekbaar maken.
• Initiatief nemen zoals bijvoorbeeld spontaan hulp bieden, oplossingen voorstellen, etc.

Profiel

• Je bezit een diploma Hoger Secundair Onderwijs.
• Je kan minstens een eerste relevante ervaring aantonen in administratie in een technische of dienstverlenende omgeving met het verzorgen van dienstverlening, het verwerken van facturen, het opmaken van brieven en mails, opvolgen van bestellingen , input in systemen,….
• Je kan vlot overweg met de courante softwaretoepassingen in een administratieve omgeving; ervaring in een ERP-omgeving strekt tot aanbeveling en ervaring met SAP is helemaal een troef.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming.
De plaats van tewerkstelling is Gent.
Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature.
De selectieprocedure bestaat uit:

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.