Job Description

Title: Manager, People Operations & Systems

Level: Manager

Reports to: Senior Manager, People Team Lead

Salary Range: $75,000 - $90,000 per annum

Preferred Location(s):Remote, Canada

Language Requirements: English required; French is an asset.

As Castlemain continues to grow across programs and regions, we’re evolving how we support our people. The Manager, People Operations & Systems plays a pivotal role in strengthening our systems, data, and processes, helping ensure the People Team operates efficiently, accurately, and strategically.

This role is responsible for the end-to-end ownership of People systems, data, and employee lifecycle processes, including onboarding, offboarding, and status changes. You will lead the optimization of tools such as UKG and Kantata, develop reliable reporting and dashboards, and build streamlined, user-friendly processes that enable the People Team and leaders to operate with confidence.

This is a hands-on role with meaningful influence, ideal for someone who thrives at the intersection of systems, process, and people.

About Castlemain

Castlemain is a communications and engagement firm that specializes in Indigenous settlements. We partner with clients committed to righting the wrongs of the past and investing in better pathways forward. Our team is dedicated to providing trauma-informed, culturally safe communications and community support programs.

The First Nations Child and Family Services and Jordan’s Principle Settlement is aimed at compensating those harmed by discriminatory underfunding of the First Nations Child and Family Services Program, as well as those impacted by the federal government’s narrow interpretation of Jordan’s Principle. The Settlement Agreement was approved by the Federal Court on October 23, 2023.

Key Responsibilities

Systems & Process Optimization

• Own and manage Castlemain’s HRIS (UKG) and related systems (e.g., Kantata, reporting tools).
• Lead system configuration, optimization, testing, and documentation.
• Ensure data accuracy, integrity, and alignment across systems.
• Partner with IT, vendors, and internal stakeholders on integrations, enhancements, and issue resolution.

Reporting & Analytics

• Design and deliver recurring People reports and dashboards (e.g., headcount, turnover, PTO, lifecycle metrics).
• Translate People data into clear, actionable insights for leaders.
• Conduct regular audits to ensure data accuracy, compliance, and consistency.
• Support ad hoc data requests and organizational planning initiatives.

Operational Excellence

• Own end-to-end onboarding, offboarding, and status change processes, ensuring each step is timely, compliant, and well-documented.
• Standardize and improve People Team workflows and templates.
• Support implementation of new People programs, policies, and initiatives.
• Identify opportunities to reduce manual work, rework, and operational risk.

Training & Support

• Act as the primary point of contact for People systems questions and support.
• Develop and deliver training, guides, and documentation
• Support change management related to systems or process updates.
• Enable consistent and confident use of People systems across the organization.

Qualifications:

Required:

• 5-7 years of experience in People Operations, HRIS, or People Systems roles.
• Successful background check.

What You Bring

• Experience with UKG (UltiPro); Kantata experience an asset.
• Strong technical and analytical capability (Excel required; Power BI or similar tools an asset).
• Proven experience owning systems, processes, and data end to end.
• Highly detail-oriented with a strong commitment to accuracy and follow-through.
• Collaborative, proactive, and comfortable working across teams and priorities.
• Passion for process improvement and building sustainable operations.
• Self-identifying as Indigenous and/or having lived or worked experience with Indigenous communities is considered an asset.

More generally, we are looking for someone who:

• Shares a passion for partnering with Indigenous communities to support their plans and goals.
• Demonstrates a passion for learning, both to improve your skill set as well as develop a better understanding of our clients and our company.

Work conditions

• Tight deadlines
• We encourage a hybrid work model (where possible) and encourage individuals attend their closest office if they are within a 45 km radius 3 days per week. If outside of this radius we encourage individuals to attend functions when possible, to help drive connection to local colleagues and support a strong company culture.

Application Deadline: Open until filled

An Equitable Employer:

Castlemain is committed to advancing equity, diversity, and inclusion in all its forms, a commitment that enriches our company culture, the ideas that we generate, and the quality of service that we provide our clients.

We encourage applications from Indigenous communities, racialized communities, women, persons with disabilities, LGBTQ2S+ people, and people from other historically marginalized communities.

Castlemain is committed to providing employment accommodation under the Human Rights Code and the Accessibility Disabilities Act. If you require accommodation during the recruitment process, please let us know, and we will work with you to meet your needs.

de poste — Gestionnaire, opérations et systèmes des ressources humaines (People)

Brève description 

Ce poste axé sur l’essai pratique de systèmes consiste à assumer la responsabilité globale des systèmes des ressources humaines (People), des données et des processus liés au cycle de vie des membres du personnel, y compris l’intégration de nouveaux membres, les départs et les changements de statut. Vous dirigerez l’optimisation d’outils, tels que UKG et Kantata, élaborerez des rapports et des tableaux de bord fiables et mettrez en place des processus simplifiés et conviviaux qui permettront à l’équipe et aux dirigeants des ressources humaines (People) de travailler en toute confiance.

Titre :Gestionnaire, opérations et systèmes des ressources humaines (People) 

Niveau :Gestionnaire

Poste relevant de :  Gestionnaire principale, responsable de l’équipe des ressources humaines (People)

Fourchette salariale : 75,000 - $ 90,000 par année 

Lieu(x) de prédilection : à distance, au Canada

Exigences linguistiques : L’anglais est requis; le français est un atout.

Résumé

Alors que Castlemain continue à prendre de l’expansion dans l’ensemble de ses programmes et des régions, nous progressons quant à la manière dont nous soutenons nos gens. La ou le responsable des opérations et des systèmes des ressources humaines (People) joue un rôle essentiel lorsqu’il s’agit de renforcer nos systèmes, nos données et nos processus, en contribuant à s’assurer que l’équipe des ressources humaines (People) fonctionne efficacement, stratégiquement et avec précision.

Ce poste implique d’assumer la responsabilité globale des systèmes, des données et des processus liés au cycle de vie des membres du personnel, y compris l’intégration de nouveaux membres, les départs et les changements de statut. Vous dirigerez l’optimisation d’outils, tels que UKG et Kantata, élaborerez des rapports et des tableaux de bord fiables et mettrez en place des processus simplifiés et conviviaux qui permettront à l’équipe des ressources humaines et aux dirigeants de travailler en toute confiance.

Il s’agit d’un poste axé sur l’essai pratique de systèmes et exerçant une influence significative, idéal pour une personne pour qui le croisement entre les systèmes, les processus et des ressources humaines est stimulant.

À propos de Castlemain :

Castlemain est une entreprise de communication et d’engagement spécialisée dans les règlements concernant les Autochtones.  Nous travaillons en partenariat avec des clients qui s’engagent à réparer les torts du passé et à investir dans de meilleures perspectives. Notre équipe se consacre à fournir des programmes de communication et de soutien communautaire adaptés aux traumatismes et respectueux des cultures.

Le  règlement relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan vise à indemniser les personnes lésées par le sous-financement discriminatoire du programme des services à l’enfance et à la famille des Premières Nations, ainsi que celles touchées par l’interprétation restrictive du principe de Jordan par le gouvernement fédéral. La Cour fédérale a approuvé l’entente de règlement le 23 octobre 2023.  

Responsabilités principales

Optimisation des systèmes et des processus

• Assumer la responsabilité du Système d’information sur les ressources humaines (SIRH) (dans UKG) de Castlemain et des systèmes connexes (par exemple, Kantata, outils d’établissement de rapports) et les gérer.

• Diriger la configuration, l’optimisation, les mises à l’essai et la documentation des systèmes.

• Assurer l’exactitude, l’intégrité et l’harmonisation des données entre les systèmes.

• Collaborer avec l’équipe des technologies de l’information (TI), les fournisseurs et les parties prenantes internes aux fins d’intégrations, d’améliorations et de résolution des problèmes.

Rapports et analyses

• Concevoir et fournir des rapports et des tableaux de bord récurrents sur les ressources humaines (People) (par exemple, effectifs, rotation du personnel, congés payés, indicateurs du cycle de vie).

• Traduire les données sur les ressources humaines en informations claires et exploitables pour les dirigeants.

•  Effectuer régulièrement des vérifications afin d’assurer l’exactitude, la conformité et la cohérence des données.

• Soutenir les demandes de données ad hoc et les initiatives de planification organisationnelle.

Excellence opérationnelle

• Assumer de bout en bout la responsabilité des processus d’intégration, de départ et de changement de statut, en veillant à ce que chaque étape soit effectuée en temps opportun, conforme et bien documentée.

• Normaliser et améliorer les flux de travail et les modèles de l’équipe des ressources humaines (People).

• Soutenir la mise en œuvre de nouveaux programmes, politiques et initiatives en matière de ressources humaines (People).

• Cerner les possibilités de réduire le travail manuel, les remaniements et les risques opérationnels.

Formation et soutien

• Agir comme point de contact principal pour les questions et les demandes de soutien relatives aux systèmes des ressources humaines (People).

• Élaborer des cours de formation et tenir des séances de formation; élaborer des guides et de la documentation et les distribuer.

• Favoriser la gestion du changement liée aux mises à jour des systèmes ou des processus.

• Permettre une utilisation cohérente et sûre des systèmes des ressources humaines (People) dans l’ensemble de l’organisation.

Qualités :

Essentielles :

• De cinq (5) à sept (7) ans d’expérience dans des fonctions liées aux opérations ou aux systèmes des ressources humaines ou au SIRH.

• Vérification réussie des antécédents.

Ce que vous apportez à l’équipe

• Expérience avec le système UKG (UltiPro); une expérience avec le système Kantata est considérée comme un atout.

• Solides compétences techniques et analytiques (une connaissance d’Excel est requise; une connaissance de Power BI ou d’outils similaires est considérée comme un atout).

• Expérience avérée en gestion de systèmes, de processus et de données de bout en bout.

• Grand souci du détail et rigueur en matière de précision et de suivi.

• Esprit de collaboration, proactif(-ve) et à l’aise de travailler avec différentes équipes et priorités.

• Grand intérêt lorsqu’il s’agit d’améliorer des processus et de mettre en place des opérations durables.

• L’auto-identification comme Autochtone et/ou une expérience de vie ou de travail au sein de communautés autochtones sont considérées comme un atout.

De manière plus générale, nous recherchons une personne qui :

• Partage une passion pour le partenariat avec les communautés autochtones afin de soutenir leurs projets et leurs objectifs;

• Démontre un fort intérêt pour l’apprentissage, tant pour perfectionner ses compétences que pour mieux comprendre nos clients et notre entreprise.

Conditions de travail :

• Échéanciers serrés

• Nous favorisons un modèle de travail hybride et nous encourageons les membres du personnel à se rendre au bureau le plus proche s’ils se trouvent dans un rayon de 45 km, trois (3) jours par semaine.  En dehors de ce rayon, nous encourageons les membres du personnel à se rendre au bureau dans la mesure du possible, afin de favoriser les liens avec leurs collègues locaux et de favoriser une forte culture d’entreprise.

Date limite pour poser sa candidature : jusqu’à ce que le poste soit pourvu

Un employeur équitable :

Castlemain s’engage à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion sous toutes leurs formes. Cet engagement enrichit notre culture d’entreprise, les idées que nous générons et la qualité des services que nous offrons à nos clients.

Nous encourageons les candidatures des communautés autochtones, des communautés racialisées, des femmes, des personnes en situation de handicap, des personnes de la communauté LGBTǪ2S+ et des personnes issues d’autres communautés historiquement marginalisées.

Castlemain s’engage à fournir des mesures d’adaptation à l’emploi en vertu du Code des droits de la personne et de la Loi provinciale sur l’accessibilité pour les personnes handicapées. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous collaborerons avec vous afin de répondre à vos besoins.