Standplaats Den Haag Contractduur 12 maanden Uren per week 36 - 36 Maandsalaris €3.097,00 - €3.984,00 Salarisniveau Schaal 07 - Schaal 07 Niveau MBO 4 Vakgebied Administratief / secretarieel Vacaturenummer 79651 Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Functiegroep Managementondersteuner
Als managementondersteuner ben jij een belangrijke steun voor het managementteam van de directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid (OWB). Je zorgt dat de directeur en MT-leden hun werk goed kunnen doen, doordat jij overzicht houdt, vooruitdenkt en zaken tot in de puntjes regelt. Je werkt daarbij in een klein en hecht team met een open en informele sfeer.
Geen dag is hetzelfde. Je beheert agenda’s en mailboxen, houdt vergaderverzoeken en afspraken bij en zorgt dat acties op tijd worden opgevolgd. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en handelt telefoon, e-mail en post zorgvuldig af. Daarbij kijk je verder dan alleen je eigen taken: je ziet wat er nodig is en pakt dit proactief op.
Dat vraagt om overzicht en het vermogen om snel te schakelen. Er kan zomaar iets tussendoor komen waardoor je je planning moet aanpassen. Jij weet dan goed wat voorrang heeft, stemt af met collega’s en zorgt dat het werk doorgaat. Je werkt daarbij nauw samen met de andere collega’s van het secretariaat.
Voor de medewerkers van de directie ben je bovendien een belangrijke vraagbaak voor organisatorische en administratieve zaken. Met jouw aanpak, betrokkenheid en gevoel voor wat er speelt, zorg je ervoor dat het management en de directie op jou kunnen rekenen.
Opleiding: Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting.
Ervaring: Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner. Je hebt ervaring met het beheren en coördineren van meerdere agenda’s, het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en het ondersteunen van een managementteam in de dagelijkse werkzaamheden.
Digitale vaardigheden: Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen. Je werkt gemakkelijk met Microsoft 365, SharePoint en CRM-systemen. Ook schrijf je heldere en foutloze e-mails in het Nederlands.
Plannen en organiseren: Je bent sterk in plannen en organiseren en weet goed overzicht te houden. Je bewaakt agenda’s, deadlines en actiepunten en zorgt dat afspraken en benodigde documenten op tijd geregeld zijn.
Zelfstandig en samenwerken: Je kunt zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden. Tegelijkertijd werk je graag samen en zoek je collega’s actief op wanneer dat bijdraagt aan de kwaliteit en efficiëntie van het werk.
Klantgericht en proactief: Je bent klantgericht, denkt vooruit en vraagt door naar wat een manager of collega nodig heeft. Je signaleert waar ondersteuning nodig is en pakt dit uit jezelf op, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van een presentatie of het opvolgen van actiepunten.
Salarisniveau Schaal 07 - Schaal 07 Salarisomschrijving Maandsalaris €3.097,00 - €3.984,00 Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Contractduur 12 maanden Minimaal aantal uren per week 36 Maximaal aantal uren per week 36
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.
https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap
Directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid
OWB is een directie van ongeveer 75 mensen verdeeld over 10 teams. Mensen die er werken zijn betrokken bij hun werk, bij het beleidsterrein en bij elkaar. Zij werken aan uiteenlopende thema’s zoals onderzoeks-infrastructuur, talentontwikkeling, kennisecosystemen, het nationale wetenschapsstelsel, Europese onderzoeks- programma’s en internationale samenwerking. De directie werkt veel samen met andere departementen, landen in Europa en daarbuiten en internationale organisaties zoals de Europese Commissie. OWB heeft een laagdrempelig, toegankelijke, informele, open organisatiecultuur met korte lijnen. We gaan uit van eigen verantwoordelijkheid, maar denken graag met elkaar mee of helpen elkaar als het nodig is.
Je komt terecht in een hecht team van vijf managementondersteuners. We zijn een gezellig en betrokken team waarin we voor elkaar klaarstaan, graag met elkaar lachen en altijd ruimte maken voor een goed gesprek.
Tegelijkertijd weten we ook van aanpakken. De agenda’s zijn gevuld, er gebeurt veel en samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt.
We vinden het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn en dat we elkaar versterken. We werken nauw samen, helpen elkaar wanneer dat nodig is en denken met elkaar mee. Is het even druk? Dan zetten we samen de schouders eronder. Is er ruimte voor een praatje of een grapje tussendoor? Dan maken we daar natuurlijk graag gebruik van.
Als nieuwe collega word je onderdeel van een team waarin samenwerken, vertrouwen en werkplezier centraal staan. Je krijgt de ruimte om je eigen verantwoordelijkheid te nemen, maar staat er nooit alleen voor. We delen kennis en ervaring met elkaar en vinden het belangrijk dat iedereen zich prettig voelt binnen het team.
Kortom: een fijne werkomgeving waarin hard wordt gewerkt, met gezelligheid. We zijn daarom op zoek naar een nieuwe collega die goed past binnen ons team, energie krijgt van samenwerken en het leuk vindt om samen met ons ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is.
www.werkenbijocw.nl
Voor meer informatie over deze vacature:
Susanne Caarls, MT-lid OWB
06-52367511
Marie- Louise Vos, Directiesecretaris OWB
06-46849116
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl
Op vrijwel alle werkterreinen en functieniveaus biedt de Rijksoverheid leuke en boeiende banen. Vacatures zijn bovendien in heel Nederland te vinden. Waar voor jou precies de mogelijkheden liggen hangt onder andere samen met je vooropleiding. Zowel met een mbo- of hbo-diploma als met een universitaire studie kun je bij de Rijksoverheid uitstekend terecht.
Als je eerst eens kennis wilt maken, dat kan ook. Bijvoorbeeld in de vorm van een rijkstraineeship, financial traineeship, audit traineeship, juridisch (vak)traineeship of stage. Of je nu een doener of meer een denker bent, een adviseur of een ondersteunende kracht. Heb je bijvoorbeeld leidinggevende aspiraties, organisatorisch talent of verdiep je je liever in nieuwe dossiers over onderwijs, kunst of landbouw? Bij de Rijksoverheid kun je alle kanten op.
