Job Description

Werk jij graag in de geestelijke gezondheidszorg? En ben jij een echte organisator die overzicht houdt, snel schakelt en graag ontzorgt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je komt terecht bij de Voordeur van Arkin, in een diverse en dynamische omgeving, waar praktijkondersteuners, onderzoek, preventie en collega’s uit verschillende specialismen samenkomen.

De Arkin Voordeur draagt bij aan het bevorderen van de mentale gezondheid en het voorkomen van ggz. En als ggz toch nodig is, organiseert de Voordeur deze zo optimaal en cliënt- en verwijzersvriendelijk mogelijk. De Voordeur heeft een brugfunctie, is een kennis- en expertisecentrum en is toegankelijk, klantvriendelijk en dienstverlenend. Onder de Arkin Voordeur vallen de volgende afdelingen: Centrale Aanmelding, Centraal Bureau Plaatsing, POH-GGZ, Preventie Volwassenen en Ouderen en de Academische werkplaats Shift Left.

De Voordeur kenmerkt zich door een open, warme en gezellige werksfeer waarin collega’s oog hebben voor elkaar. Je komt terecht op een afdeling met gezamenlijke lunchmomenten en leuke teamuitjes.

Wat ga je doen?
Als managementassistent bied je, samen met de directiesecretaresse, secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere managers binnen de afdeling Voordeur. Samen zorgen jullie voor overzicht en structuur. Je houdt je onder andere bezig met:

Ondersteuning van de managers

• Agendabeheer en het plannen van afspraken
• Beheren van e-mailverkeer
• Opstellen en redigeren van e-mails, overzichten en presentaties
• Bijhouden en bewaken van personeelsarchief

Ondersteuning van de Voordeur

• Organiseren van teamuitjes
• Beantwoorden van praktische vragen en verstrekken van informatie
• Plaatsen en monitoren van bestellingen

Algemene werkzaamheden

• Ondersteunen bij personeelsmutaties en roosters
• Ondersteunen bij het regelen van facilitaire zaken
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
• Signaleren van knelpunten en hierop actie ondernemen

Je werkt nauw samen met de directiesecretaresse van De Voordeur en bent daarbij regelmatig fysiek aanwezig op de hoofdlocatie aan de Klaprozenweg in Amsterdam-Noord.

Daarnaast heb je je eigen takenpakket, waarbij je structurele ondersteuning biedt aan de manager van de Centrale Aanmelding (CAA) en het Centraal Bureau Plaatsing (CBP). Ook ondersteun je, op projectbasis, de verschillende managers die betrokken zijn bij projecten van De Voordeur, zoals Mentaal Gezond in Noord, het Mentale Gezondheidsnetwerk en Klaar voor de Start.

Wij bieden jou

• Arbeidsvoorwaarden volgens de CAO GGZ, schaal 45 (min. € 3.088,- en max € 4.149,- bruto op basis van 36 uur);
• Een jaarcontract voor 24 uur per week en de mogelijkheid tot vast contract bij 12 maanden; 
• Een eindejaarsuitkering en vakantiegeld van 8,33%, vakantiegeld en je bouwt een pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn; 
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets of een km vergoeding; 
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer; 
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen; 
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei;
• Onbeperkt toegang tot het platform Psyflix. Hierdoor kun je alle video’s bekijken, je kunt meedoen aan masterclasses en kun je ook accreditatiepunten behalen;
• Toegang tot de Arkin Academie voor professionele ontwikkeling en * *Onbeperkt toegang tot Good Habits voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf, opleiding, aanvullende reiskostenvergoeding en opleidingen;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen.
• Collega aandragen? Ontvang in totaal een aanbrengbonus van €1000,- bruto.

Wat breng je mee?

· Je bent servicegericht, werkt zorgvuldig en gaat discreet om met informatie.

· Je houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden.

· Ook als het druk is, blijf je rustig en denk je in oplossingen.

· Je vindt het leuk om anderen te ondersteunen en ziet wat er nodig is om processen goed te laten verlopen.

Daarnaast heb je:

· Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding (hbo werk- en denkniveau);

· Ervaring met administratieve werkzaamheden;

· Goede communicatieve vaardigheden;

· Ervaring met digitale systemen zoals MS Teams, Word en Excel;

· Een proactieve en servicegerichte houding;

· Bij voorkeur kennis van systemen zoals YouForce en OWS;

· Ervaring in een vergelijkbare functie is gewenst, maar geen vereiste.

Meer weten over deze vacature?
Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Fenna Ebbinge , Directiesecretaresse Voordeur via 06 15833994.

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Interne kandidaten hebben voorrang in de procedure. Reageren kan zolang de vacature online staat. Hebben wij een nieuwe collega mogen verwelkomen dan wordt de vacature gesloten.