Job Description

Vacature kenmerken

Standplaats
Utrecht
Contractduur
24 maanden
Uren per week
38 - 38
Maandsalaris
€2.976,00 - €3.924,00
Salarisniveau
Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
Niveau
MBO 4
Vakgebied
Administratief / secretarieel
Vacaturenummer
72564
Dienstverband
Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​​
Functiegroep
Burger​

Functieomschrijving

Als managementassistent ben jij de organisatorische spil van de afdeling. Jij zorgt ervoor dat het management optimaal wordt ondersteund, zodat zij zich kunnen richten op de inhoudelijke uitvoering van het programma.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• beheren en coördineren van agenda’s en afspraken van het management
• plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• samenstellen en verspreiden van vergaderstukken
• notuleren en uitwerken van verslagen
• bewaken van voortgang van afspraken en besluiten
• verzorgen van correspondentie, nota’s en brieven
• beheren en opzetten van archieven en dossiers
• verzamelen en verwerken van informatie voor managementrapportages
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• organiseren en begeleiden van bezoeken en delegaties

Daarnaast lever je organisatorische ondersteuning bij uiteenlopende administratieve en coördinerende werkzaamheden binnen de afdeling.

Functie-eisen

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een proactieve en georganiseerde professional die overzicht houdt en gemakkelijk schakelt in een dynamische omgeving.

Je beschikt over:
• MBO-4 werk- en denkniveau
• kennis van administratieve procedures en archivering
• ervaring met digitale archiveringssystemen
• goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• vaardigheid in plannen, organiseren en notuleren

Competenties die belangrijk zijn:
• communicatiefvaardig
• omgevings- en organisatiebewust
• resultaatgericht
• nauwkeurig
• sterk in plannen en organiseren
• samenwerken.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau
Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
Salarisomschrijving
Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
Maandsalaris
€2.976,00 - €3.924,00
Dienstverband
Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​​
Contractduur
24 maanden
Minimaal aantal uren per week
38
Maximaal aantal uren per week
38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

De stafafdeling van het Defensie Ondersteuningscommando geeft gespecialiseerd advies en verleent ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de divisies, bedrijven, dienstencentra en instituten hun kernactiviteiten uit voeren. De staf van het Defensie Ondersteuningscommando bestaat uit 8 afdelingen en 3 bijzondere organisatie-eenheden.
Deze zorgen samen voor zaken als personeelsbeleid, communicatie, inkoop, gebouwen en grondgebied, bestuursondersteuning, integriteitsbewustzijn, militaire muziek en toezicht op militaire gezondheidszorg.

Bij de aansturing van de divisies en de NLDA wordt C-DOSCO ondersteund door verschillende stafelementen waaronder de Kernstaf, die bestaat uit een Kabinet, de afdeling Communicatie en de afdeling Bestuursondersteuning.
Doelstelling van het Kabinet is het uitvoeren van ondersteunende processen en het leveren van ondersteunende diensten en producten voor C-DOSCO, PC-DOSCO en DF&C om hen in staat te stellen tijdig en goed geïnformeerd hun werk uit te voeren.
Het Kabinet bestaat naast functionaris uit een Adjudant C-DOSCO, Stafofficier Kabinet, managementassistente C-DOSCO, secretaresse Kernstaf, chauffeur C-DOSCO, medewerker ondersteuning Kabinet en een Coördinator Lokale Vertrouwenspersonen.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer Guido Wannyn, Projectfunctionaris CDOC
GV.Wannyn@mindef.nl
06-42733050

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw Juliette Geerts, HR-adviseur
JVM.Geerts@mindef.nl
06-58920394