Job Description

Wat je gaat doen

• Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer van het managementteam (inclusief directeur) en coördineert de voorbereiding rond afspraken.
• Je hebt contact met verschillende in- en externe partijen (lokale, regionale als landelijke instanties) en je kunt “onderliggende” vragen en opmerkingen goed inschatten en daar, waar nodig, actie op ondernemen
• Je bewaakt en beheert de mailbox zelfstandig en in afstemming. Dit vraagt om samen een reflectieve werkwijze te ontwikkelen. Ervaring en voorstellen hierin worden verwacht.
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het MT-overleg.
• Je organiseert in samenwerking met het verantwoordelijke MT-lid bijeenkomsten en vergaderingen en bereidt deze voor. Je verricht ondersteunende activiteiten in diverse systemen, zoals bestellingen, facturatie, archivering en andere zaken.
• Je zorgt dat je op de hoogte bent van actuele zaken die spelen binnen de HAN, zodat je hier op in kunt spelen.
• Je vervult samen met je collega's de rol van klachtenfunctionaris, wat inhoudt dat je verantwoordelijk bent voor het bewaken van het proces, het beheren van de administratie en het nauwkeurig vastleggen van beslissingen. Als klachtenfunctionaris fungeer je tevens als adviseur en notulist bij de gesprekken, zowel tijdens het horen als het wederhoren;
• Je maakt proactief voorstellen die leiden tot het verbeteren van werkprocessen;
• Je werkt samen in het directiesecretariaat in een ondersteuningsteam van het management van de academie.

Dit zoeken wij in jou

De veelheid van zaken die passeren, maakt dat geen dag hetzelfde is. Werken onder druk met hoge piekbelasting is voor jou geen probleem en daar functioneer je dan ook met veel plezier goed bij.

Je kunt goed de rust bewaren, bent communicatief vaardig, daadkrachtig en in staat om verbanden te leggen. Je hebt een proactieve werkhouding, accuraat, service-gericht en je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Je beschikt over een bachelor werk- en denkniveau. Je bent zeer bedreven in het werken met MS Office-applicaties en je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.