Job Description

Kom werken als management assistent / medewerker secretariaat binnen een innovatieve en inhoudelijk interessante organisatie. Door alles goed te regelen voor onze managers en behandelaren, zorg jij met jouw werkzaamheden voor een prachtige bijdrage aan de continuïteit van de zorg van Jellinek!

Voor de kliniek en polikliniek van Jellinek Amsterdam zijn we op zoek naar een management assistent/medewerker secretariaat. Jij bent iemand die graag andere mensen helpt. Daarnaast ben je administratief handig, kan je goed multi-tasken en organiseren en voel je je thuis binnen de (poli)klinische zorg in de GGZ.

Wat ga je doen?

Je verzorgt samen met twee directe collega’s de secretariële ondersteuning van de managers bedrijfsvoering en behandelzaken van het poliklinisch team, het dag/klinisch team en Minnesota team aan de Jacob Obrechtstraat in Amsterdam. Hieronder valt o.a. het verwerken van personeelsmutaties, ziek- en herstelmeldingen en het bijhouden van het roosterprogramma. Ook plan je afspraken in en bent vraagbaak op diverse gebieden voor de medewerkers van de teams. Daarnaast werk je samen met de andere managementassistenten van Jellinek Amsterdam en vang je elkaars werk op tijdens vakanties.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je zorgt voor de invoer en verwerking van personeelsmutaties en ziek- en herstelmeldingen in YouForce en het bijhouden van het roosterprogramma OWS;
• Je verzorgt o.a. agendabeheer van de managers, handelt telefoon- en e-mailverkeer af, plant afspraken in en doet bestellingen;
• Je zorgt voor een goede afhandeling van facturen en de (digitale) kleine kas;
• Je bent de vraagbaak voor de behandelaren uit de teams, denk hierbij aan verlofzaken, inplannen van groepsruimtes en allerlei andere soorten vragen;
• Je kent de lijntjes binnen Jellinek en Arkin en weet waar je moet zijn om zaken te regelen;
• Samen met je collega’s houd je de aanmeldingen bij van de interne trainingen, maakt waar nodig inwerkschema’s voor nieuwe medewerkers, vangt nieuwe medewerkers op tijdens hun eerste werkdag en verzorgt de wekelijkse nieuwsbrief;
• Je draagt zorg voor een efficiënte en optimale planning van de werkzaamheden en brengt actief structuur aan in de dagelijkse gang van zaken;
• Je signaleert en inventariseert knelpunten omtrent efficiëntie en stelt praktische verbeterpunten aan de orde.

Wij bieden

• Een jaarcontract voor 32-36 uur, met de intentie om dit te verlengen of om te zetten in een vast contract
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO GGZ, FWG 50 € 3456,- tot € 4579,- bruto per maand op basis van 36 uur
• 8,33% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering
• Pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn

Daarnaast biedt Arkin aantrekkelijke extra arbeidsvoorwaarden:

• Volledige vergoeding van woon‑werkverkeer met OV (2e klas) of een kilometervergoeding, we bieden geen parkeergelegenheid aan op de locatie Jacob Obrechstraat;
• Een jaarlijks balansbudget van € 1.000,- (naar rato dienstverband)
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget tot € 100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uur per week)
• Toegang tot het vitaliteitsplatform Nrgize
• Een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor extra verlof of een fiets

·Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;

Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op lange termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei. Hiervoor hebben we een breed trainingsaanbod.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een relevant MBO-4 diploma, bijvoorbeeld office & management support;
• Je hebt ervaring met MS office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint), hebt affiniteit met IT en bent in staat om nieuwe systemen snel eigen te maken;
• Je bent positief, gastvrij, denkt mee en bent oplossingsgericht.
• Je werkt gestructureerd en kunt goed overzicht bewaren;
• Je houdt van werken in een klein team en de dynamiek van een grote afdeling;
• Je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als in geschrift;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie, hebt goede sociale vaardigheden zoals tact, gevoel voor verhoudingen en omgaan met verschillende belangen;
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• Ervaring met Youforce en OWS is een pre.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vast onderdeel van onze sollicitatieprocedure, zodat we samen zorgen voor een veilige en betrouwbare werkomgeving.

Voor meer informatie of eventuele vragen over de functie kun je contact opnemen met Lisa Bos (manager bedrijfsvoering polikliniek Amsterdam) via 06-15877527.