Job Description

· Nazwa stanowiska: Koordynator/Koordynatorka projektów

· Miejsce pracy: Łódź, ul. Aleksandrowska 127

· Raportowanie: Kierownik Zespołu Rozwoju Projektów

· Cel stanowiska: Zapewnienie porządku administracyjnego w ramach realizowanych projektów. Nadzór nad dokumentacją, harmonogramami, komunikacją projektową i raportowaniem w projektach.

Twój zakres obowiązków:

• Zarządzanie dokumentacją w projekcie:

1. Tworzenie i aktualizowanie WBS projektów według wskazówek kierowników

2. Prowadzenie historii dokumentacji projektów – komunikacja mailowa, tradycyjna:

· dbanie o archiwum wymiany informacji w projekcie

· przekazywanie dokumentacji na serwer wymiany z klientem

· rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, przygotowanie draftu odpowiedzi na korespondencję formalną, uwzględnianie terminów odpowiedzi na pisma

· rozsyłanie pism i dokumentów po akceptacji kierowników

· dystrybucja dokumentacji technicznej pomiędzy zespołami projektowymi

• Obsługa komunikacji w projekcie:

1. Umawianie spotkań projektowych oraz aktywne uczestnictwo w spotkaniach - przygotowywanie notatek ze spotkań i raportów, np. lessons learned

2. Zarządzanie kalendarzem terminów kontraktowych

· aktualizacja harmonogramów projektu

· monitorowanie terminów i kamieni milowych

• Wsparcie procesowe i raportowanie w projektach:

1. Przygotowywanie raportów statusowych

2. Prowadzenie rejestru ryzyk oraz backlogu i action logu projektów

3. Aktualizacja danych w Systemach Zarządzania Projektami

4. Wspieranie kierowników we wdrażaniu i utrzymywaniu standardów projektowych (szablony, procedury, checklisty)

5. Udział w usprawnianiu procesów projektowych - dokumentowanie dobrych praktyk w obszarze koordynacji i zarządzania projektami

Nasze oczekiwania wobec Ciebie

· Bardzo dobra organizacja pracy - systematyczność w działaniu, skrupulatność, dokładność (praca w środowisku regulowanym - konieczność zwracania uwagi na zapisy prawne i wiążące ustalenia z klientem)

· Komunikatywność, uważność i umiejętność słuchania

· Asertywność organizacyjna (pilnowanie terminów, przypominanie)

· Umiejętność priorytetyzacji i realizacji wielu zadań

· Gotowość do pełnienia roli wspierającej i koordynacyjnej

· Minimalne doświadczenie w pracy administracyjnej lub koordynacyjnej

· Znajomość języka angielskiego umożliwiająca komunikację zarówno ustną jak i pisemną w obszarze administracji projektowej

· Dobra znajomość programu Excel i środowiska M365

Mile widziane:

· Wykształcenie z obszaru zarządzania lub realizacji projektów

· Znajomość metodyki i zainteresowanie dziedziną realizacji projektów

· Znajomość narzędzia/narzędzi PMIS (Project Management Information Systems)

· Doświadczenie w administracji w branży budowlanej, elektrycznej

· Rozszerzona znajomość środowiska M365 (Lists, Forms, Power Automate, SharePoint)

Oferujemy Tobie:

· Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę i wynagrodzenie podstawowe w zakresie 6000 - 9000 złotych brutto, w zależności od doświadczenia

· Rozwój zawodowy w kierunku PMO – zarządzanie projektami i procesami

· Długoterminowe wsparcie mentorskie i szkoleniowe w trakcie wdrożenia i usamodzielnienia się w roli

· Sprawiedliwy, przejrzysty i obiektywny system premiowy (premie kwartalne i premia roczna)

· Pracę w ambitnym i rozwijającym się środowisku z realną możliwością awansu wg. z góry określonych i komunikowanych zasad

· Atrakcyjny pakiet benefitów pozapłacowych obejmujący ubezpieczenie grupowe, pakiet medyczny, kartę sportową, ZFŚŚ, wspólne celebrowanie sukcesów podczas firmowych i zespołowych spotkań

· Środowisko pracy, w którym stawiamy na dobrą, wspierającą atmosferę i przyjazne relacje.