Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie (MPI EVA) in Leipzig erforscht die Ge-schichte der Menschheit mittels vergleichender Analysen von Genen, Kulturen, kognitiven Fähigkeiten, Sprachen und sozialen Systemen vergangener und gegenwärtiger menschlicher Populationen sowie dem Menschen nahe verwandter Primaten. Die Zusammenführung dieser Forschungsgebiete führt zu neuen Einsichten in die Geschichte, die Vielfalt und die Fähigkeiten der menschlichen Spezies.
Das MPI EVA vereint derzeit ca. 450 Mitarbeiter*innen und ca. 250 Gäste aus verschiedensten Ländern in sieben wissenschaftlichen Abteilungen, die sich aus interdisziplinären Perspektiven mit der Evolution des Menschen beschäftigen.
Unterstützt wird es dabei von der Verwaltung, die zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Weiterentwicklung der bereits bestehenden Strukturen und Prozesse der Personalabteilung eine/n
Koordinator*in Personal- und Prozessmanagement (m/w/d) im Rahmen einer Vollzeittätigkeit (39h/Woche) sucht.
Ihre Aufgaben:
In dieser neu geschaffenen Schlüsselfunktion steuern Sie gemeinsam mit der Verwaltungs- und Personalleitung die Harmonisierung, Standardisierung und Digitalisierung unserer Personalprozesse. Durch eine gezielte Einarbeitung in das operative Personalmanagement durchdringen Sie zunächst unsere administrativen Abläufe, um darauf aufbauend systematisch Optimierungen zu realisieren.
Operatives Personalmanagement und Prozess-Evaluation:- Ganzheitliche Betreuung eines definierten Beschäftigtenkreises und internationaler Gäste (vom Onboarding bis zum Austritt) in deutscher und englischer Sprache.
- Durchführung einer fortlaufenden, kriteriengeleiteten Evaluation der administrativen Abläufe, um Medienbrüche, Redundanzen und Verzögerungen in der Praxis zu identifizieren.
Prozess-Standardisierung, qualitätsgesichertes Dokumentenmanagement und Wissensmanagement:- Überführung dezentraler Einzellösungen in ein einheitliches System.
- Sichtung, Konsolidierung und Überarbeitung vielfältiger Einzeldokumente und Etablierung eines verbindlichen Systems für ein qualitätsgesichertes Dokumentenmanagement (u.a. Master-Formulare, ausfüllbare System-PDFs, etc.).
- Konzeption und Implementierung einer logischen und einheitlichen Datei-Ablagestruktur und Aufbau eines zentralen HR-Wissensmanagements.
Digitalisierung und Qualitätssicherung:- Aktive Steuerung und Begleitung bei der Einführung und Optimierung digitaler HR-Anwendungen (u.a. DiPA, DMS, VMS, etc.) in Verbindung mit SAP PVS sowie die operative Umsetzung und Begleitung institutsübergreifender und/oder zentral gesteuerte Digitalisierungsprojekte.
- Konzipierung, Koordinierung und Dokumentation von Systemtests für neue digitale Workflows in Zusammenarbeit mit der IT.
- Systematische Optimierung der Datenqualität zur Vermeidung von Schnittstellenfehlern an den Systemgrenzen zwischen HR und relevanten Personen, Abteilungen und Gremien.
Schnittstellenkoordination und Projektmanagement:- Steuerung und Moderation der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit mit den Kernschnittstellen (Direktionssekretariate, Verwaltungsleitung, Betriebsrat, International Office, Finanz- und Rechnungswesen, Reisekosten, IT) mit Fokus auf die Optimierung und Vereinfachung von HR-Prozessen bis hin zum Finanzwesen (u.a. Personalstatistiken, Berichtswesen, KLR).
- Planung und Durchführung von KVP-Workshops zur Prozessoptimierung.
- Sicherung des (zweisprachigen) Informationsflusses bei Prozessänderungen.
- Ausarbeitung fundierter Entscheidungsvorlagen sowie Prozessberichte für die Personal- und Verwaltungsleitung.
Unsere Anforderungen:
- Qualifikation: Abgeschlossene Hochschulbildung (Bachelor) mit dem Schwerpunkt General Management, Personalmanagement, Betriebswirtschaftslehre oder Verwaltungswissenschaften.
- Berufserfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Personalwesen – zwingend erforderlich innerhalb einer außeruniversitären Forschungseinrichtung.
- Fachwissen: Nachweisbare, theoriegeleitete und praxiserprobte Erfahrung im operativen Personalmanagement, in der Prozessanalyse, dem qualitätsgesicherten Dokumentenmanagement, im Aufbau von Wissensmanagementsystemen sowie in der daten- und kennzahlenbasierten Schnittstellenarbeit zum Finanz- und Rechnungswesen (u.a. KLR-Strukturen).
- IT-Kenntnisse: Gute und praxiserprobte Anwenderkenntnisse in SAP PVS, ein versierter Umgang mit MS-Office (insb. Word und Excel zur Erstellung komplexer Formularstrukturen) sowie eine hohe Affinität zur Anwendung und Adaption vorgegebener Software- und Digitalisierungslösungen (z.B. MPG-Infrastrukturen) werden vorausgesetzt.
- Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur rechtssicheren Kommunikation und Dokumentenerstellung im internationalen Forschungskontext.
- Persönlichkeit: Ausprägte Strukturierungsfähigkeit, analytisches Denkvermögen und Souveränität gepaart mit hoher Moderationskompetenz, um Veränderungsprozesse über Schnittstellen hinweg erfolgreich zu etablieren. Hohes Engagement für die Themenbereiche und zeitgemäße methodische und didaktische Fähigkeiten, um andere für Change-Prozesse zu begeistern.
Unser Angebot:
- Die Vergütung erfolgt gemäß dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund).
- Die Stelle ist zunächst für ein Jahr befristet – mit der Möglichkeit der Übernahme in ein unbefristetes Vertragsverhältnis.
- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer renommierten Forschungseinrichtung mit internationalem Umfeld.
- Anspruchsvolle Aufgaben mit hohem Gestaltungsspielraum und viel Freiraum für Eigeninitiative.
- Eine intensive Einarbeitung unter Begleitung von erfahrenen Kolleg*innen.
- Flexible Arbeitszeiten und Home Office zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
- 30 Tage Urlaubsanspruch (bei 5 Arbeitstagen/Woche) sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL).
- Deutschland-Job-Ticket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität.
- Ein umfassendes Weiterbildungsangebot.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse/Zertifikate), die Sie uns bitte in Form einer pdf-Datei und ausschließlich über unser online-Bewerbermanagementsystem mittels unten stehenden Links bis zum 02.09.2026 zukommen lassen.
Im Falle von Rückfragen wenden Sie sich bitte per E-mail an: personal@eva.mpg.de
Die Max-Planck-Gesellschaft und das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie setzen sich für Vielfalt, Chancengleichheit und Geschlechtergerechtigkeit ein.
Wir haben uns zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen sowie Zugehörige von Gruppen zu beschäftigen, die im gegebenen Tätigkeitsfeld unterrepräsentiert sind. Daher fordern wir diese besonders zur Bewerbung auf.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert sich zu bewerben.
