Job Description

Job-Beschreibung

Du studierst aktuell oder hast gerade deinen Abschluss gemacht und willst im Management-Umfeld nicht nur zuschauen, sondern aktiv mitgestalten? Dann bist du bei uns in der AXA Logistik & Service GmbH in Köln genau richtig.

Als Management Assistant (m/w/d) bildest du mit unserer Geschäftsführerin ein eingespieltes Team, bringst Struktur in komplexe Themen des Ressorts und packst eigenständig mit an.

Du bist eine wichtige Schnittstelle zu Senior Manager:innen des Ressorts, deren Assistenzen sowie für die Abstimmung mit internen Bereichen und der internationalen AXA Gruppe.

Die Position ist in Vollzeit oder Teilzeit möglich und eignet sich besonders für Absolvent:innen, Berufseinsteiger:innen und Studierende mit Drive und Lust auf Verantwortung.

Das erwartet dich

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, denkst mit, bereitest Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen vor und übernimmst klassische Assistenzaufgaben auf Managementebene
• Du bringst dich aktiv in organisatorische und bereichsübergreifende Projekte ein, optimierst bestehende Abläufe und gestaltest effiziente Strukturen mit
• In der Rolle als Management Assistant (m/w/d) fungierst als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, bereitest Korrespondenz in Deutsch und Englisch vor und stellst einen klaren Informationsfluss sicher
• Du pflegst und strukturierst Dokumente, bereitest Daten verständlich auf und sorgst für eine nachvollziehbare Ablage und Informationsverfügbarkeit
• Du übernimmst eigenständig Sonderaufgaben, klärst Verantwortlichkeiten („wer macht was“) und hältst Themen konsequent nach
• Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) organisierst du Meetings, Workshops und Events (vor Ort und digital) mit Blick fürs Detail, übernimmst die Vor- und Nachbereitung und sorgst für eine professionelle Durchführung
• Du steuerst proaktiv komplexe Kalender der Geschäftsführung, setzt klare Prioritäten, koordinierst interne und externe Termine und stellst reibungslose Abläufe sicher
• Du planst, buchst und koordinierst effizient nationale sowie internationale Geschäftsreisen inkl. Visa, Reisekostenabrechnung und Optimierung von Reiseprozessen
• Du begleitest Abrechnungen (inkl. internationaler Themen, z. B. Indien), arbeitest mit Systemen wie SAP oder vergleichbaren Tools und behältst Fristen und Themen rund um den Bilanzstichtag im Blick

Was du mitbringst

• Ausbildung: Du hast dein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Management oder Wirtschaftspsychologie gerade abgeschlossen oder bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit. Auch mit einem laufenden Studium in den genannten Bereichen bist du herzlich willkommen.
• Berufserfahrung: Du bringst idealerweise praktische Erfahrung mit, z. B. als Werkstudent:in, Praktikant:in, Teamassistenz oder im Office Management. Viel wichtiger als ein perfekter Lebenslauf ist uns, dass du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, anzupacken, schnell zu lernen und Themen aktiv voranzubringen.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit MS Office, besonders mit Outlook, PowerPoint, Word und idealerweise Excel. SAP oder vergleichbare Tools musst du noch nicht perfekt beherrschen, entscheidend ist, dass du offen für neue Systeme bist und dich schnell einarbeitest.
• Organisationsfähigkeit: Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Lust, Dinge möglich zu machen. Terminmanagement, Reisen, Abläufe und Prioritäten schrecken dich nicht ab, sondern motivieren dich.
• Lernbereitschaft: Du bist hoch motiviert und willst verstehen, wie kaufmännische Prozesse, Abrechnungen, interne Abläufe und Zusammenarbeit im Konzern funktionieren. Du fragst nach, denkst mit und hast den Anspruch, jeden Tag sicherer und besser zu werden.
• Eigeninitiative: Du wartest nicht darauf, dass dir jeder nächste Schritt vorgegeben wird. Du erkennst Bedarfe, packst eigenständig an, hältst Themen nach und willst echte Verbesserungen mitgestalten.
• Kommunikationsstärke & Offenheit: Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich auf Deutsch und Englisch. Du gehst offen auf unterschiedliche Ansprechpartner:innen zu und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig ankommen.
• Belastbarkeit & Diskretion: Du bleibst auch bei Zeitdruck strukturiert, handlungsfähig und lösungsorientiert. Gleichzeitig gehst du verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und bringst Zuverlässigkeit, Professionalität und Lust auf ein dynamisches Umfeld mit.

Das bieten wir dir

• Flexibilität: bis zu 60% Home Office, Gleitzeitrahmen von 6-21 Uhr inkl. Gleitzeitkonto und Arbeiten aus dem Ausland
• Freizeit: 30 Tage Urlaub, extra freie Tage an Silvester und Heiligabend sowie Sonderurlaub für besondere Anlässe
• Finanzielle Vorteile: Zuschuss zum Deutschland-Ticket, vergünstigte Fitness-Angebote (eGym Wellpass)
• Entwicklung: Entwicklungsprogramme, E-Learning, Coaching und Mitarbeitergespräche sowie Weiterbildungen

Bock auf Neues? Bock auf AXA!

Du erfüllst nicht jede einzelne Anforderung? Wir setzen auf Potenzial und freuen uns trotzdem auf deine Bewerbung!

Fee Pohl freut sich auf deine Bewerbung.

Hast du Fragen oder weitere Anliegen? Unser Recruiting-Team ist für dich da: Kontakt-Formular Karriere.

Du möchtest noch mehr über AXA als Arbeitgeber erfahren und tiefer in unsere Arbeitswelten eintauchen? Dann bist du auf unserer Karriereseite genau richtig!

Über AXA Logistik & Service GmbH

Als eine Tochter der AXA Deutschland ist die AXA Logistik & Service GmbH Teil der internationalen AXA Gruppe und betreut innerhalb des deutschen Konzerns die Dokumentenlogistik. Hierbei kümmern wir uns u.a. um die passgenaue Erfassung und elektronische Zuordnung von Daten. Als Team sorgen wir für eine effiziente Datenverarbeitung und schaffen so einen Mehrwert für den gesamten AXA Konzern.

Neugier gepaart mit einem hohen Qualitätsanspruch gehören fest zu unserer DNA. Veränderungen sehen wir als Chance, weiter zu wachsen und neue Lösungen für unsere Kund:innen zu schaffen.

Wir setzen auf Strukturen, die mitwachsen und Kommunikation auf Augenhöhe sowie auf Freiräume, die mit Ideen gefüllt werden. Was unser Miteinander so besonders macht? Partnerschaft!

Wir sind Menschen mit Ecken und Kanten, die ohne Berührungsängste aufeinander zugehen. Bei AXA empfangen wir dich mit offenen Armen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, einer Behinderung oder anderen Facetten.

Wir möchten, dass der Bewerbungsprozess für alle fair und zugänglich ist. Wenn du während des Bewerbungsprozesses Unterstützung benötigst, melde dich gerne über recruiting@axa.de bei uns. Die Kollegen und Kolleginnen aus dem Recruiting-Team helfen dir gerne weiter. #LI-FP1 #LI-DNP