Job Description

À propos de Global University Systems (GUS)

Global University Systems (GUS) est un groupe international d’enseignement qui permet aux étudiants de transformer leur vie grâce à l’éducation. Nous sommes convaincus que l’éducation fait progresser les carrières, les vies et la société dans son ensemble, ouvrant la voie à un avenir meilleur pour tous.

Notre réseau de 30 établissements propose la plus large gamme de compétences adaptées aux besoins des secteurs professionnels grâce à un enseignement inclusif, accessible et résolument tourné vers le numérique. Nous formons actuellement environ 122 000 étudiants sur des campus dans le monde entier et comptons plus de 20 millions d’abonnés uniques à nos formations. Notre écosystème mondial favorise un apprentissage numérique accessible et l’excellence académique.

À propos du poste

En tant que Réceptionniste / Assistant(e) Administratif(ve) pour Y-Schools (filiale de GUS France), vous serez le premier point de contact et l’image de notre campus auprès de l’ensemble de nos visiteurs. Vous apporterez également un soutien administratif aux Services Généraux.

Vos missions :

Accueil et facilitation du quotidien :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique (en français comme en anglais) de toutes les demandes internes et externes. Gestion du standard et prise de messages
• Trier et traiter le courrier (arrivées, affranchissement, recommandés, navettes inter-campus) et réserver le matériel de prêt
• Organiser les plannings de l’accueil et mettre à jour les informations pratiques

Assistanat Administratif & Services Généraux :

• Prendre en charge la gestion de la boîte mail dédiée aux Services Généraux et assurer des tâches administratives et comptables en lien avec le service
• Traiter les commandes (de la passation à la réception) et les factures (enregistrement, dépôt, relances et suivi des règlements)
• Coordonne la logistique interne : planifier et suivre les interventions de travaux sur site ; gérer la flotte automobile et réserver les billets de train pour les collaborateurs lors de déplacement
• Rédiger des courriers, mettre à jour les bases de données et préparer des dossiers officiels (déclarations de travaux, ERP) tout en assurant un archivage rigoureux

Vos atouts :

Votre parcours et expertise :

• Titulaire d’un Bac/Bac+2, vous justifiez idéalement d’une expérience significative sur un poste similaire alliant accueil et gestion administrative
• Vous maîtrisez le pack office et l’outil informatique ainsi que les techniques d’accueil et de communication
• Vous maîtrisez l’anglais afin de pouvoir renseigner et orienter un public international

Votre personnalité :

• Diplomate, coopéatif·ve et dôté·e d’une grande aisance relationnelle comme rédactionnelle, vous savez interagir avec tout type d’interlocuteur dans le plus strict respect de la confidentialité
• Vous faites preuve d’une grande rigueur, d’autonomie et de réactivité. Vous savez gérer votre stress face aux imprévus tout en respectant les délais qui vous sont confiés.

Informations pratiques : ce poste s’exerce du lundi au vendredi, avec des horaires variables fixés en fonction des contraintes d’ouverture de l’accueil du campus.

Quelques informations sur le poste :

• Poste en CDD jusqu’au 23 décembre 2026 / Statut Employé / Temps Plein
• Poste basé à Troyes