Job Description

1 - Werken bij de VUB

Ben jij een ervaren HR-professional die verder kijkt dan louter dossierbeheer? Werk je graag in een complexe organisatiecontext waarin regelgeving, stakeholders en mensgericht werken samenkomen? En haal je energie uit meedenken, verbeteren en adviseren? Dan zou deze rol binnen Mens & Organisatie (M&O) van de VUB wel eens perfect bij jou kunnen passen.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de VUB vervult Mens & Organisatie (M&O) de rol van partner voor medewerkers en leidinggevenden. We activeren eigenaarschap en verbinden mens en organisatie op een duurzame manier met elkaar.

Als HR Officer Dossierbeheer maak je deel uit van het team dossierbeheer binnen M&O. Je combineert een sterke administratieve basis met inzicht, kritische zin en een adviserende houding. Je bent een betrouwbare gesprekspartner voor faculteiten, diensten, Career Advisors (HRBP’s) en collega’s binnen M&O.

Je beheert personeelsdossiers correct en zorgvuldig, maar je rol gaat verder dan uitvoeren alleen: je bewaakt het geheel, signaleert knelpunten en denkt actief mee over hoe processen efficiënter, consistenter en toekomstgerichter kunnen worden ingericht.

Je werkt samen met een team van een vijftiental collega’s en beweegt je vlot in een omgeving met veel regels, procedures en besluitvormingsniveaus.

Wat ga je doen?

• Je beheert personeelsdossiers van A tot Z en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking in de HR-systemen.
• Je bent een eerste aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden rond sociale wetgeving, verloning, HR-processen, afwezigheden, aanstellingen, wijzigingen en uitdiensttredingen.
• Je stelt arbeidsovereenkomsten en administratieve documenten op en volgt dossiers inhoudelijk op.
• Je werkt samen met Team Loon bij de voorbereiding en controle van de payroll
• Je fungeert als inhoudelijk sparringpartner voor Career Advisors, faculteiten en diensten bij complexere dossiers en vragen.
• Je bewaakt de correcte toepassing van regelgeving en interne procedures, en stelt tegelijk kritische vragen wanneer bestaande werkwijzen niet langer efficiënt of logisch zijn.
• Je denkt actief mee over procesoptimalisatie, digitalisering en mogelijke automatisatie (bv. vereenvoudiging van interne documenten, slimmer gebruik van systemen of AI-ondersteuning).
• Je bewaart overzicht binnen het team en neemt spontaan initiatief waar afstemming, verduidelijking of verbetering nodig is.

Je werkt deels op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) en deels van thuis uit.

3 - Profiel

Wat breng jij mee?

• Je beschikt over een bachelor- of graduaatsdiploma (HR, Sociale Wetenschappen, Bedrijfskunde…) of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Je hebt ervaring binnen een interne HR-dienst, bij voorkeur in een grotere of complexe organisatie.
• Je hebt een goede kennis van sociaal-juridische materie of voelt je comfortabel om je hierin verder te verdiepen.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands en Engels.
• Je bent klantgericht en werkt graag samen met verschillende stakeholders, met oog voor partnerschap en vertrouwen.
• Je combineert nauwkeurigheid en structuur met een kritische blik en een “ can do”-mentaliteit.
• Je houdt ervan om processen te analyseren en verbeteringen voor te stellen, met respect voor context en regelgeving.
• Je voelt je thuis in een omgeving met veel procedures, maar durft die ook in vraag te stellen vanuit efficiëntie en kwaliteit.
• Je neemt eigenaarschap over je dossiers en draagt actief bij aan de werking van het team

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je:

• Een inhoudelijk boeiende HR-rol met impact binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Een team en afdeling die sterk inzetten op partnerschap, leercultuur, feedback en ownership.

Daarnaast bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan, met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5, en dit op basis van je diploma, competenties en eerdere relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je terugvinden op onze website onder "Werken bij de VUB".

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 18/01/2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 19/01/2026 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de laatste week van januari gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf? Contacteer Dimitri Bonnewijn-Delmé via Dimitri.Bonnewijn-Delme@vub.be of via 0470/66.11.82.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod? Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via sammyjo.van.tendeloo@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar  jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie:

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Mens&Organisatie

Omvang: 1

Functie: Medewerker personeelsbeheer

Gradengroep: 5

Wijze van begeven: werving