Job Description

HR and Payroll coordinator

Vollzeit · Unbefristete Festanstellung · Remote First (Germany)

Über Everfield

Everfield ist auf den Erwerb, die Entwicklung und den Ausbau von europäischen Software-Unternehmen in unterschiedlichen Märkten spezialisiert. Wir stellen unseren Unternehmen jegliche strategischen Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um auf die nächste Wachstumsstufe zu gelangen. Unsere Mission istes, ambitionierte Visionen zu verwirklichen, nachhaltiges Wachstum zu fördern und neue Chancen im europäischen Software-Ökosystem zu erschließen.

Die Unternehmen im Everfield-Ökosystem bewahren ihre Teams, Marken und Standorte, um sich gezielt auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren: die Entwicklung innovativer Produkte und die umfassende Betreuung ihrer Kunden. Everfield bietet dabei gezielte Unterstützung in den Bereichen Personalgewinnung und HR sowie Zugang zu einem Expertenteam, das auf den Aufbau und das Wachstum europäischer B2B-SaaS-Unternehmen spezialisiert ist und in finanziellen sowie operativen Belangen berät. Seit der Gründung im Jahr 2022 ist Everfield in 9 Ländern präsent – und wächst stetig weiter.

Über die Stelle

Du übernimmst eine zentrale operative Schlüsselrolle im Personalbereich – und das von dort, wo du am produktivsten bist. Als HR & Payroll Coordinator (m/w/d) sorgst du für den reibungslosen Ablauf aller HR-Prozesse: von der monatlichen Entgeltabrechnung über das gesamte Employee Lifecycle Management bis hinzu Datenpflege und Compliance. Damit schaffst du die operative Basis, auf der unsere HR Business Partner und das Leadership-Team ihre strategischen Prioritäten aufbauen können.

In enger Zusammenarbeit mit dem HRBP-Team, externen Payroll-Dienstleistern und den Fachbereichen bist du die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei HR-administrativen Fragen – präzise, rechtssicher und fristgerecht. Diese Rolle ist Remote First: Wir vertrauen darauf, dass du eigenverantwortlich und strukturiertarbeitest, unabhängig davon, wo dein Homeoffice ist.

Deine Aufgaben

HR-Administration & Employee Lifecycle

• Du steuerst den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus: Onboarding, Vertragsmanagement, Austritte und Abwesenheitsmanagement

• Du erstellst und pflegst Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse und weitere personalrelevante Dokumente

• Du verwaltest und aktualisierst die Stammdaten im HRIS (Workday) mit hoher Datenqualität

• Du administrierst betriebliche Benefits und die betriebliche Altersvorsorge (bAV)

Entgeltabrechnung (Payroll)

• Du bereitest die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenverantwortlich vor, führst sie durch und prüfst sie auf Plausibilität

• Du bist die Schnittstelle zum externen Payroll-Dienstleister – von der Datenweitergabe bis zur Freigabe

• Du stellst die termingerechte Auszahlung und Korrektheit aller Abrechnungen sicher

• Du bearbeitest Sonderfälle: Mutterschutz, Elternzeit, Kurzarbeit, Einmalzahlungen

Compliance & Rechtssicherheit

• Du pflegst audit-konforme Personalakten und Dokumentationen gemäß gesetzlicher und interner Anforderungen

• Du stellst die Einhaltung arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Vorgaben (insb. deutsches Recht) sicher

• Du kommunizierst mit Behörden, Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern

HR-Daten & Reporting

• Du sicherst die Datenqualität in Workday und erkennst Inkonsistenzen proaktiv

• Du erstellst regelmäßige HR-Berichte und Kennzahlen zur Unterstützung von Dashboards und Managemententscheidungen

• Du wirkst bei Audits und Betriebsprüfungen mit (z. B. Lohnsteueraußenprüfung, SV-Prüfung)

HRBP- & CoE-Unterstützung

• Du unterstützt bei Onboarding-Unterlagen, disziplinarischen Dokumentationen und Exit-Prozessen

• Du begleitest operative Aufgaben bei der Einführung von HR-Programmen in Zusammenarbeit mit den Centers of Excellence

Dein Profil

Fachliche Qualifikationen

• Mindestens 2-4 Jahre Berufserfahrung in der HR-Administration oder Entgeltabrechnung

• Fundierte Kenntnisse im deutschen und österreichischen Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht – Kenntnisse in anderen EU-Ländern sind ein Plus

• Sicherer Umgang mit HR-Systemen; Erfahrung mit Workday ist ein Plus

• Kenntnisse in DATEV

Persönliche Stärken

• Ausgeprägte Genauigkeit und Detailorientierung – fehlerfreie Abrechnungen sind dein Anspruch

• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen

• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften aller Ebenen

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sehr gute Englischkenntnisse (Unternehmenssprache)