Área: Recursos Humanos
Reporta a: Head de HR
Tipo de contrato: Término fijo por tres (3) meses
Ubicación: Chía, Cundinamarca
Apoyar al área de Recursos Humanos en la creación, organización, actualización y custodia de las historias laborales de los colaboradores activos y retirados, garantizando que el archivo físico y digital se encuentre completo, ordenado, actualizado y disponible para consulta autorizada.
Este cargo requiere un manejo cuidadoso y confidencial de la información, así como una alta capacidad de organización, planificación y seguimiento.
Crear las carpetas físicas y digitales de los colaboradores de acuerdo con la estructura y nomenclatura definidas por el área de Recursos Humanos.
Organizar, clasificar y archivar los documentos que conforman la historia laboral de cada colaborador.
Revisar que las historias laborales de los colaboradores activos y retirados se encuentren completas, actualizadas y correctamente organizadas.
Digitalizar documentos laborales y asegurar su almacenamiento en las carpetas y repositorios correspondientes.
Mantener consistencia entre el archivo físico y el archivo digital.
Identificar documentos faltantes, duplicados, vencidos, ilegibles o archivados incorrectamente.
Elaborar y mantener actualizado un control de documentos faltantes y pendientes por colaborador.
Hacer seguimiento a la recepción de los documentos necesarios para completar las historias laborales.
Organizar y custodiar el archivo histórico de los colaboradores retirados.
Facilitar la ubicación de documentos cuando sean requeridos por el Head de HR, auditorías o procesos internos autorizados.
Garantizar la confidencialidad, integridad y adecuada custodia de la información personal, laboral, salarial, médica y disciplinaria a la que tenga acceso.
Cumplir las políticas institucionales relacionadas con protección de datos personales, gestión documental, conservación de documentos y seguridad de la información.
Mantener el espacio de archivo físico ordenado, identificado y protegido.
Informar oportunamente cualquier inconsistencia, pérdida documental, riesgo de confidencialidad o dificultad encontrada durante la revisión del archivo.
Presentar avances periódicos sobre el número de carpetas creadas, revisadas, organizadas, digitalizadas y completadas.
Apoyar otras actividades administrativas del área de Recursos Humanos y realizar las demás funciones relacionadas con el cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.
Formación académica
Técnico(a), tecnólogo(a) o estudiante de últimos semestres de Gestión Documental, Archivística, Administración, Recursos Humanos o áreas afines.
Experiencia
Experiencia previa en gestión de archivos de Recursos Humanos e historias laborales.
Experiencia organizando y custodiando archivos físicos y digitales.
Conocimiento básico de gestión documental, protección de datos personales y manejo de información confidencial.
Manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y plataformas de almacenamiento digital.
Alto nivel de organización y planificación.
Atención rigurosa al detalle.
Discreción y alto grado de confiabilidad.
Manejo responsable de información confidencial.
Capacidad para seguir procedimientos y mantener criterios uniformes de archivo.
Dinamismo, autonomía y orientación a la ejecución.
Capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos.
Comunicación clara, respetuosa y empática.
Buena disposición para trabajar de manera cercana con el Head de HR.
Orientación al servicio y al trabajo en equipo.
Carpetas físicas y digitales creadas y organizadas bajo una estructura uniforme.
Historias laborales de colaboradores activos y retirados revisadas, clasificadas y actualizadas.
Documentos faltantes identificados y registrados en un control de seguimiento.
Archivo físico debidamente ordenado, identificado y protegido.
Archivo digital completo, organizado y de fácil consulta para las personas autorizadas.
Información laboral manejada con estricta confidencialidad y sin incidentes de seguridad.
Entrega de un inventario final y reporte del estado de las historias laborales al cierre del contrato.
