AlixPartners

Head of Office Management & Executive Assistant (m/w/d)

AlixPartners  •  Munich, DE (Hybrid)  •  2 days ago
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Job Description

When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle des Office Managers ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen – entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma.

Was dich erwartet

Als Office Manager verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros. Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts – einschließlich ihrer Team Leads – und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz.

Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader.

Office Management
  • Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München – für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb
  • Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität
  • Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau
  • Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz
  • Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum
  • Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards
Executive- / PMD-Unterstützung
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in
  • Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen)
  • Hochrangige Executive-Unterstützung – inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
  • Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten
  • Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen
Führung der Administrativen Funktionen
  • Führung und Entwicklung des Admin-Teams – einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH – einschließlich der Team Leads
  • Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung
  • Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team
  • Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen
  • Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion
  • Kultur prägen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben
Internes Relationmanagement
  • Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs
  • Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg
  • Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher Servicelevels
  • Gewährleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Büro

Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen – als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgeprägten „Getting-things-done“-Mentalität.

Was du mitbringst

  • Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung einer leistungsstarken administrativen Einheit in einem vergleichbaren professionellen Umfeld
  • Ausgeprägte Führungs- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten – souverän im Umgang mit Senior Leaders und externen Partnern
  • Exzellentes Organisationstalent: effektives Zeitmanagement, Priorisierung, Multitasking und Termintreue auch unter Druck
  • Fähigkeit, zukünftige Bedarfe zu antizipieren und pragmatische Lösungen zu entwickeln
  • Klare Serviceorientierung und „Host Mindset“ – für eine erstklassige Erfahrung für Kolleg:innen und Klient:innen
  • Hohes Maß an Eigeninitiative, Motivation und Hands-on-Mentalität – souverän im Alleingang wie im Team
  • Schnelle Auffassungsgabe für neue Systeme und Prozesse sowie Freude am Weiterlernen
  • Hohe Genauigkeit und Detailorientierung
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
  • Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Deutsch und Englisch auf muttersprachlichem oder vergleichbarem Niveau
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
  • Hochschulabschluss und/oder umfangreiche einschlägige Berufserfahrung

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wünschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran oder Behinderung.

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AlixPartners

About AlixPartners

For more than forty years, AlixPartners has helped businesses around the world respond quickly and decisively to their most critical challenges – circumstances as diverse as urgent performance improvement, accelerated transformation, complex restructuring and risk mitigation.

These are the moments when everything is on the line – a sudden shift in the market, an unexpected performance decline, a time-sensitive deal, a fork-in-the-road decision. But it’s not what we do that makes a difference, it’s how we do it.

Tackling situations when time is of the essence is part of our DNA – so we adopt an action-oriented approach at all times. We work in small, highly qualified teams with specific industry and functional expertise, and we operate at pace, moving quickly from analysis to implementation. We stand shoulder to shoulder with our clients until the job is done, and only measure our success in terms of the results we deliver.

Our approach enables us to help our clients confront and overcome truly future-defining challenges. We partner with you to make the right decisions and take the right actions. And we are right by your side. When it really matters.

Recent Awards & Recognition:

- Best Firm to Work For – Consulting Magazine, 2023

- Best Places to Work For LGBTQ+ Equality – Human Rights Campaign, 2022

- Best Management Consulting Firms – Forbes, 2021

- Ranked in the Top 10 in UHLALA Group’s Pride Index

Industry
Consulting & Advisory
Company Size
1,001-5,000 employees
Headquarters
New York, NY
Year Founded
Unknown
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