Job Description

Le/la Grants and partnership Coordinator apporte un appui essentiel au Consortium Programme Manager et à l'Unité de Gestion du Consortium (UGC) dans la gestion des subventions, la gestion des partenariats et la conformité aux règles du bailleur de fonds, en veillant à la qualité et à la ponctualité des processus tout au long du cycle de projet

Le titulaire devra :

Responsabilités Générales

1. S'assurer de l'adhérence aux politiques, manuels, directives NRC et aux exigences du donateur.
2. Préparer et soumettre les rapports et analyses.
3. Promouvoir l’utilisation stratégique des données pour la prise de décision au niveau pays.
4. Promouvoir les droits des PDI/rapatriés conformément à la stratégie de plaidoyer.
5. Assurer le suivi des obligations contractuelles, des échéances et des principaux risques liés au portefeuille, et faciliter la mise en œuvre des actions correctives nécessaires
6. Faciliter la coordination entre les équipes Programme, Finance, Logistique, MEAL et autres fonctions support afin d'assurer une gestion cohérente et efficace du portefeuille.

Responsabilités Spécifiques

• Gestion des accords de partenariat : Coordonner la préparation, le lancement, le suivi et la clôture des accords de sous-subventions avec les partenaires du consortium et les partenaires locaux, en conformité avec les procédures de NRC et les règles du Fonds Humanitaire.
• Conformité aux règles du bailleur de fonds / FH : Veiller à la conformité des activités et des dépenses avec les règles contractuelles du FH, notamment en matière de screening des entités bénéficiaires et de traçabilité des fonds. Lorsque pertinent, anticiper et coordonner la préparation et le suivi des amendements contractuels conformément aux règles du bailleur.
• Renforcement des capacités organisationnelles de gestion: Appuyer les ONG partenaires dans la compréhension et l'application des exigences de gestion des subventions (PCM, rapportage, passation de marchés, justification des dépenses).
• Coordination du consortium: Préparer et rapporter les réunions de l'UGC, du Comité de Pilotage (CoPil) et des groupes de travail thématiques, en assurant la diffusion des décisions et le suivi des actions.
• Gestion des risques : Contribuer et coordonner les processus de due diligence des partenaires en lien avec l'équipe de Risques & Conformité de NRC. Promouvoir les principes de redevabilité, d’éthique et de prévention de la fraude dans la gestion des sous-subventions.
• Capitalisation : Contribuer à la documentation et dissémination des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de gestion des subventions locales, dans le cadre du dispositif de capitalisation du projet.
• Développer et maintenir une vue d'ensemble des subventions, des exigences du bailleur, des réglementations et des délais internes et externes, incluant l’archivage des documents de subvention.
• Coordonner l'élaboration des rapports et des documents associés, en assurant la conformité aux règles du bailleur de fonds et le contrôle de qualité.
• Contribuer à la révision des propositions, budgets et rapports dûs au bailleur de fonds.
• Assurer une veille sur les priorités du bailleur de fonds; suivre et partager les appels à propositions pertinents.
• Documenter, analyser et partager les leçons apprises issues des processus de propositions et de rapportage.
• Assurer un rôle de référent interne sur les questions relatives aux exigences du bailleur de fonds, incluant l'organisation de formations sur ces réglementations.
• Coordonner l'élaboration, la revue et la diffusion des rapports internes.
• Contribuer aux formations en Gestion du Cycle de Projet (PCM) et à l'utilisation du cadre PCM de NRC, selon délégation du Consortium Programme Manager.
• Assurer l’archivage systématique de l’ensemble de la documentation relative aux subventions afin de garantir la disponibilité et la traçabilité des documents à des fins de suivi, de reporting, de conformité et d’audit.
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Consortium Programme Manager.
• Appuyer les audits externes, spot check du bailleur de fonds.

Compétences

Dans le cadre de ce recrutement, NRC cherche à recruter un candidat disposant des compétences et aptitudes professionnelles suivantes :

1. Compétences Professionnelles Générales

• Être détenteur d’un diplôme (Bac+5) en économie, gestion et administration des affaires, droit, développement ou discipline pertinente. Les candidatures justifiant d’un diplôme de niveau inférieur mais d’au moins 6 années d’expérience professionnelle sur des postes similaires pourront être considérées
• 3 à 6 ans d'expérience pertinente dans la gestion des subventions dans le secteur humanitaire
• Expérience avérée avec des bailleurs institutionnels notamment FH, Union européenne, FCDO, OFA, ECHO ou autres bailleurs institutionnels.
• Expérience dans la gestion des projets en consortium
• Compétences démontrées en rédaction de propositions, rapports narratifs et financiers
• Avoir une bonne maitrise de l’utilisation de la plateforme OneGMS
• Solides compétences analytiques (données et finances) et organisationnelles
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français; anglais fonctionnel requis
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint, systèmes de gestion des subventions

1. Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte

• Connaissance du contexte humanitaire de l'Est de la RDC (Ituri, Nord-Kivu, Sud-Kivu)
• Expérience en travail en consortium ou en structure multi-partenaires — atout majeur
• Expérience en localisation de l'aide et renforcement des capacités d'OSC/ONG locales
• La maîtrise du swahili ou d'une autre langue locale est un atout
• Capacité à travailler dans des environnements à sécurité volatile avec des contraintes d'accès

1. Compétences Comportementales

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Planification et livraison des résultats
• Travailler avec les autres & capacité d’adaptation
• Communiquer avec impact et respect
• Réflexion stratégique
• Influencer
• Gestion des environnements non sécurisés

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

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At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity
• contribute to building a safe environment for all
• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)
• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH