Job Description

Compensation Pay Range:

$0.00-$0.00

Please send your resume with a cover letter to researchhr@cheo.on.ca with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

Posting #RI-26-023

Posting Period – May 11 to May 26, 2026

TITLE: Grants and Awards Coordinator

CHEO Research Institute, Office of Research Services (ORS)

New Position

TERM: Full time (FTE 1.0, 37.5 hours/week), 2-year contract with a possibility of renewal

SALARY: From $26.00 to $32.00 per hour. Will be commensurate with skills and experience.

REPORTS TO: Manager, Grants and Awards

Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

The Office of Research Services (“ORS”) has an immediate opening for an experienced Grants and Awards Coordinator to assist with internal and external grant and award opportunities at various levels. Reporting to the Manager of Grants and Awards, the successful candidate will collaborate with staff, researchers, and leadership across the CHEO RI research community, as well as external partners and granting agencies. They will support the coordination of funding opportunities, awards, and related processes, ensuring effective communication and strong partnerships within and beyond the organization.

MAIN RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the Manager of Grants and Awards, the Grants and Awards Coordinator will:

• Advise and support researchers, trainees, and research support staff in the preparation and submission of grant and award applications.
• Review and provide guidance on application budgets, funding agency policies, compliance, and reporting obligations.
• Assist with the use of online database for funding opportunities, application forms, and related processes.
• Provide guidance regarding appropriate funding agency policies, compliance requirements and reporting obligations related to grants and awards.
• Maintain up-to-date knowledge of CHEO RI policies and procedures and apply them consistently across all applications.
• Serve as an expert resource on grants and awards, providing strategic advice to improve applicants’ chances of success.
• Monitor submission deadlines and ensure timely completion of all grant and award applications and related documentation
• Liaise with funding agencies, review committees, and internal teams as required.
• Collaborate with colleagues within the Grants and Awards Office and across the organization to maintain and enhance the grants and awards program, promoting efficiency, consistency, and success in all funding activities.
• Provide guidance and training to staff, trainees, and researchers on grant application processes, tools, and best practices.
• Maintain accurate funding records and prepare regular and ad hoc reports, analyses, and studies.
• Identify opportunities to improve application processes, workflows, and internal systems to support a high-performing grants and awards program.
• Perform other related duties as assigned, consistent with the scope and responsibilities of this position.

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Bachelor’s degree with research experience or minimum of 3 years of experience in the administration of grants and awards. (Essential)

• Related experience in the development of research proposals, grant and award applications and/or contracts, including project logistics and budget development. (Essential)

• Familiarity with the health research funding environment and grant agency guidelines. (Essential)

• Experience working with large research teams and multidisciplinary projects. (Preferred)

• Strong conceptual, critical thinking, and problem-solving skills. (Essential)

• Experience in fostering effective communication within and among groups. (Preferred)

• Exceptional verbal and written communication skills. (Essential)

• Very strong editorial and documentation skills. (Essential)

• Advanced computer skills (e.g., MS Office, REDCap, Adobe, internet applications and tools). (Essential)

• Outstanding organizational, accountability and time-management skills. (Essential)

• Excellent interpersonal skills, and ability to work effectively independently and collaboratively. (Essential)

• Exceptional written and verbal communication skills, as well as excellent grammar, spelling, proof-reading and compositions skills. (Essential)
• Strong attention to detail and a continuous improvement mindset for processes and workflows. (Essential)

• Bilingualism (English/French) (Preferred)

WORKING CONDITIONS

• Able to handle a busy work environment, while managing competing priorities.
• Able to work independently with minimal supervision.
• Able to share information in an effective and collaborative manner.
• Able to be creative, identify opportunities, and demonstrate initiative to generate improvements.
• Able to work in a hybrid work model, with the ability to work remotely.
• Able to work with multiple teams to inspire collaboration and efficiencies.
• Enjoys working with others and models a positive workplace culture.

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;

• Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to researchhr@cheo.on.ca with the posting number in the subject line.

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca.

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated will be at 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest. However, only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute – Human Resources

researchhr@cheo.on.ca

401 Smyth Rd

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

DE POSTE

Numéro d’affichage - #RI-26-023

Période d’affichage – du 11 mai au 26 mai, 2026

POSTE: Coordonnatrice ou coordonnateur chevronné des subventions et des bourses

Institut de recherche de CHEO, Bureau de services de recherche

Nouveau Position

DURÉE: Temps plein (1.0 ETP), durée de 2 ans avec possibilité de prolongation (37,5 heurs/semaine)

SALAIRE: 26,00$ - 32,00$/heure, sera proportionnel au compétences et l’expérience

RELÈVE DE: Gestionnaire des subventions et des bourses

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.

Le Bureau des services de recherche (« BSR ») souhaite pourvoir rapidement un poste de coordonnatrice ou de coordonnateur chevronné des subventions et des bourses pour aider à la gestion des possibilités d’octroi de subventions et de bourses internes et externes à divers niveaux. Relevant de la ou du gestionnaire des subventions et des bourses, la personne retenue collaborera avec le personnel, les chercheuses et chercheurs et les dirigeantes et dirigeants de la communauté de recherche de l’IR du CHEO, ainsi qu’avec des partenaires externes et des organismes subventionnaires. Elle appuiera la coordination des possibilités de financement et d’octroi de bourses et la coordination des processus connexes en assurant une communication efficace et de solides partenariats au sein et à l’extérieur de l’organisation.

Sous la supervision générale de la gestionnaire des subventions et des bourses, la coordonnatrice ou le coordonnateur des subventions et des bourses effectuera les tâches suivantes :

• Conseiller et soutenir les chercheuses et chercheurs, les stagiaires et le personnel de soutien à la recherche pour la préparation et la présentation des demandes de subvention et de bourses.
• Examiner les budgets des demandes, les politiques de l’organisme de financement, la conformité et les obligations en matière de rapports et fournir des conseils à ce sujet.
• Aider les utilisatrices et utilisateurs de la base de données en ligne pour ce qui est des possibilités de financement, des formulaires de demande et des processus connexes.
• Fournir des conseils sur les politiques pertinentes de l’organisme de financement, les exigences en matière de conformité et les obligations en matière de rapports liées aux subventions et aux bourses.
• Tenir à jour ses connaissances à l’égard des politiques et procédures de l’IR du CHEO et les appliquer uniformément à toutes les demandes.
• Agir à titre d’experte et d’expert en matière de subventions et de bourses, en fournissant des conseils stratégiques pour améliorer les chances de réussite des demandeurs.
• Surveiller les dates limites de présentation des demandes de subvention et de bourses et veiller à ce que les demandes et la documentation connexe soient traitées dans les délais.
• Assurer au besoin la liaison avec les organismes de financement, les comités d’examen et les équipes internes.
• Collaborer avec les collègues du Bureau des subventions et des bourses et de l’ensemble de l’organisation pour maintenir et améliorer le programme de subventions et de bourses, en favorisant l’efficacité, la cohérence et la réussite de toutes les activités de financement.
• Fournir des conseils et de la formation au personnel, aux stagiaires et aux chercheuses et chercheurs sur les processus et les outils de demande de subvention et les pratiques exemplaires.
• Tenir les dossiers de financement, assurer leur exactitude et préparer des analyses, des études et des rapports périodiques et spéciaux.
• Cerner les possibilités d’améliorer les processus de demande, les flux de travail et les systèmes internes afin de maximiser le rendement du programme de subventions et de bourses.
• Accomplir les autres tâches connexes assignées, conformément à la portée et aux responsabilités du poste.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Baccalauréat avec expérience en recherche, ou au moins trois années d’expérience en administration de subventions et de bourses. (essentiel)

• Expérience connexe de l’élaboration de propositions de recherche ainsi que de demandes et/ou de contrats de subvention ou de bourses, y compris la logistique des projets et l’établissement des budgets. (essentiel)

• Connaissance de l’environnement du financement de la recherche en santé et des lignes directrices des organismes subventionnaires. (essentiel)

• Expérience de travail au sein de grandes équipes de recherche et de projets multidisciplinaires. (un atout)

• Solides aptitudes en conception et en résolution de problèmes, et pensée critique manifeste. (essentiel)

• Expérience de la promotion d’une communication efficace au sein de groupes et entre groupes. (un atout)

• Aptitudes exceptionnelles en communication orale et écrite. (essentiel)

• Très solides compétences en matière de rédaction et de documentation. (essentiel)

• Compétences avancées en informatique (p. ex., MS Office, REDcap, Adobe, applications et outils Internet). (essentiel)

• Excellentes compétences en matière d’organisation, de reddition de comptes et de gestion du temps. (essentiel)

• Excellentes compétences en relations interpersonnelles et capacité de travailler efficacement de façon autonome et en collaboration. (essentiel)

• Aptitudes exceptionnelles en communication écrite et verbale, excellente connaissance de la grammaire et de l’orthographe et excellentes compétences en relecture d’épreuves et en composition. (essentiel)
• Grand souci du détail, et souci d’amélioration continue des processus et des flux de travail. (essentiel)

• Bilinguisme (anglais et français) (atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Capacité de fonctionner dans un environnement de travail dynamique et de gérer des priorités concurrentes.
• Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité de transmettre de l’information de manière efficace et collaborative.
• Capacité de faire preuve de créativité et d’initiative et de relever des défis pour générer des améliorations.
• Capacité d’évoluer dans un modèle de travail hybride et de travailler à distance.
• Capacité de travailler avec plusieurs équipes pour favoriser la collaboration et l’efficacité.
• Prend plaisir à travailler avec les autres et incarne une culture de travail positive.

AUTRES EXIGENCES

• Être autorisé à travailler au Canada;
• Respecter la politique universelle de vaccination contre la COVID-19 de l’IR du CHEO;

• Vérification du casier judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez fournir un CV complet et une lettre de motivation par courriel à researchhr@cheo.on.ca avec le numéro d’affichage dans le sujet.

L’Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario à l’adresse suivante : researchhr@cheo.on.ca

L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement de carrière, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identités de genre ainsi que les autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses.

Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.

L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

researchhr@cheo.on.ca

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA