Job Description

Unternehmensbeschreibung

Bist du ein Organisationstalent und arbeitest strukturiert und vorausschauend?

Als Executive Assistant hältst du den organisatorischen Alltag am Laufen. Du koordinierst Termine und Dienstreisen, organisierst Meetings und Workshops und bereitest Präsentationen vor. Außerdem behältst du den Überblick über verschiedene Themen, sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss und unterstützt bei der Koordination von Projekten. Darüber hinaus planst du Teamevents, erstellst Besprechungsprotokolle und stellst sicher, dass vereinbarte Aufgaben nachverfolgt werden.

Stellenbeschreibung

Organisation & Administration

In dieser Rolle unterstützen Sie das Management proaktiv im Tagesgeschäft, übernimmst administrative Aufgaben und sorgst für eine reibungslose Terminplanung. Du koordinierst Dienstreisen, kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen und stellst sicher, dass organisatorische Prozesse effizient und zuverlässig ablaufen.

Unterstützung & Koordination

Du bist die zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder sowie Geschäftspartner und koordinierst Meetings und Workshops. Außerdem unterstützt du bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen, verfasst Memos und behältst offene Aufgaben und Themen im Blick, damit alles termingerecht umgesetzt wird.

Steuerung des Informationsflusses & Prozessoptimierung

Mit einem guten Gespür für Prioritäten koordinierst du interne Themen und sorgst dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. Du unterstützt das Management im Tagesgeschäft, behältst den Überblick über laufende Aufgaben und stellst sicher, dass wichtige Themen vorangetrieben werden. Darüber hinaus erkennst du Verbesserungspotenziale und optimierst Prozesse, um effiziente und reibungslose Abläufe zu schaffen.

Projektmanagement

Du unterstützt proaktiv strategische und operative Themen und bringst eigene Ideen ein. Dabei übernimmst du eigenständig kleinere Projekte, steuerst deren Umsetzung und sorgst dafür, dass vereinbarte Ziele erfolgreich erreicht werden.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Kommunikationsstärke und Vertrauenswürdigkeit
• Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätsbewusstsein, insbesondere bei der Erstellung und Finalisierung von Präsentationen
• Kreative Denkweise zur Gestaltung und Koordination einzigartiger Teammeetings und Events, sowohl vor Ort als auch extern
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude daran, mehrere Projekte, Veranstaltungen und Meetings gleichzeitig zu koordinieren
• Hervorragende Kenntnisse in MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel
• Serviceorientierte, positive, begeisterungsfähige und selbstbewusste Persönlichkeit

Zusätzliche Informationen

Aus gesetzlichen Gründen sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position bei monatlich € 2.142,00 brutto liegt. Unsere attraktiven Gehaltspakete orientieren sich jedoch an aktuellen Marktgehältern und liegen daher deutlich über dem angegebenen Mindestgehalt.

Als Arbeitgeber schätzen wir Diversität und unterstützen Menschen ihre Potenziale und Stärken zu entfalten, ihre Ideen zu verwirklichen und Chancen zu ergreifen. Passioniert glauben wir daran, dass Diversität unter Kollegen ein zentrales Element unseres Erfolgs ist. Wir begrüßen Bewerbungen aller Menschen gleichermaßen, unabhängig von Alter, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Herkunft.