Trois Moulins Habitat, ESH (Entreprise Sociale pour l'Habitat) de plus de 300 collaborateurs, est une des sociétés du Groupe Polylogis, acteur majeur du logement social en France et fier de son indépendance.

Le Groupe remplit, depuis près de 60 ans, sa mission d’intérêt public à savoir offrir un logement de qualité pour tous

Il réunit tous les savoir-faire pour penser, aménager, renouveler la ville et ses quartiers.

Nos activités au service du bien loger : logements familiaux, logements spécifiques, administration de biens, promotion immobilière, aménagement.

A travers ses 17 sociétés, le Groupe Polylogis est présent dans près de 500 communes au sein de 6 régions françaises (Île-de-France, Normandie, Centre-Val-de-Loire, Pays de-la-Loire, Nouvelle-Aquitaine, Occitanie) , gère un patrimoine de 160 000 logements et loge près de 190 000 personnes.

Sous la responsabilité du chef de service, le Gestionnaire charges récupérables assure la gestion courante, la régularisation et le suivi budgétaire des charges récupérables sur un portefeuille défini. Il/elle contribue à la fiabilité des budgets, à la qualité de la relation locataire et à l’optimisation des process internes, en lien avec les autres membres du service et les partenaires internes/externes.
Gestion et régularisation des charges récupérables
- Régulariser les charges contractuelles conformément à la réglementation en vigueur et aux procédures internes.
- Vérifier et rapprocher les dépenses avec les provisions de charges, analyser les écarts et proposer les ajustements nécessaires.
- Contrôler les dossiers de charges lors de la clôture de l’exercice ainsi que leurs bases de répartition avant l’envoi des relevés individuels aux locataires.
- Établir et suivre les budgets des charges récupérables par ensemble immobilier, en lien avec les services concernés.
- Calibrer les provisions appelées au cours de l’année, ajuster si besoin en fonction de l’évolution des dépenses et des consommations.
- Procéder aux imputations des factures via le workflow, vérifier la récupérabilité des charges et assurer la saisie des factures (dépenses récupérables et non récupérables).
- Suivre les dépenses, les contrats et relancer les fournisseurs pour l’établissement des factures manquantes ou incomplètes.
- Participer à la clôture budgétaire annuelle et à la préparation des éléments pour la comptabilité.
Suivi et régularisation des consommations d’eau
- Suivre et régulariser les consommations d’eau (collectives et individuelles), analyser les consommations et détecter les anomalies.
- Assurer le traitement des régularisations d’eau, informer les locataires et répondre à leurs questions sur ce sujet.
- Relation locataire et gestion des réclamations
- Récupérer (prendre connaissance de) et traiter les réclamations dans l’outil dédié.
- Apporter des réponses claires et pédagogiques aux questions des locataires concernant les charges, les régularisations ou les consommations.
- Accueillir et informer les associations de locataires lors des contrôles de charges ou des réunions d’information.
Relations et coopérations transversales
- Travailler en lien avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, syndics, associations de locataires, clients).
- Collaborer avec les différents services internes (gestion des contrats, équipes de proximité, comptabilité, service technique).
- Participer à la veille réglementaire et à l’amélioration continue des process (digitalisation, automatisation, tableaux de bord…).
Gestion des copropriétés en binôme avec la Référente copropriété
- Contrôler les factures dématérialisées et tous les documents liés aux charges, vérifier les imputations et le caractère récupérable des dépenses
- Diffuser les convocations et ordres du jour, demander les consignes de vote, synthétiser les consignes et les présenter à la dir

COMPETENCES TECHNIQUES (SAVOIR-FAIRE)

Formation : Bac +2 en professions immobilières ou comptabilité/gestion/finances - Equivalence acquise par expérience - VAE
Expérience professionnelle en gestion de charges récupérables appréciée
Connaissance de la réglementation et des décrets de charges, de l’environnement du logement social et en copropriétés
Bonne maîtrise des outils informatiques (logiciel, outils de bureautique)
COMPETENCES SOCIALES ET RELATIONNELLES (SAVOIR-ETRE)

Autonomie, organisation, rigueur
Qualités relationnelles, capacité à convaincre et à expliquer
Esprit d’analyse, intérêt pour les chiffres
Capacité à travailler en équipe et en transvasabilité
Sens du service client et pédagogie