Job Description

À propos de TandemLaunch

TandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal, spécialisé dans le développement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des percées scientifiques en entreprises concrètes.

Le rôle

Nous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d’une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.

Responsabilités principales

• Mettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bureau

• Établir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontrés

• Superviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bureau

• Planifier et coordonner les services de bureau, notamment :

  • besoins d’espace / hébergement et relocalisations

  • équipements, fournitures, formulaires et inventaire

  • disposition des actifs, stationnement et accès au bâtiment

  • coordination de l’entretien et de la sécurité

• Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budget

• Suivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structurée

• Compiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondance

• Effectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jour

• Planifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équipe

• Gérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place)

Profil recherché

• Bilingue (français/anglais)

• 5+ années d’expérience pertinente en gestion de bureau, administration ou opérations

• Études postsecondaires dans un domaine connexe (ex. : administration, gestion, bureautique, opérations)

• Excellentes compétences en organisation et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique

• Très bonnes aptitudes de communication (écrite et verbale) et approche orientée service

• Capacité à structurer : documenter les processus, améliorer les façons de faire et assurer le suivi

• Expérience en suivi budgétaire et coordination de fournisseurs (ou forte volonté d’apprendre)

• Grande attention aux détails, discrétion et fiabilité

• Expérience en startup, en tech ou dans un environnement en forte croissance

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About TandemLaunch

TandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.

The Role

We’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.

Key Responsibilities

• Implement, review, and continuously improve administrative and office procedures

• Establish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are met

• Oversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operations

• Plan and coordinate office services, including:

  • Space/accommodation needs and relocations

  • Equipment, supplies, forms, and inventory

  • Asset disposal, parking, and building access

  • Maintenance and security coordination

• Support operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls

• Track budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documented

• Assemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondence

• Perform accurate data entry and maintain clean administrative records

• Plan and execute social events, guest programs, and internal initiatives

• Manage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support)

What You Bring

• Bilingual (English/French)

• 5+ years of proven experience in office management, administration, or operations

• Postsecondary studies in a related field (e.g., administration, office management, operations)

• Strong organizational skills and comfort managing multiple priorities in a fast-paced environment

• Excellent communication skills (written and verbal) with a service-oriented mindset

• Ability to build structure: documenting processes, improving workflows, and following through

• Experience with budget tracking and vendor coordination (or strong willingness to learn)

• High attention to detail, discretion, and reliability

• Experience in a startup, tech, or similarly fast-moving environment