Job Description

du poste

Harb Gill, député de Windsor-Ouest, est à la recherche d’un·e gestionnaire de bureau à temps plein.

Le·la gestionnaire de bureau est responsable du fonctionnement au jour le jour du bureau et fournit au député du soutien administratif et exécutif. Ce rôle clé est nécessaire au bon fonctionnement des activités internes, des ressources humaines et de la gestion financière, et sert à appuyer les priorités du Parlement et de la circonscription. La personne idéale pour ce poste est très organisée, proactive et apte à gérer des responsabilités multiples dans un environnement au rythme rapide.

Les heures de travail peuvent être longues, exigeantes et imprévisibles, y compris le soir et le week-end. Il faut aussi pouvoir faire l’aller-retour entre Ottawa et Windsor.

Gestion et fonctionnement du bureau

• Superviser le fonctionnement au jour le jour du bureau.
• Offrir des services complets en matière d’administration, de traitement des dossiers et de soutien à la recherche.
• Élaborer et mettre en œuvre des procédures d’administration et de gestion de bureau efficaces, et en assurer le maintien.
• Coordonner, organiser et exécuter des réunions et des activités internes.
• Tisser et entretenir des liens avec les électeurs, les organismes communautaires et les parties prenantes locales.
• Au besoin, répondre à des demandes de renseignements généraux et fournir un soutien de première ligne.

Gestion du personnel et du budget

• Fournir aux employés des directives et du soutien, et assurer la liaison entre le député et le personnel au besoin, particulièrement pour la résolution de problèmes et le dépannage au jour le jour.
• Veiller au respect des politiques de la Chambre des communes sur la gestion des ressources humaines et des finances.
• Aider à la gestion du budget, notamment par le suivi des dépenses, la facturation et la production des rapports financiers de base.

Soutien exécutif

• Fournir du soutien exécutif direct au député, y compris en matière de gestion de l’agenda, de coordination des courriels et d’établissement des documents.
• Organiser et coordonner des réunions, établir des ordres du jour, tenir des procès-verbaux et assurer le suivi.
• Traiter les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme.

Communication et relations avec le public

• Participer à la planification et la mise en œuvre de stratégies de communication, d’initiatives de sensibilisation publique et d’activités d’engagement communautaire.
• Coordonner et soutenir le contenu des médias sociaux, les communications numériques, les bulletins d’information et les messages destinés au public, selon les besoins.
• Contribuer aux relations avec les médias, notamment en répondant aux demandes, en organisant des entrevues et en préparant des documents d’information.
• Appuyer la planification et la promotion des annonces, des conférences de presse, des réunions avec les parties prenantes et des événements communautaires, selon les besoins.
• Suivre les enjeux locaux, la couverture médiatique et les préoccupations de la communauté afin de favoriser un engagement proactif et des communications en temps opportun.
• Travailler en collaboration pour assurer la cohérence des messages dans le cadre des activités parlementaires, de la circonscription et de la communauté.

Qualifications

Études :

• Études ou expérience pertinente dans le domaine des communications, des médias, de la recherche ou de la fonction publique, ou dans un domaine connexe.

Expérience :

• Expérience du service à la clientèle auprès du public, dans une optique de communication claire, respectueuse et axée sur les solutions.
• Expérience de la gestion d'employés et de l’appui à des processus de recrutement.
• Expérience de la gestion budgétaire et de l’administration financière.
• Expérience de l’utilisation de systèmes de courriel et de la gestion de bases de données.
• Solides compétences en communication écrite, orale et interpersonnelle.
• Capacité attestée de gérer des priorités multiples et de respecter les délais dans un environnement exigeant et au rythme rapide.
• Bonne compréhension du système parlementaire canadien et alignement sur les valeurs du Parti conservateur du Canada.

Aptitudes :

• Passion pour aider les gens et contribuer à l'amélioration de la collectivité de Windsor-Ouest.
• Grande capacité d’organisation, de gestion du temps et de résolution de problèmes; motivation personnelle et souplesse.
• Capacité de s’adapter à l’évolution des priorités et de travailler efficacement à la fois de manière autonome et en collaboration.
• Professionnalisme, discrétion et grand souci de la confidentialité.
• Solides compétences analytiques, souci du détail et sens du jugement.
• Capacité de répondre avec souplesse et efficience à l’évolution des priorités et des exigences à court terme, dans un environnement de tension.

Atouts :

• Connaissance des collectivités de Windsor-Ouest.
• Connaissance d’outils de conception comme Publisher et Adobe Photoshop.
• Expérience de la recherche parlementaire ou universitaire.

Informations complémentaires

Le salaire sera négocié en fonction de l’expérience et des qualifications.

Les député·e·s sont des employeur·e·s individuel·le·s qui sont responsables du recrutement, de l’embauche et de la gestion des employé·e·s qui les aident à remplir leurs fonctions parlementaires. Les conditions d’emploi varient d’un bureau de député à l’autre.

Si vous avez une demande d’adaptation, avez besoin de matériel dans un format accessible ou d’un soutien supplémentaire dans le cadre du processus de candidature, veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à  HOCCareers-CarrieresCDC@parl.gc.ca

Nous remercions tous les candidats d’avoir présenté leur candidature. Pour les prochaines étapes, nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

La présente offre d’emploi restera affichée jusqu’à ce que tous les besoins de l’organisation soient comblés. Nous pourrions communiquer à tout moment avec les candidats qui satisfont aux qualités requises pour une évaluation ultérieure.