Job Description

Descripción de la empresa

Esperanza está situado en la comunidad residencial privada de Punta Ballena, cerca de Cabo San Lucas. El complejo de cinco estrellas cuenta con 59 habitaciones tipo casita y 96 amplias villas de uno a cuatro dormitorios con vistas al mar y a los jardines que ofrecen a los huéspedes una experiencia de lujo descalzo impregnada del espíritu de Baja California. Además, el complejo cuenta con seis restaurantes, entre ellos el emblemático Cocina del Mar, frente al mar, con íntimas terrazas al aire libre sobre la orilla del mar, The Spa at Esperanza, cuatro impresionantes piscinas, pistas de tenis, acceso a campos de golf de primera categoría, un club infantil, un programa de servicio completo para mascotas y un menú Auberge Adventures de experiencias terrestres y marinas exclusivas de Cabo.

Descripción del empleo

El Gerente de Servicios de Catering y Conferencias es responsable de la planeación,

coordinación, supervisión financiera y ejecución integral de bodas, eventos sociales, grupos

corporativos, conferencias y programas de catering, a partir de la firma y formalización del

contrato y hasta el cierre de cada evento.

Deberes y Responsabilidades

•Supervisar la planeación, coordinación y ejecución de todas las bodas, eventos sociales,

conferencias y programas de grupos asignados.

• Asegurar que los BEOs e instructivos sean precisos, completos y distribuidos

oportunamente.

•Coordinar llamadas de planeación y mantener seguimiento constante con los clientes.

•Liderar reuniones preconvención y de planeación, según sea requerido.

• Asegurar que los cronogramas, agendas y detalles operativos sean comunicados de manera

clara y oportuna a todas las áreas involucradas.

• Dar seguimiento al calendario de depósitos y a las fechas límite de pago, de conformidad

con los términos establecidos en el contrato.

• Asegurar el cumplimiento del revenue de habitaciones contratado para bodas, eventos

sociales y conferencias.

• Asegurar el cumplimiento de los mínimos contractuales de Alimentos y Bebidas, Spa y

demás compromisos de revenue, así como de las concesiones especiales aplicables para

bodas, eventos sociales y conferencias.

• Supervisar la correcta integración y exactitud de las cuentas maestras antes de la facturación

final.

• Coordinar con el área de Contabilidad para asegurar la precisión de la facturación, la

conciliación de cargos y la emisión oportuna de facturas.

• Asegurar que toda la información operativa y financiera registrada en Delphi sea precisa y

se mantenga actualizada, incluyendo áreas de eventos, número de asistentes, proyecciones de

revenue y mínimos de Alimentos y Bebidas.

• Mantener organizada y actualizada la documentación de cada evento en los sistemas y

plataformas autorizadas, incluyendo Google Drive, Delphi, RecLogic y Opera, en

coordinación con Front Office cuando corresponda.

• Fungir como contacto principal a nivel operativo con la cliente una vez concluida la

transición del área de Ventas.

• Asegurar que toda comunicación con el cliente sea atendida dentro de un plazo máximo de

24 horas.

• Gestionar de manera proactiva las expectativas del cliente y dar solución oportuna a situaciones relacionadas con la planeación de bodas, eventos sociales y programas

corporativos.

• Mantener comunicación continua con las áreas de Banquetes, Cocina, Front Office, Spa,

Ama de Llaves y Reservaciones, a fin de asegurar la correcta coordinación de bodas, eventos

sociales y conferencias.

• Asegurar que todos los departamentos involucrados se mantengan informados, alineados y

preparados para la ejecución de los eventos próximos.

• Participar en las reuniones operativas diarias (AM Rally) y en las reuniones semanales de

Operación, dando seguimiento a los temas relacionados con los eventos bajo su

responsabilidad.

• Supervisar al equipo de Coordinadores de Eventos y Coordinadores de Servicios de

Conferencias, asegurando el cumplimiento de sus funciones y la correcta ejecución de los

eventos asignados.

• Revisar y aprobar documentos clave para la operación y seguimiento de los eventos,

incluyendo agendas, BEOs, documentación de facturación e instructivos de eventos.

• Brindar dirección, orientación y apoyo al equipo a su cargo, promoviendo una operación

eficiente, organizada y alineada con los estándares del hotel.

• Coordinar y liderar visitas de planeación para clientes con eventos contratados, incluyendo

bodas, conferencias y eventos sociales, conforme a las necesidades de cada programa,

asegurando que las agendas, la logística y los arreglos operativos correspondientes queden

definidos y completados con al menos 7 días de anticipación.

• Brindar apoyo operativo a la fuerza de ventas durante las visitas de inspección guiadas con

clientes potenciales que requieran un nivel detallado de información operativa para apoyar el

cierre del contrato.

• Recibir personalmente a huéspedes VIP, Tour Leaders, parejas de boda, organizadores

corporativos o contactos principales del cliente, cuando corresponda.

• Supervisar el desarrollo del evento y su ejecución operativa, asegurando la correcta

coordinación entre las áreas involucradas.

• Atender y resolver de manera oportuna cualquier incidencia operativa que se presente

durante el evento.

• Mantener contacto continuo con el cliente durante el desarrollo del evento para asegurar su

satisfacción y dar seguimiento inmediato a cualquier requerimiento.

• Despedir personalmente, cuando corresponda, a huéspedes VIP, parejas de boda, Tour

Leaders o contactos principales del cliente.

• Revisar la exactitud de la cuenta maestra y verificar la correcta aplicación de depósitos y

cargos en la facturación final.

• Asegurar la carga de la documentación final y el cierre administrativo de los expedientes

correspondientes a cada evento en las plataformas establecidas.

Requisitos

• Educación media superior concluida (obligatorio).
• Estudios universitarios (deseable).
• Experiencia comprobable y exitosa en un puesto similar; de preferencia, 4 años dexperiencia en eventos y/o bodas dentro del segmento de lujo.
• Es indispensable contar con experiencia en hoteles, resorts o planeación de eventos.
• Inglés avanzado, oral y escrito.

Información adicional

Auberge Resorts Collection es una cartera de extraordinarios hoteles, resorts, residencias y clubes privados. Aunque cada propiedad es única, todas comparten un enfoque artesanal del lujo y dan vida al alma del lugar a través de un diseño cautivador, una cocina y unos spas excepcionales, y un servicio amable pero discreto. Con hoteles y resorts en tres continentes, Auberge invita a sus huéspedes a crear historias inolvidables en algunos de los destinos más deseados del mundo. Visite aubergeresorts.com para obtener más información sobre nuestra colección. Síganos en Instagram, TikTok, Linkedin, Facebook y Pinterest: @AubergeResorts y #AlwaysAuberge.