Job Description

Coordonnateur-trice – Suites meublées – La Cité et Le Mille Neuf

Montréal, QC

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement.

BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

Ce que vous ferez:

La fonction principale du/de la Coordonnateur·trice des Suites Meublées (CSM) est de maximiser les revenus des suites meublées et de minimiser les pertes liées à la vacance, afin d’atteindre ou de dépasser les revenus budgétés. Cela se réalise grâce à un accent sur la prospection, la pénétration et la saturation des comptes ayant des besoins d’hébergement meublé à court (31 nuits et plus) et long terme.

Le/la CSM assiste également le/la gestionnaire de location dans le développement de nouveaux comptes corporatifs, de séjours prolongés (loisirs et affaires), ainsi que dans l’élaboration de stratégies de location innovantes..

Ce que vous ferez:

Le/la CSM doit avoir des horaires flexibles, incluant des soirées et fins de semaine selon le calendrier assigné et les besoins opérationnels.

Service à la clientèle et ventes

• Assurer un excellent service à la clientèle auprès des résidents actuels et des prospects.
• Maintenir une approche centrée sur l’amélioration continue de l’expérience client.
• Répondre à toutes les demandes d’affaires de type loisirs (ex. : Airbnb, Booking.com), incluant les demandes reçues la fin de semaine.
• Être responsable de la planification, de la reddition de comptes et de l’optimisation du processus de vente des suites meublées.
• Assister le/la gestionnaire dans l’établissement et la mise en œuvre du budget détaillé.
• Veiller à ce que le service soit en mesure de répondre 7 jours sur 7.

Gestion de comptes et coordination

• Servir de point de contact principal pour les clients en séjour prolongé.
• Coordonner les dates d’emménagement et de départ.
• Communiquer clairement les modalités, tarifs et politiques.
• Tenir des dossiers organisés dans Booking Center et SharePoint.

Documentation de location & conformité

• Préparer, réviser et traiter les contrats de location.
• S’assurer que tous les documents sont complets et archivés.
• Vérifier l'information client, les tarifs et les paiements.

Facturation & exactitude financière

• Coordonner la facturation précise et rapide.
• Collaborer avec l’administration et la comptabilité.
• Faire le suivi des soldes impayés.

Marketing et location

• Participer au plan marketing annuel.
• Soutenir les stratégies publicitaires.
• Développer des contacts pour attirer nouveaux clients.
• Répondre aux demandes et plaintes de manière professionnelle.
• Effectuer des visites et négocier des contrats corporatifs.
• Promouvoir les infolettres et programmes de référencement.
• Réviser les tarifs selon le marché.
• Coordonner événements, promotions et études de marché.

Votre identité:

• Excellentes compétences en communication – La maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est requise afin de pouvoir communiquer avec des équipes partout au pays.
• Expérience : 3 à 5 ans d’expérience pertinente en gestion immobilière résidentielle ou en ventes dans le secteur hôtelier, cours postsecondaires en gestion immobilière ou en hôtellerie, connaissance approfondie et maîtrise des domaines de la location, des contrats et de l’analyse financière sont essentielles. Expérience en gestion d’équipe.
• Formation : Un diplôme collégial ou universitaire en administration ou en hôtellerie serait considéré comme un atout.
• Compétences relationnelles / en leadership : Capacité à communiquer efficacement et professionnellement, tant à l’oral qu’à l’écrit; aptitude à développer et maintenir des relations de travail coopératives avec les membres de l’équipe, la haute direction, les entrepreneurs, les résidents et le public.
• Compétences organisationnelles / multitâches : Capacité à gérer efficacement son temps et à respecter des délais serrés; aptitude à travailler sous pression et à obtenir des résultats de qualité; capacité à gérer plusieurs demandes et priorités concurrentes, et à s’adapter aux nouvelles idées et aux changements constants; orienté vers les résultats, souci du détail et précision.
• Compétences en prise de décision : Capacité à résoudre les problèmes en s’appuyant sur des faits et un raisonnement solide; aptitude à atteindre des objectifs en adoptant une approche stratégique; innovation démontrée et volonté de gérer et de s’adapter au changement.
• Compétences informatiques : Maîtrise avancée de Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; connaissance de Yardi, un atout.
• Disponibilité : Flexibilité des horaires afin d’assurer la disponibilité en soirée et les fins de semaine pour des événements corporatifs. Capacité à gérer les urgences survenant en dehors des heures normales de bureau.
• Connaissances : Compréhension complète de toutes les lois, réglementations et droits applicables concernant les relations entre résidents et propriétaires.
• Vérification policière : Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés

Furnished Suites Coordinator (LaCité & Le Mille Neuf)

Montréal, QC

The Opportunity:

The successful candidate will thrive in a fast-paced entrepreneurial environment and be a self-starter who is eager and interested in residential real estate with a passion for sales and service excellence. The primary function of the Furnished Suites Coordinator is to maximize Furnished suites revenue and to minimize vacancy loss – in an effort to meet or exceed Furnished Suites budgeted Revenue. This is achieved by a focus on prospecting, penetrating and saturating accounts in search of 31 plus night short-term and long-term Furnished accommodation needs. In addition, the Furnished Suites Coordinator will be assisting the Leasing Manager in developing new Furnished Suites Corporate and Leisure Extended Stays business and in developing innovative leasing strategies.

What You Will Do

Customer Service and Sales

• Ensure excellent customer service is provided to current and prospective residents.
• Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.
• Respond to all Leisure business requests (example: Airbnb / Booking.com) and ensure that requests are responded to on weekends as well (either by a Leasing consultant working on weekends and / or by Property Supervisor working on weekends).
• The Furnished Suites Coordinator is responsible for Furnished Suites sales planning, reporting, and sales process optimization

Account Management & Coordination

• Serve as the primary point of contact for extended-stay clients throughout the sales and leasing process.
• Coordinate move-in and move-out timelines with operations, housekeeping, and maintenance teams.
• Ensure accurate communication of lease terms, pricing, and policies to clients.
• Maintain organized records of client communications, contracts, and sales activity in Booking Center and Shared Drive / Sharepoint

Lease Documentation & Compliance

• Prepare, review, and process all lease agreements, addendums, and related documentation in accordance with company policies and legal requirements.
• Ensure all lease documents are fully executed, complete, and properly stored.
• Verify client information, rates, length of stay, and payment terms prior to move-in.
• Ensure compliance with internal approval processes and audit standards.

Invoicing & Financial Accuracy

• Coordinate accurate and timely invoicing for extended-stay clients, including rent, deposits and any additional charges (example: Pet fees, cleaning fees during stay).
• Ensure invoices align with lease terms and approved pricing.
• Work with Community Administrator and Accounting to resolve billing discrepancies, collections issues, or client questions.
• Report Outstanding balances to the Supervisor and FS Operations team and follow up as needed in accordance with company procedures.

• Participate in special projects from time-to-time as assigned by the supervisor.

Marketing and Leasing:

• Assist with the development and implementation of the annual marketing plan.
• Assist with the development and implementation of media strategies, including internet and print ads (structure and placement), website, and signage. Support Head Office’s Marketing and Leasing Department in developing creative for marketing and print campaigns.
• Responsible to research, identify, and develop contacts to attract new companies or FS customers to LaCite and Le Mille Neuf .
• Respond to potential resident inquiries, feedback, complaints and concerns in a timely and professional manner with attention to differentiating BGO in the marketplace or with attention to corrective action where required to improve process and/or staff performance.
• Effectively communicate the value proposition through proposals and presentations.
• Build and maintain strong, long-lasting customer relationships.
• Conduct viewings with prospective Furnished suites customers - as needed.
• Negotiate FS contracts with corporate clientele to achieve optimum value.
• Actively promote referral programs and newsletters for furnished suites clientele.
• Account management. Contact Furnished suites clients throughout the year to ensure their needs are being met.
• Review rental rates and incentives to reflect current market conditions and future availability – update pricing grid.
• Develop and co-ordinate any special FS leasing events, Open Houses and/or promotions.
• Conduct and or coordinate monthly market surveys, and based on these, prepare market analysis summaries, and have a thorough understanding of competing properties and current market conditions.

Who You Are:

• Excellent communication skills – Bilingual (French and English – written and oral) are required to be able to communicate with teams across the country.
• Experience: 3-5 years of related experience with residential property management or hospitality sales, post-secondary courses in property management or hospitality, extensive knowledge and proficiency in the areas of leasing, contracts and financial analysis are essential. Experience leading a team.
• Education: A College or University education in a business or hospitality field would be considered an asset.
• Relationship/Leadership Skills: Able to communicate effectively and professionally, both oral and written; able to develop and sustain cooperative working relationships with team members, senior management, contractors, residents, and the public
• Organizational/Multi-Task Skills: Ability to allocate one’s time effectively and manage tight deadlines; ability to work under pressure and achieve quality results; ability to handle multiple demands and competing priorities, and adapt to new ideas and constant changes; results oriented, detail oriented and accurate
• Decision Making Skills: Ability to resolve problems using facts and sound reasoning; ability to achieve goals using a strategic approach; proven innovation with a willingness to manage and adapt to change
• Computer Skills: Advanced skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, and Outlook; knowledge of Yardi an asset
• Availability: Flexibility in hours to ensure availability for evenings and weekends for corporate events. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours
• Knowledge: A complete understanding of all applicable laws, legislation, and rights concerning resident / landlord relations.
• Police Clearance: A criminal verification check is required for employment

We thank all applicants for their interest in employment with BGO (Canada) LP, however only those selected for an interview will be contacted.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners, and stakeholders/investors. Therefore, we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations, and life experiences to apply to our career opportunities.

BGO is committed to equitable hiring practices, and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting number, your name and your preferred method of contact.