Job Description

📋 Taken en verantwoordelijkheden

Voor deze opdracht werk je mee aan een meer gestructureerd, duurzaam en toekomstgericht beheer van meubilair, stock en opslag, binnen een omgeving met meerdere kantoorprojecten en verhuisbewegingen.

Je maakt deel uit van de staf van de afdeling en werkt nauw samen met collega’s die instaan voor meubilair, projectondersteuning en verhuiscoördinatie. De opdracht vraagt voldoende zelfstandigheid om informatie te verzamelen, analyses uit te voeren, processen uit te schrijven en verbetervoorstellen te formuleren.

Functie

In deze rol analyseer je de huidige werking van het meubelbeheer en vertaal je jouw bevindingen naar duidelijke processen, praktische afspraken en een toekomstgericht kader. De focus ligt op het verbeteren van het systeem voor meubelinventarisatie, het structureren van loods- en stockbeheer en het uitwerken van een circulaire aanpak met aandacht voor efficiëntie, duurzaamheid en hergebruik.

Je werkt daarvoor samen met interne stakeholders en draagt bij aan een werkbare en toekomstbestendige organisatie van meubel- en stockbeheer.

Takenpakket

1 - Analyse van de huidige werking

Je brengt de bestaande werking rond meubelbeheer, stockbeheer en loodsbeheer in kaart. Daarbij analyseer je processen, rollen, verantwoordelijkheden, knelpunten en opportuniteiten. Je onderzoekt hoe meubels vandaag worden opgevolgd, opgeslagen en hergebruikt of afgevoerd, en welke informatie beschikbaar is om dit beheer goed te ondersteunen.

2 - Optimalisatie van het systeem voor meubelinventarisatie

Je analyseert en optimaliseert de bestaande tool voor het inventariseren van meubilair in kantoorgebouwen. Deze toepassing ondersteunt de inventarisatie van meubels op locaties die worden verlaten of geoptimaliseerd, en helpt bij toewijzing, refurbishing, stockage of circulaire ontruiming.

Je bekijkt hoe het systeem beter kan worden ingezet voor:

• de opvolging van meubels;
• registratie en rapportering;
• stockbeheer;
• het overzicht van beschikbare en gebruikte meubels;
• de ondersteuning van hergebruik en circulair beheer.

Je werkt aan het rechtzetten van fouten, het vastleggen van afspraken en het formuleren van aanbevelingen om de tool en het gebruik ervan efficiënter en praktischer te maken. Ervaring met Excel en Autocad is hierbij een meerwaarde om analyses, registraties en planmatige inventarisatie te ondersteunen.

3 - Loodsbeheer en -opkuis

Je evalueert de huidige werking van de loods en brengt de aanwezige stock gestructureerd in kaart. Daarbij onderzoek je:

• welke meubels aanwezig zijn;
• welke meubels bruikbaar, herstelbaar of niet langer inzetbaar zijn;
• hoe de loods overzichtelijker georganiseerd kan worden;
• welke afspraken nodig zijn voor instroom, opslag, uitlevering, hergebruik en afvoer;
• welke structurele opkuis of reorganisatie nodig is.

Doel is te komen tot een duidelijke en werkbare organisatie van de opslag.

4 - Toekomstgericht stockbeheer

Je werkt een voorstel uit voor toekomstig stock- en meubelbeheer, met aandacht voor bruikbaarheid op korte termijn, transparantie in de stock, bewaartermijnen en een duidelijke aanpak voor materialen die niet langer inzetbaar zijn.

Daarbij onderzoek je welke aanpak het meest geschikt is:

• intern beheer;
• extern beheer;
• een combinatie van beide;
• samenwerking met externe partners;
• tijdelijke of structurele opslag;
• centrale opvolging van meubelstromen.

Je houdt rekening met lopende kantoorprojecten, verhuisbewegingen, beschikbare middelen, efficiënt hergebruik en duurzaamheid.

5 - Rol als centraal platform

Daarnaast onderzoek je welke rol de organisatie de komende jaren kan opnemen als centraal platform voor meubelbeheer. Je bekijkt hoe opgebouwde ervaring en kennis kunnen worden ingezet om andere entiteiten te ondersteunen bij:

• meubelopvolging;
• hergebruik;
• circulair stockeren;
• het delen van beschikbare meubels;
• beleidsmatige ondersteuning rond duurzaam meubelbeheer.

Verwachte resultaten

De opdracht moet leiden tot concrete en bruikbare resultaten, waaronder:

• een analyse van de huidige situatie;
• een overzicht van knelpunten, noden en opportuniteiten;
• een voorstel voor de toekomstige werking;
• duidelijke processen voor meubelopvolging en stockbeheer;
• aanbevelingen voor het gebruik van het inventarisatiesysteem;
• afspraken rond loodsbeheer en opkuis;
• een voorstel voor stock- en loodsbeheer, intern of via externe ondersteuning;
• aanbevelingen voor de verdere positionering als ondersteunend platform;
• een praktische roadmap voor de korte en middellange termijn.

📝 Jouw profiel

Je hebt ervaring met projectmatig werken, procesanalyse, logistiek, grote verhuisprojecten, het inventariseren van meubilair en stockbeheer. Affiniteit met meubilair, circulair beheer, hergebruik en duurzame organisatieprocessen is een sterke troef.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig;
• je kan informatie analyseren en vertalen naar praktische processen en werkbare afspraken;
• je hebt oog voor efficiëntie, duurzaamheid en gebruiksvriendelijkheid;
• je werkt vlot samen met verschillende interne stakeholders;
• je communiceert helder en professioneel;
• je denkt pragmatisch en oplossingsgericht;
• je kan beleidsmatige vragen vertalen naar concrete werking op de vloer;
• je bent vertrouwd met tools zoals Excel; kennis van Autocad is een meerwaarde.

💼 Aanbod

Je zal deel uitmaken van een groeiende KMO met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat je in een uitdagende maar aangename werkomgeving terecht komt met leuke collega's. Samen met jou stippelen we een carriereplan uit, met aandacht en budget voor bijkomende opleidingingen / certificaties. Je kan rekenen op een motiverend salaris, aangevuld met extralegale voordelen, inclusief bedrijfswagen (of alternatieve vergoeding).
(Freelance is ook mogelijk)