Job Description

Stell dir vor, in deinem Büro steht ein Kühlschrank, der laufend mit frischem Essen gefüllt wird – von herzhaften Klassikern bis hin zu veganen Kreationen. Unsere Foodscouts entwickeln jede Woche neue Rezepte, abgestimmt auf die Vorlieben von dir und deinem Team. Nachhaltigkeit, Qualität und Leidenschaft für gutes Essen stehen dabei immer im Mittelpunkt.

Damit dieses System reibungslos funktioniert, braucht es Menschen, die technische Abläufe koordinieren, Einsätze planen, Prozesse im Blick behalten und unsere internen wie externen Servicepartner optimal steuern. Als Field-Service-Koordinatorin bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Operations, Technik, Logistik und unseren Kundinnen.

Aufgaben

Installation & Maintenance Coordination

• Zentrale Planung, Steuerung und Priorisierung aller Installationen, Wartungen und Serviceeinsätze
• Koordination des Field-Service-Teams (2 Techniker) inklusive Einsatzplanung, Tagesdisposition und Abstimmung
• Kommunikation und Terminvereinbarung mit Kund*innen, Speditionen und 3PL-Partnern
• Sicherstellung, dass Installations- und Wartungsabläufe effizient, pünktlich und gut dokumentiert erfolgen
• Erfassung und Pflege aller relevanten Daten in Tools wie HubSpot und Odoo

(Du bist primär im Büro – selbst fahren musst du nur im Ausnahmefall, z. B. wenn ein Krankenstand kurzfristig abgedeckt werden muss.)

Support & Monitoring

• Aktives Monitoring unserer Kühlschränke und Eskalation an Techniker oder 3PL-Partner
• Technischer First-Level-Support für Fahrer*innen (intern & extern)
• Koordination von Troubleshooting-Prozessen und Weiterleitung an die Fachtechniker
• Enge Zusammenarbeit mit Herstellern, um technische Issues oder Verbesserungen umzusetzen

Tourenplanung & Logistiksteuerung

• Planung interner und externer Touren (Odoo/Upper)
• 3PL-Management: tägliche Abstimmung, Qualitätskontrolle, Problemmanagement, Einschulungen
• Berechnung von Mengen-/Boxenbedarfen zur effizienten Tourengestaltung
• Unterstützung im Fleet Management (Autos)

Inventory Management & Prozesse

• Organisation und Verwaltung des Ersatzteillagers
• Organisation und Verwaltung der Fridges-Fleet
• Prozessverbesserung in Zusammenarbeit mit Operations, Technik & Herstellern
• Teilnahme an operativen Meetings und Mitarbeit bei strukturellen Verbesserungen

Qualifikation

• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Freude an Koordination, Prozesssteuerung und Teamabstimmung
• Hohe Eigenmotivation und zuverlässige Arbeitsweise
• Technische Affinität (Mechatronik, Netzwerktechnik oder vergleichbares)
• Führerschein Klasse B
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Benefits

• Mitarbeit an der innovativsten und erfolgreichsten Büroverpflegung Österreichs
• Aktive Mitgestaltung von technischen Abläufen, Systemen und Prozessen
• Einblick in viele zentrale Workstreams: Installation, Logistik, Technik, Herstellerbeziehungen
• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern
• Teilzeitanstellung möglich (30 bis 38,5 Stunden)

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