Job Description

El Rol
• Realizar funciones relacionadas con la recepción/conmutador, incluyendo atención de llamadas y visitas.
• Proporcionar soporte en las reuniones, ej. asegurarse de que los espacios para reuniones estén abastecidos y ordenados, organizar servicios de alimentos y proporcionar equipos especiales.
• Coordinación de Servicios de mensajería.
• Supervisar suministros de oficina y niveles de existencias. Realizar pedidos y mantener controles adecuados.
• Con base del programa anual de mantenimiento, coordinar visitas de proveedores en cada oficina y validar con evidencias el trabajo realizado para gestionar los pagos correspondientes
• Monitorear el E-mail box de Facilities Services dando respuesta oportuna a los requerimientos de nuestros clientes internos.
• Apoyo con mantener la limpieza y orden de los espacios de trabajo; asegurando que los equipos estén en buen estado
• Trabajar en conjunto con las administraciones de los edificios para mantener áreas comunes en perfecto estado y limpieza
• Brindar soporte a las estrategias de Real Estate tales como, reubicación de oficinas, donaciones de equipo, etc.
• Mantener actualizados los Procedimientos de Emergencia y el programa de Seguridad y Salud Operacional; ayudar con las pruebas, registros y registros del Sistema de notificación de emergencia
• Asistir con la incorporación de nuevos colegas, proporcionando tarjetas de acceso, orientación sobre servicios, etc.
• Proporcionar a colegas las herramientas de trabajo para actividades remotas tales como: monitor, ratón, teclado, etc.
• Apoyo con la gestión de los archivos de las líneas de negocio, ej. Destrucción de información confidencial, relación con el proveedor de administración de archivos.
• Desempeñar cualquier otra actividad del área de Facilities Services asignada por el Líder de dicha área.
• Actividades 100% en la oficina

Los Requerimientos
• Habilidades excepcionales de servicio al cliente
• Fuertes habilidades interpersonales y la capacidad de tratar profesionalmente con clientes, proveedores y colegas ya sea por teléfono y en persona
• Capacidad para adaptarse a diferentes personas, situaciones y prioridades cambiantes con entusiasmo y flexibilidad al igual que demostrar un apropiado sentido de urgencia
• Fuertes habilidades organizativas, con capacidad comprobable para realizar múltiples tareas y priorizar de manera efectiva
• Gran enfoque al detalle y precisión al trabajo
• Habilidad para gestionar el tiempo de manera efectiva
• Habilidad para comunicarse abierta y efectivamente tanto verbalmente como por escrito en inglés comercial estándar y en el idioma local
• Conocimiento medio de Microsoft Office
• 2+ años de experiencia en un entorno de oficina profesional proporcionando soporte general de oficina y/o instalaciones

Igualdad de oportunidades en el empleo