📍 Wien
💰 ab ca. € 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)
Über die Position
Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.
Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.
Ihre Aufgaben
Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice
Finance-Controlling (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)
Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung
Organisation und Koordination persönlicher sowie geschäftlicher Agenden
Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen
Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen
Unterstützung im Projektmanagement, sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen
· Aktiver Einsatz von KI-Tools (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)
· Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools
Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist
Was uns wichtig ist
Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten
Ausgeprägtes Zahlenverständnis (das ist ein zentrales Kriterium)
Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Hands-on-Mentalität – keine Scheu vor operativen Aufgaben
Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil, aber kein Muss
Ihr Profil
Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung
Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen
Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools
Wir bieten
Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen
Junges und motiviertes Arbeitsklima
Zentrales Büro in Wien
Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten
Bruttogehalt ab ca. € 3.500 / Monat
→ Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich möglich
