Job Description

Skapa upplevelser i världsklass tillsammans med oss

På World of Volvo skapar vi möten mellan människor, idéer och innovation. Här möts upplevelser, hållbarhet, design och teknik i en unik miljö mitt i Göteborg. Varje år välkomnar vi företag, organisationer och besökare från hela världen till konferenser, event, lanseringar, galor, middagar och upplevelser som sticker ut.

Nu söker vi en vikarierande Event Manager som vill vara med och skapa minnesvärda upplevelser för våra kunder och gäster.

Om rollen

Detta är ett vikariat med start enligt överenskommelse.

Som Event Manager ansvarar du för att planera, projektleda och leverera event på högsta nivå. Du fungerar som länken mellan kund, säljteam, verksamhet och restaurang för att säkerställer att varje detalj genomförs med kvalitet, professionalism och omtanke.

Du tar över när affären är signerad och leder kunden genom hela processen fram till genomförande och uppföljning. Tillsammans med kollegor inom försäljning, drift, restaurang, teknik och andra samarbetspartners skapar du skräddarsydda premium upplevelser som överträffar förväntningar - både internt och externt.

Du rapporterar till Event Operations Manager och arbetar i nära samarbete med kollegor inom event, teknik, restaurang, drift och försäljning för att säkerställa en sömlös leverans och en förstklassig gästupplevelse.

Rollen kombinerar effektiv planering med operativ närvaro. Ena dagen kan bestå av projektplaner, budgetar och kundmöten, nästa dag hälsar du gäster välkomna och synkar tidsplaner, mat och dryck med restaurangen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

I rollen ansvarar du för att projektleda konferenser och event genom hela processen – från bokning och planering till genomförande, uppföljning och utvärdering. Du är kundens primära kontaktperson och ser till att varje event håller hög kvalitet och levereras enligt plan.

Du arbetar nära både interna avdelningar och externa leverantörer för att skapa en sömlös gästupplevelse. En viktig del av rollen är att hålla ihop alla delar av leveransen, skapa struktur i en föränderlig process samt säkerställa att rätt saker händer vid rätt tidpunkt.

I rollen kommer du bland annat att:

• Upprätta tidsplaner, körscheman och deadlines samt koordinera eventets olika workstreams.
• Säkerställa att eventet genomförs enligt budget, avtal, mål samt etablerade processer, rutiner och kvalitetskrav.
• Ansvara för löpande kostnadskontroll och uppföljning inom respektive event.
• Vara operativt närvarande under genomförandet och hantera förändringar eller utmaningar som uppstår längs vägen.
• Följa upp kundnöjdhet och identifiera utvecklingsmöjligheter för framtida affärer.
• Driva utvärderingen efter genomförda event för att skapa lärande och bidra till kontinuerlig utveckling.
• Rapportera och följa upp eventrelaterade incidenter och avvikelser.

Utöver det operativa ansvaret blir du en viktig del i den fortsatta utvecklingen av World of Volvos eventverksamhet. Du bidrar med erfarenheter och insikter för att utveckla såväl eventerbjudandet och kundupplevelsen som interna arbetssätt, processer och samarbeten.

Vem är du?

Vi söker dig som har flera års erfarenhet av projektledning inom event, möten, hospitality eller liknande verksamhet. Du drivs av att skapa upplevelser som gör skillnad och har förmågan att hålla ihop många delar samtidigt utan att tappa fokus på detaljerna.

Du är en person som tar ansvar, bygger förtroende och trivs i en roll med många kontaktytor. Du är van att arbeta självständigt, har ett gott affärssinne och motiveras av att leverera hög kvalitet i allt du gör.

För att lyckas i rollen tror vi att du:

• Har några års erfarenhet av event projektledning.
• Har mycket god förmåga att planera, prioritera och koordinera flera projekt parallellt.
• Är strukturerad, lösningsorienterad och flexibel.
• Trivs i en operativ miljö där tempot periodvis är högt och föränderligt.
• Har ett starkt kundfokus och en känsla för service i världsklass.
• Är en stark lagspelare som trivs i tvärfunktionella samarbeten med många kontaktytor.
• Har ett starkt kvalitetsfokus och ett öga för detaljer utan att tappa helhetsperspektivet.
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift.

Meriterande

• Erfarenhet från konferens-, event- eller upplevelsebranschen.
• Erfarenhet av större företagsevent, kongresser eller internationella arrangemang.
• Kunskap inom scen- och eventproduktion.
• Erfarenhet av eventhanteringssystem.
• Budgetansvar och ekonomisk uppföljning.
• Erfarenhet från premium hospitality-, destinations- eller upplevelsemiljöer där gästupplevelse och servicekvalitet är centrala.

Varför World of Volvo?

Hos oss får du möjlighet att arbeta i en av Sveriges mest spännande destinations- och mötesanläggningar. Du blir en del av ett engagerat team som tillsammans skapar upplevelser i världsklass för gäster från hela världen.

Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats där innovation, samarbete och gästupplevelse står i centrum. Här får du stor möjlighet att påverka, utvecklas och vara med och forma framtidens mötes- och eventupplevelser.

Vill du vara med och skapa upplevelser som människor minns länge? Välkommen med din ansökan till World of Volvo.