Job Description

Ми — toogeza, українська рекрутингова компанія, яка допомагає технологічним компаніям по всьому світу знаходити таланти та будувати сильні команди.
Саме люди визначають результат — і ми допомагаємо знаходити саме тих, хто здатен рухати бізнес вперед.

Зараз ми допомагаємошукати Event Manager, який/яка підхопить повний цикл організації подій AI HOUSE — від невеликих камерних мітапів до масштабних кемпів, акселераторів, конференцій та освітніх заходів.

AI HOUSE — некомерційна організація, яка розбудовує найбільше AI-ком’юніті в Україні задля розвитку галузі штучного інтелекту, технологічного сектору в цілому та народження нових продуктових AI-стартапів.

Для цього вони обʼєднують AI-спеціалістів на наших ініціативах, таких як: школи з машинного навчання, воркшопи та мітапи з лекторами-практиками, акселераційні програми; а також створюють подкаст з лідерами індустрії та аналітичні дослідження під запити партнерів, які потребують глибшого розуміння стану ринку, його динаміки, запитів і потенціалу.

Ця роль для проактивної, динамічної та організованої людини, яка вміє тримати під контролем багато процесів одночасно, швидко знаходити рішення та створювати події, що запам’ятовуються. Ви тісно взаємодіятимете з командою AI HOUSE, спікерами, партнерами, підрядниками й учасниками спільноти.

Основні обов’язки

1. Організація та координація подій

• Координувати підготовку мітапів, конференцій, акселераційних програм, кемпів, освітніх програм та інших подій AI HOUSE.

• Формувати план підготовки, таймлайни, чеклісти та контролювати виконання всіх домовленостей з підрядниками.

• Підбирати й бронювати локації відповідно до формату, масштабу та технічних потреб події.

• Організовувати технічне забезпечення, кейтеринг, логістику, навігацію та оформлення простору.

• Координувати роботу команди, волонтерів і підрядників до та під час проведення заходів.

• Супроводжувати події в день проведення та оперативно вирішувати організаційні питання.

• Готувати коротку звітність і збирати фідбек за результатами заходів.

2. Робота з підрядниками та мерчем

• Менеджмент виготовлення брендування подій та мерча на всіх етапах: від ідеї до реалізації.

• Шукати, відбирати й координувати підрядників та постачальників для реалізації подій.

• Збирати пропозиції, порівнювати умови, контролювати бюджети, дедлайни та якість виконання.

• Генерувати креативні ідеї, нестандартні рішення та нові формати оформлення.

• Контролювати виготовлення, пакування й доставку матеріалів та мерчу.

• Взаємодіяти з кур’єрськими службами й контролювати доставки, пов’язані з підготовкою заходів.

3. Комунікація та внутрішня координація

• Взаємодіяти зі спікерами, експертами, партнерами, гостями та учасниками подій.

• Забезпечувати інформаційний супровід учасників подій: запрошення, нагадування, організаційні деталі та інструкції.

• Зустрічати й супроводжувати спікерів, партнерів і гостей під час заходів.

• Співпрацювати з комунікаційною та дизайн-командами під час підготовки промоматеріалів і візуального оформлення.

• Готувати проєктні документи, бюджети, списки учасників та інші допоміжні матеріали.

• Пропонувати рішення для оптимізації процесів і підвищення якості майбутніх подій.

Про тебе

• Маєш 2+ роки досвіду в організації подій та івент-менеджменті

• Вмієш організовувати події різного масштабу та складності.

• Можеш одночасно координувати багато процесів і не втрачати важливі деталі.

• Відповідально ставишся до результату та дотримуєшся домовленостей.

• Проактивно пропонуєш ідеї, а не лише виконуєш поставлені завдання.

• Легко комунікуєш із різними людьми: від підрядників і гостей до партнерів та топ-спікерів.

• Швидко реагуєш на зміни та спокійно вирішуєш операційні питання.

• Маєш відчуття якості, візуальну надивленість і бажання створювати нестандартні рішення.

• Маєш цікавість до технологій, AI та інновацій.

• Проживаєш у Києві та готовий/готова до можливих відряджень в інші міста України.

• Вільне володіння українською мовою та рівень англійської B2.

Буде перевагою:

• Досвід організації бізнес-подій, конференцій або технологічних мітапів.

• Досвід роботи зі спікерами, партнерами та зовнішніми командами.

• Досвід у технологічних, освітніх або ком’юніті-проєктах.

• Власна база перевірених підрядників і постачальників.

• Досвід створення брендованого мерчу та оформлення подій.

Що ти отримаєш

• Драйвову команду
  Ви долучитеся до амбітних і відкритих професіоналів, щоб разом ділитися ідеями й формувати майбутнє AI в Україні.

• Гібридний формат роботи
  Можливість працювати з дому або з нашого затишного офісу біля Золотих воріт — обирайте комфортний для себе ритм і поєднуйте продуктивність із гнучкістю.

• Інтеграція в технологічну екосистему України
  Ви зможете відвідувати профільні події, знайомитися з лідерами індустрії та ключовими стейкхолдерами, будуючи цінні професійні зв’язки всередині української tech-спільноти.

• Політику відпусток, що дозволяє подбати про себе
  21 день оплачуваної відпустки, короткострокові та довгострокові лікарняні, компенсаційні вихідні, декретні та батьківські відпустки та інші можливості — усе, щоб ви могли організувати своє життя відповідно до власних потреб.

• Медичне страхування
  Комплексний пакет медичного забезпечення, включно зі стоматологією.

• Підсилення вашої експертизи
  AI HOUSE зацікавлені у вашому зростанні — тому компенсують витрати на професійні курси та конференції. Ви також матимете доступ до всіх освітніх та бізнес-активностей Roosh, де вони залучаємо топових експертів із різних галузей для розвитку як hard, так і soft skills.

• Фінансова підтримка в різних життєвих обставинах
  AI HOUSE підтримає вас і в радісні, і в складні моменти цього непередбачуваного життя.

Якщо ця роль вам відгукується — будемо раді познайомитися! Надішліть, будь ласка, своє резюме та будь-які додаткові матеріали, які вважаєте релевантними.

Ми розглянемо вашу заявку протягом п’яти робочих днів і, якщо ваш досвід відповідатиме тому, що ми шукаємо, зв’яжемося з вами, щоб домовитися про дзвінок і ближче познайомитися.