Job Description

Objetivo:
 Dar apoyo administrativo y técnico básico a las operaciones diarias.

Requisitos:

• Grado Asociado o dos años universitarios en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Secretarial o campo relacionado.
• Más un año de experiencia en puesto similar.
• Excelentes destrezas de servicio al cliente (externo e interno)

Reponsabilidades:

1. Atender diariamente las comunicaciones telefónicas y de correo electrónico de los clientes, sirviendo de enlace entre el cliente, el personal y cualquier necesidad de la empresa.
2. Orientar a clientes, crear y asignar servicios utilizando la plataforma Salesforce.
3. Coordinar servicios obteniendo la información completa sobre el problema o la consulta según sea solicitado por el cliente.
4. Verificar diariamente los servicios pendientes para asegurar la continuidad y el cierre del servicio.
5. Preparar cotizaciones de productos y servicios solicitados por los clientes y brindar el seguimiento necesario para aprobación y/o cambios.
6. Solicitar y brindar seguimiento para números de órden cuando sea necesario ordenar productos de licencias de base de datos.
7. Facturar productos y servicios según las cotizaciones aprobadas por los clientes, utilizando la plataforma de Acumatica.
8. Proveer orientación acerca de los servicios y productos ofrecidos por la compañía a clientes existentes y prospectivos.
9. Mantener acualizados los expedientes de clientes de manera física y digital.
10. Mantener los datos de clientes actualizados en las distintas plataformas de trabajo, inluyendo hoja Macro de clientes.
11. Coordinar envíos de documentos, conectores para enlaces, entre otros, a los clientes y entregarlos en el almacén para su despacho.
12. Redactar documentos y reportes, tales como cartas, presentaciones, invitaciones y tablas según requerido.
13. Calendarizar los proyectos de instalaciones de acuerdo con los recursos asignados.
14. Comunicar a los clientes las fechas en que se estará brindando el servicio y confirmar la misma a todas las partes participantes mediante correo electrónico.
15. Realizar las llamadas de cortesía, que pudieran ser al azar o asignadas, luego de que completen los servicios generados y al finalizar un proyecto para que el cliente evalúe la calidad del servicio, utilizando el formulario de evaluación. Informar al Gerente de Administración de aquellos casos que exista una inconformidad del cliente con algunos de los servicios brindados.
16. Mantener abastecido el departamento de los materiales de oficina necesarios.
17. Coordinar las actividades y adiestramientos. Incluyendo, pero no limitándose a, la preparación de literatura, giveaways y ordenar y gestionar las comidas y refrigerios.
18. Realizar el trabajo administrativo del departamento, lo que incluye, pero no se limita a, generar y contestar llamadas telefónicas, tomar y referir mensajes, sacar copias, digitalizar y archivar documentos, distribuir y manejar la correspondencia, mantener registro de servicios pendientes, entre otros.
19. Asegurar que las interacciones con el cliente sean profesionales, amables y serviciales en todo momento.