Job Description
Encargada/o Administrativa/o
La principal responsabilidad consiste en ejecutar los procesos administrativos relacionados con tesorería, contabilidad, crédito y cobranza, compras, control documental, caja chica y recursos humanos de la Sucursal, aplicando las normas y procedimientos definidos por la compañía.
Funciones Principales
- Administración de la sucursal: Gestiona la atención al público tanto presencial como telefónica, asegurando una experiencia adecuada, junto con el control y orden de la documentación clave (garantías, facturas, correspondencia). Coordina aspectos operativos con servicios generales para la mantención de la sucursal, administra la documentación legal vigente y supervisa el registro de entrada y salida de información, además de llevar el control de los insumos de oficina
- Recursos Humanos: Ejecuta tareas administrativas relacionadas con la gestión de personas en la sucursal, incluyendo la actualización de información de colaboradores, control de asistencia y reporte de incidencias, gestión de horas extras y solicitud de elementos de protección personal. Además, coordina el ingreso de estudiantes en práctica y apoya iniciativas y actividades del área de Personas & Cultura
- Contabilidad y tesorería: Administra procesos asociados a la gestión contable y financiera, tales como la emisión y control de documentos tributarios, apoyo en cierres diarios y rendición de ventas, gestión de notas de crédito, control de fondos fijos y rendiciones de cajas, así como la administración de pagos a proveedores y servicios relacionados con la operación de la sucursal
- Crédito y cobranzas: Ejecuta actividades vinculadas a la gestión de crédito y cobranzas, aplicando las políticas definidas por la compañía, incluyendo la administración de copias cedibles y el registro y control de pagos recibidos en cuentas corrientes, resguardando el cumplimiento de los procesos financieros establecidos.
- Taller y repuestos: Realiza control y verificación de información clave para la operación del taller y repuestos, incluyendo la administración de maestros (proveedores y vehículos), control de inventarios, seguimiento de órdenes de trabajo abiertas, facturación final de servicios y contacto con clientes para seguimiento postventa, asegurando la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.
Competencias Personales
- Comunicación: Capacidad de escucha y comunicación de forma abierta, honesta y respetuosa con distintos interlocutores, favoreciendo el diálogo y buscando el consenso.
- Orientación al cliente: Excelencia en el servicio a clientes internos y/o externos.
- Iniciativa: Gestión proactiva y sistemática de situaciones y problemas, y aprovechamiento de oportunidades que puedan surgir.
- Planificación y organización: Consecución de objetivos fundamentales para el éxito de la organización elaborando y aplicando planes y asignando recursos eficientemente.
- Orientación a resultados: Esfuerzo, voluntad y ambición para lograr resultados. Cumplimiento de los objetivos y respuesta proactiva para evitar resultados insatisfactorios.
- Trabajo en equipo: Trabajo colaborativo con otras personas para alcanzar los objetivos organizativos.
Experiencia y Formación Profesional
• Formación Académica: administración de empresas, contabilidad, carreras afines
• Experiencia laboral: al menos 4 años en roles de similares características
• Conocimiento técnico: Excel intermedio-avanzado, manejo en sistemas contables (deseable)
